Новый порядок направления в служебные командировки

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. До октября 2008 года соответствующего нормативного документа не было.

Организации и учреждения всех форм собственности руководствовались Инструкцией Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам, Всесоюзного центрального совета профсоюзов от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция № 62), которая не совсем отвечала нормам действующего трудового законодательства, поскольку за 20 лет актуальность данного документа утратилась.

Это послужило причиной издания Правительством РФ Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением от 13.10.2008 № 749 (да-лее - Положение). Рассмотрим, каковы особенности направления работников в командировки в соответствии с новым Положением.

Первая отличительная особенность нового Положения – регламентация общего порядка направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств.

Понятие командировки

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Пунктом 3 Положения дано четкое определение места постоянной работы. Это место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием для включения в трудовой договор является в том числе и место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

Поездка работника по распоряжению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находя-щееся вне места постоянной работы, также призна-ется командировкой (п. 3 Положения).

Однако руководителям бюджетных учреждений следует помнить, что Трудовой кодекс содержит определенные ограничения при направле-нии сотрудников в служебные командировки. Категорически нельзя на-правлять в командировку беременных женщин (ст. 259 ТК РФ), работника в период действия ученического договора, если только командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ), и несовершеннолетних сотрудников, которые не являются творческими работниками (ст. 268 ТК РФ). Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, можно направить в командировку только с их письменного согласия и в случае, если отсутствуют какие либо медицинские противопоказания. Данное правило распространяется и на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (ст. 264 ТК РФ).

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществ-ляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировка-ми не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Срок командировки

Согласно Инструкции № 62 срок командировки был ограничен 40 днями, не считая времени нахождения в пути. Исключение было сделано для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, в таких случаях срок не должен был превышать одного года. И отдельные условия предполагались для руководителей министерств и ведомств СССР и Совминов союзных республик.

Отмена ограничения в Положении по срокам командировки важна для тех учреждений, работники которых могут направляться в длительные командировки, превышающие 40 дней. Пунктом 4 данного документа ус-тановлено, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, ав-тобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия ука-занного транспортного средства в место постоянной работы. При отправ-лении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – после-дующие сутки.

В случае если место отправления находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для его проезда.

Вопрос о явке на работу решается по договоренности работодателя и работника.

Оформление командировки

Ранее Минфин в Письме от 26.12.2005 № 03 03-04/1/442 указывал, что перед направлением работника в командировку необходимо оформить:

– приказ о направлении в командировку;

– командировочное удостоверение.

В настоящее время данные требования закреплены в п. 7 Положения.

В приказе обязательно указывают фамилию и инициалы командируе-мого работника, его должность, структурное подразделение, где он работа-ет, цель, время и место командировки, а также источник оплаты команди-ровочных расходов (за счет бюджетных или внебюджетных средств учреждения).

Приказ о направлении работника в командировку подписывает руководитель учреждения. Причем сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить в нем свою подпись. Данный приказ служит основанием для выписки работнику командировочного удостоверения.

Особое внимание следует обратить на правильное оформление коман-дировочного удостоверения. Если приказ о направлении в командировку в случае необходимости можно дооформить и после окончания команди-ровки, так как данный документ является внутренним, то командировочное удостоверение дооформить сложно. Это связано с тем, что в каждом пункте назначения работник должен сделать отметки о времени прибытия и убытия, которые заверяются печатью той организа-ции, куда он был направлен в командировку.

Командировочное удостоверение является основным документом, ко-торый подтверждает сам факт, а также количество дней нахождения ра-ботника в командировке.

Согласно п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

–  авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой сум-мах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

–  отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии с п. 15 Положения направление ра-ботника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – уча-стники СНГ, с которыми заключены межправитель-ственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении госу-дарственной границы.

Гарантии и компенсации

В соответствии со ст. 167 ТК РФ работнику, направленному в служебную командировку, гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связан-ных с командировкой. Данные нормы трудового законодательства сейчас закреплены и в п. 9 Положения.

Порядок расчета средней заработной платы установлен ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 922*. При ее расчете учиты-ваются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат: зарпла-та за отработанное время (выполненную работу), выданная в денежной или неденежной форме, вознаграждения, гонорары, различные надбавки, выплаты, связанные с условиями труда, премии (с учетом особенностей, предусмотренных п. 15 Постановления № 922) и другое. В расчет не включаются больничные, оплата отпусков, иные аналогичные выплаты.

Средний заработок за время нахождения в служебной командировке определяется как произведение среднедневного заработка на количество дней, подлежащих оплате.

Согласно ст. 168 ТК РФ работнику подлежат возмещению расходы:

– по найму жилого помещения;

– на проезд к месту командировки и обратно;

– суточные;

– другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, произве-денная с разрешения работодателя).

