Вопрос-ответ: Трудовые книжки

"Я устроилась на работу бухгалтером в организацию, в которой нет инспектора по кадрам. Трудовые книжки здесь всегда вели бухгалтеры. А я никогда этим не занималась. Подскажите, пожалуйста, какие нормативные акты мне почитать на тему ведения трудовых книжек и какие есть хорошие книги по ведению трудовых книжек?"

Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку были утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Данным Постановлением было установлено, что трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г., имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Согласно п. 46 вышеуказанных «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Согласно Приказу Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением "ГОЗНАК" Министерства финансов Российской Федерации.

Основные положения, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета трудовых книжек содержатся в следующих документах:

• Трудовой кодекс РФ,

• «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004 № 51, Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132),

• «Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Рассмотрим основные положения Трудового кодекса РФ, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета трудовых книжек.

Согласно статье 65 ТК:

при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в числе прочих документов трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем;

в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Согласно статье 66 ТК РФ:

трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника; форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации; работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной; в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение; по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Согласно статье 80 ТК РФ, определяющей порядок увольнения работника по собственному желанию, по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Согласно статье 84.1 ТК РФ, устанавливающей общий порядок оформления прекращения трудового договора, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ; по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой;

запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона;

в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего ТК РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Согласно ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Согласно статье 309 ТК РФ, устанавливающей документы, подтверждающие период работы у работодателей - физических лиц: работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Более подробно правила ведения трудовых книжек описаны в Правилах и Инструкции.

Эти документы – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и «Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 - в их последней редакции Вы можете скачать на сайте электронной библиотеки.

Знание этих документов для Вас будет очень важно. Изучите их особенно внимательно.

Из книг на эту тему можем посоветовать «Трудовая книжка: правила оформления. Методическое пособие», автор – Ливена С.В., Изд. – март 2008г., издательство Инфра-М. В этой книге 134 образца записей в трудовую книжку, множество консультаций и тексты Правил и Инструкции. Это же пособие в электронном виде в более поздней редакции (дополненное и измен. в соответствии с последними изменениями в законодательстве) есть в электронной библиотеке «Пакет кадровика».

Автор ответа на вопрос: материал предоставлен редакцией электронной библиотеки «Пакет кадровика».