«Дебиторка»: долг, который можно вернуть

Юлия Горбик

В процессе предпринимательской деятельности практически у каждой фирмы возникает дебиторская задолженность. При этом не стоит забывать даже о небольших долгах, так как это приводит к дефициту бюджета компании. А в результате страдает вся работа предприятия.

Не доводите до суда

«Дебиторка» возникает в результате договорных отношений в момент перехода права собственности на товары, работы или услуги, а также предварительной платы поставщикам или подрядчикам за еще не предоставленную продукцию. Генеральный директор ООО «БухКонсалт» Евгения Акимычева пояснила, что каждый случай образования долга связан прежде всего с историей его возникновения и личностными особенностями участников этих правоотношений.

— Досудебное урегулирование таких споров можно произвести по претензионной схеме. Она включает в себя переговоры, с помощью которых вырабатывается добровольное взаимовыгодное соглашение между сторонами, без обращения в суды. Помимо этого переписка и рассылка писем по почте с личным уведомлением, а также по «электронке» поможет донести до контрагента информацию о задолженности. Также фирмы могут обратиться в юридические компании и с их помощью провести анализ кредитоспособности должника. В случае отказа от возмещения денежных средств партнером предприятие может подать иск в суд. Но в любом случае при этом судья будет способствовать тому, чтобы стороны пришли к мировому соглашению. Главными особенностями претензионной схемы являются: отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

Вне зависимости от причин возникновения обязательств дебиторская задолженность — реальность для каждой компании. В данной ситуации, когда избежать ее невозможно, необходимо научиться управлять долгами. Так считает ведущий консультант информационно-сервисного центра «1С: Франчайзи «F1-Софт» Евгений Раков. Он обращает внимание на то, что существует достаточно много инструментов управления задолженностью — начиная от оценки платежеспособности контрагента, правильного выбора формы и оплаты поставки, определения предельно допустимой величины дебиторской задолженности и заканчивая факторингом, скорингом и обращением в коллекторские агентства. Однако самый простой и доступный абсолютно всем способ — это контроль дебиторской задолженности. Ведь для того чтобы не допускать существенных просрочек платежей, необходимо как минимум обладать достоверной информацией об их существовании.

— Сейчас бухгалтерские программы предоставляют очень удобные инструменты именно для контроля за задолженностью контрагентов. Например, в программных продуктах фирмы «1С» существует специальная система напоминаний, позволяющая по каждому контрагенту вести оперативный календарь, отслеживая состояние оплаты заказов. Также имеется удобный отчет по дебиторской задолженности по интервалам — в одном отчете представлена вся информация о том, кто, как давно и сколько должен компании. Этот отчет позволяет моделировать наиболее типичные сценарии поведения фирмы-поставщика и клиентов-покупателей. Такого рода инструменты очень удобны для оперативного контроля за состоянием «дебиторки», не допуская таких неприятных ситуаций, когда большие суммы со временем превращаются в безнадежные долги.

Избежать неприятных ситуаций с партнерами можно, предусмотрев в договорах штрафные санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства. При этом должник будет обязан уплатить кредитору неустойку (ст. 330 ГК). Если же в договоре не предусмотрено наложение на дебитора санкций, то нужно требовать их на основании статьи 395 Гражданского кодекса. Данное положение предусматривает штрафы за пользование чужими деньгами. В таком случае доказательством договорных отношений могут служить счета, платежные поручения, счета-фактуры и иные документы. Кроме того, пени и штрафы можно взыскать и после того, как должник погасил свою задолженность.

Не пришли к согласию

Если контрагент не желает возвращать долги, то руководство фирмы принимает решение о взыскании денежных средств с дебитора. Евгения Акимычева обращает внимание на то, что оно должно быть хорошо обдуманным, взвешенным и обоснованным. Принятие решения состоит из нескольких критериев:

1) юридический — права требования долга должны базироваться на нормах материального права (законодательства, регулирующего обязательство). Доказательственная база будет считаться надлежащей, если она позволяет доказать все юридически значимые обстоятельства дела.

2) материальный — означает реальную возможность исполнения положительного для кредитора судебного решения. То есть у должника есть имущество или денежные средства, за счет которых можно удовлетворить требования.

При подготовке к суду составляется исковое заявление, к которому прилагают необходимые документы. Их копии направляют дебитору. Кроме того, компания обязана уплатить государственную пошлину.

Однако, прежде чем подавать исковое заявление, надо убедиться, что не просрочен срок исковой давности, который составляет 3 года (ст. 196 ГК). Ведущий юрисконсульт компании PRADO Ирина Михеева обращает внимание на то, что суд применяет данное положение и отказывает истцу в удовлетворении иска, только если об этом заявил ответчик (абз. 2 п. 2 ст. 199 ГК). Так что если другая сторона согласна с тем, что долги придется возвращать и платить госпошлину, то у компании есть все шансы на положительный исход дела. По общему правилу, иск подают по месту нахождения ответчика. Однако стороны вправе в самом договоре указать тот арбитражный суд, в котором спор подлежит рассмотрению.

Подготовьте документы

Исковое заявление составляется в письменном виде. К нему прилагают документы, определенные статьей 126 Арбитражного Процессуального кодекса. Если какого-либо не будет хватать, суд вынесет определение об оставлении иска без движения. При этом если его вернут, то можно подать заявление снова (п. 6 ст. 129 АПК). Главное — исправить ошибки, которые были допущены ранее.

Юрисконсульт Группы компаний «Градиент Альфа» Артем Разевич напоминает, что в исковом заявлении должны быть указаны: — название арбитражного суда, в который подается исковое заявление; — названия и местонахождения компании-истца и ответчика; — требования заявителя к ответчику со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты; — обстоятельства, на которых основан иск, и подтверждающие их доказательства; — цена иска, если он подлежит оценке; — расчет взыскиваемой или оспариваемой суммы; — сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен законом или договором.

Также заявитель обязан направить другим лицам, участвующим в деле, копии искового заявления и прилагаемых к нему документов заказным письмом с уведомлением о вручении.

Кроме того, юрисконсульт компании «ЮФК» Алина Мартынова считает, что в заявлении полезно указать и иные сведения. Например, номера телефонов, факсов, адреса электронной почты, если они необходимы для правильного и своевременного рассмотрения дела. Также могут содержаться ходатайства, в том числе об истребовании доказательств от ответчика или других лиц. К заявлению истец обязан приложить доказательства принятия мер к непосредственному досудебному урегулированию спора с ответчиком. Таковыми являются: копия ответа на претензию, если ответ получен; почтовая квитанция об отправке заказного письма с претензией; уведомление о вручении почтового отправления адресату; расписка в получении претензии и другие. Кроме того, кредитор представляет обоснования исковых требований и доказательства направления ответчику копии искового заявления, документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования. Также истец обязан уплатить государственную пошлину и представить тому доказательство. Помимо этого следует приложить к заявлению копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя, доверенность на подписание искового заявления, в том числе приказ о назначении на должность директора.

Если существуют обстоятельства, которые могут затруднить судебный процесс, то суд может принять срочные временные меры, направленные на обеспечение иска (ст. 90 АПК). Ирина Михеева пояснила, что истец в такой ситуации оформляет ходатайство в виде отдельного документа или указывает его в тексте искового заявления и уплачивает госпошлину в размере 1000 рублей. Статья 91 Арбитражного Процессуального кодекса предусматривает, в частности, следующие обеспечительные меры: наложение ареста на денежные средства или иное имущество, принадлежащие ответчику и находящиеся у него или других лиц. К таким мерам также относят запрещение должнику совершать определенные действия, касающиеся предмета спора.

Встать! Суд идет

Порядок проведения судебного разбирательства регламентируют статьи 152—166 Арбитражного Процессуального кодекса. Обращаясь в суд, следует помнить, что разбирательство займет достаточно много времени. Так, рассмотрение дела только в первой инстанции занимает как минимум месяц, для обжалования решения дается еще столько же. Во второй инстанции дело также должны рассмотреть в течение 30 дней, после чего можно вновь подать жалобу, на это отведено два месяца. В третьей инстанции разбирательство занимает еще месяц.

Процесс включает несколько частей: подготовительная часть, исследование доказательств, судебных прений и реплик, вынесение судебного решения. Основная цель подготовительной части — определить возможность рассмотрения дела по существу. Директор СБК «Капри Элит» Виктор Хрусталев пояснил, что рассмотрение дела по существу — важнейший этап судебного заседания.

— Сначала проводится исследование доказательств, так как они не имеют для суда заранее установленной силы. Поэтому подборка сведений должна убедить арбитров в вашей правоте. Очень важны письменные подтверждения: договоры, акты, счета, накладные, письма и т. д. Вы можете представить также заверенные копии документов. Но суд все равно потребует показать их подлинники. При исследовании доказательств арбитры могут выслушать показания свидетелей. В ходе рассмотрения дела о взыскании дебиторской задолженности возникают вопросы, требующие специальных знаний. В таких случаях судьи назначают экспертизу (бухгалтерскую, товароведческую, почерковедческую). Вы вправе как представить суду список ваших вопросов к эксперту, так и предложить его кандидатуру. В качестве доказательств могут использоваться вещественные (например, образцы товаров). Но имейте в виду, что суд примет только те аргументы, которые получены законным путем.

Выслушав всех участников спора и исследовав все доказательства, судья принимает решение, которое может касаться только требований, заявленных в иске. И в тот же день объявляет его участникам спора. В течение пяти дней вам отправят документ по почте. Решение вступит в силу через месяц. Если оно вас не устраивает, у вас есть право обжаловать его в апелляционной или кассационной инстанции.

Решение принято, осталось выполнить

Исполнение решения — это завершающая стадия процесса. Она наступает после вступления документа в законную силу. Суд также вправе обратить решение к немедленному исполнению, если вследствие особых обстоятельств замедление может привести к значительному ущербу для взыскателя или вообще стать невозможным.

Виктор Хрусталев отметил, что если решение суда не было исполнено добровольно или за счет обеспечительных действий, то применяется принудительное взыскание долга. Исполнительное производство возбуждают на основании исполнительного листа, который выдает арбитражный суд. Занимается этим судебный пристав. Он выносит соответствующее постановление. Заканчивается эта стадия постановлением об окончании производства. Оба документа в обязательном порядке направляют сторонам. Должник может добровольно выполнить требование в течение пяти дней с момента возбуждения производства. По истечении этого времени его уведомляют о принудительном исполнении. При этом взыскивают денежные средства, находящиеся на счетах в банке. Если их не хватает, то должник может лишиться остального имущества. Кстати, даже на стадии исполнительного производства стороны могут заключить мировое соглашение. Если это произойдет, взыскание будет прекращено.

Госпошлина при положительном решении суда

Руководитель проекта ООО «Аудит — новые технологии» Андрей Орлов напомнил, что порядок распределения судебных расходов между лицами, участвующими в деле, установлен статьей 110 Арбитражного Процессуального кодекса.

Основания и порядок уплаты государственной пошлины, а также порядок предоставления отсрочки или рассрочки ее уплаты установлены главой 25.3 Налогового кодекса. Ведущий эксперт ООО «СОВТЕКС» Альбина Журавлёва отметила, что судебные расходы и арбитражные сборы включаются в состав внереализационных расходов (подп. 10 п. 1 ст. 265 НК). В письме Минфина от 18 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/8 указано, что затраты на уплату государственной пошлины при подаче искового заявления в суд относят к внереализационным расходам и уменьшают базу по налогу на прибыль. Порядок отражения расходов по госпошлине следует отразить в учетной политике компании. Такие суммы признают на дату совершения платежа (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК).

«При этом в целях исчисления налога на прибыль организаций сумма госпошлины, подлежащая возмещению ответчиком, в налоговом учете истца учитывается в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК). Для компаний, применяющих метод начисления, датой получения такого дохода признается момент вступления в законную силу решения суда (п. 4 ст. 271 НК). При кассовом методе исчисления налога на прибыль фирмы будут учитывать данные суммы на дату возмещения ответчиком судебных расходов (п. 2 ст. 273 НК)», — объясняет Альбина Журавлёва.

В случае если госпошлина возвращается истцу, Артем Разевич напоминает бухгалтерам, что в учете следует сделать записи: Дебет 91-2 Кредит 68 — начислена госпошлина; Дебет 68 Кредит 51 — оплачена госпошлина.

После получения решения суда в учете делают проводку: Дебет 76 Кредит 91-1 — отражена госпошлина, подлежащая возмещению; Дебет 51 Кредит 76 — поступила госпошлина от проигравшей стороны.

Спишем безнадежные долги

Судебные разбирательства зачастую затягиваются на долгие месяцы. И поэтому многие фирмы не спешат обращаться к арбитрам. Однако не всегда удается решить проблемы возвращения долгов другими способами, и в результате появляется безнадежная «дебиторка». Если договориться с контрагентом не получилось, то возникает вопрос, как списать суммы, нереальные к взысканию. Директор юридического отдела ЮК «Туров и партнеры» Роман Винокуров советует, что для начала необходимо разобраться, какую задолженность можно считать таковой:

— Пунктом 2 статьи 266 Налогового кодекса установлен исчерпывающий перечень обстоятельств, при наличии которых долги налогоплательщика признают безнадежными. К ним относят: истечение срока исковой давности; прекращение обязательства вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа, вследствие ликвидации фирмы. Указанные основания предусмотрены статьями 416, 417 и 419 Гражданского кодекса. Напомню, что общий срок исковой давности составляет 3 года (ст. 196 ГК).

К иным попыткам компаний списать задолженность Минфин относится крайне негативно. Даже в случае ликвидации должника в упрощенном порядке специалисты финансового ведомства против списания «дебиторки» при внесении записи о ликвидации в ЕГРЮЛ (письмо Минфина от 27 июля 2005 г. № 03-01-10/6-347). Ведущий юрист ЗАО «Скотт, Риггс и Флетчер (аудит)» Алексей Смирнов считает данную позицию чиновников спорной:

— Чтобы не ждать наступления событий, на которые указывает Минфин, фирмам остается пойти на риск и списать долги до истечения срока исковой давности. Это можно сделать на основании постановления о невозможности исполнения, соответствующего акта судебного пристава и других подтверждающих документов. Применение такого порядка прямо не предусмотрено в Налоговом кодексе. Однако в некоторых случаях суды признают возможность списания «дебиторки» раньше истечения срока давности (постановления ФАС Московского округа от 18 апреля 2006 г. № КА-А40/2978-06). Поскольку указанный порядок списания задолженности может повлечь спор с налоговыми органами, принимать решение необходимо исключительно после оценки специалистами каждого конкретного случая.

Помимо этого может случиться так, что из контекста договора неясно, каков срок исполнения обязательства. В этом случае начальник отдела аудита и консалтинга ООО «АКФ Бизнес-Аудит» Ольга Черевадская советует для определения срока давности ориентироваться на статью 314 Гражданского кодекса. В ней указано, что обязательство должно быть погашено должником в разумный срок, а по его истечении — в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования об исполнении обязательства. Через семь дней начинается течение срока исковой давности.

Кроме того, следует обратить внимание на то, что срок может быть прерван, а затем начаться заново. Это произойдет, если должник совершит действия, свидетельствующие о признании им долга. Например, полное или частичное признание претензии, уплата части долга, письмо с просьбой об отсрочке и тому подобное. Поэтому, прежде чем списывать безнадежную задолженность, необходимо убедиться, что оснований для прерывания срока исковой давности нет.

Именно для этого целесообразно проводить инвентаризацию долгов ежеквартально, а не только перед составлением годового отчета. Кроме того, ревизия поможет своевременно выявить долги с истекшим сроком исковой давности. Если фирма будет строго следовать нормам гражданского и налогового законодательств, то на величину списанных долгов она сможет уменьшить прибыль.

Необходимо отметить, что списание задолженности не означает потерю контроля над долгами. Наоборот, фирма-кредитор должна еще в течение пяти лет наблюдать за возможностью их взыскания, если имущественное положение должника изменится.

Андрей Орлов напоминает, что в бухгалтерском учете дебиторская задолженность списывается по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя компании (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утверждено приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н). Эти суммы следует отнести на счет средств резерва сомнительных долгов либо, в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99, к прочим расходам.