В соответствии с п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Расходы по проезду и найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации, под-лежат возмещению по нормам, определенным коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения).

Однако для правильной организации и ведения учета командировочных расходов в бюджетных учреждениях необходимо учитывать размеры, установленные в следующих нормативных актах:

– в Постановлении Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными коман-дировками на территории Российской Федерации, работникам органи-заций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 729);

– в Приказе Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

– в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных коман-дировках на территории иностранных государств работников органи-заций, финансируемых за счет средств из федерального бюджета» (далее – Постановление № 812).

Командировки по России

При возмещении командировочных расходов по территории Россий-ской Федерации за счет средств федерального бюджета нужно учитывать следующие размеры, установленные Постановлением № 729:

1) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направ-ленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплат-ное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвер-жденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки; при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

2) расходы на выплату суточных – в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, включая дни отъезда и приезда.

Учреждение вправе оплатить данные виды расходов в более высоком размере за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, если они установлены коллективным договором организации.

Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно (вклю-чая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в соответствии с Постановлением № 729 подлежат возмещению в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не превышающем стоимость проезда:

– железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фир-менного поезда;

–  водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

– воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

– автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведен-ные затраты, расходы возмещаются в размере минимальной стоимо-сти проезда:

– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажир-ского поезда;

–  водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Зарубежные командировки

Пунктом 16 Положения установлено, что оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2002 № 173 «О валютном регулировании и валютном контроле».

Данным пунктом предусмотрено, что суточные в иностранной валюте при направлении работника в командировку за рубеж выплачиваются с учетом следующих особенностей:

– при следовании работника с территории России дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выпла-чиваются в иностранной валюте;

– при следовании на территорию России дата пересечения ее государ-ственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с ее территории и обратно определяются по отметкам по-граничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения).

Дополнительно при поездке в заграничную командировку работнику возмещаются такие расходы:

– затраты на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

– обязательные консульские и аэродромные сборы;

– сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

– расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

– иные обязательные платежи и сборы (п. 23 Положения).

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся обратно в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, опреде-ляемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Поло-жения). Данная норма аналогична изложенной в п. 7 Постановления № 812.

Налоговый учет командировочных расходов

Налог на доходы физических лиц. При исчислении налога на доходы физических лиц необходимо помнить, что в налоговом законодательстве предусмотрено, что не подлежат обложению данным налогом суточные только в пределах:

– 700 руб. – за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

– 2 500 руб. – за каждый день нахождения в заграничной команди-ровке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Также не подлежат налогообложению расходы по найму жилого поме-щения, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, даже если налогоплатель-щик не представил подтверждающие документы.

Для целей обложения НДФЛ суточные в иностранной валюте пересчитываются в российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату факти-ческого получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ). Мин-фин в Письме от 01.02.2008 № 03 04 06 01/27 разъяснил, что дата фактического получения работ-ником налогооблагаемого дохода в виде суммы де-нежных средств, превышающей нормы суточных, определяется как дата выплаты суточных.

Единый социальный налог. Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ суммы командировочных расходов, возмещаемые работнику, не подлежат обло-жению ЕСН. При этом не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных в коллективном договоре или локальном нормативном акте, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм.

Налог на прибыль. В подпункте 12 п. 1 ст. 264 НК РФ приведен спи-сок затрат, которые организация может признать в качестве командиро-вочных расходов при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль:

– оплата проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

–  оплата найма жилого помещения, включая расходы на оплату допол-нительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– суточные или полевое довольствие в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении нало-говой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы отно-сятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Данная норма с 01.01.2009 не действует в соответствии с Федеральным законом № 158 ФЗ **;

– расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, пригла-шений и иных аналогичных документов;

–  консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные плате-жи и сборы.

Этот перечень не является исчерпывающим, поэтому организация мо-жет

отнести к командировочным и не поименованные в нем расходы в связи с командировкой. В качестве примера таких расходов можно привес-ти страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров от несчастных случаев, сумма которых учитывается в стоимости проездного билета (письма Минфина РФ от 09.07.2004 № 03 03 05/1/67 и от 04.05.2005 № 03 03 01 04/2/71).

Помимо этого, арбитражные суды признавали правомерным включение налогоплательщиком в состав командировочных расходов затрат:

– по бронированию гостиничного номера, заказу и возврату билетов (Постановление ФАС ВВО от 24.03.2006 № А28-10790/2005-233/15);

– по аренде автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС ЗСО от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018 А27-15);

– по оплате услуг такси (Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 № 03 03 06/4/48).

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами при-знаются любые затраты при условии, что они произ-ведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

* Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

** Федеральный закон от 22.07.2008 № 158‑ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 05 и 26 части второй Налогового кодекса РФ и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах».