«Электронные» деньги – современный помощник бухгалтера

Попок, гл. бухгалтер ООО «Сибнет», аттестованный профессиональный бухгалтер

Современный бизнес все более активно использует возможности сети Интернет. Из статьи вы узнаете, что такое «виртуальные деньги», какова технология расчета и учета операций в электронных платежных системах (далее – ЭПС).

Расчеты через ЭПС очень удобны: не надо открывать банковские счета, вести кассовые операции. Кроме того, данные о движении денежных потоков в электронном виде можно получить довольно быстро. Для торговых предприятий преимущество в том, что не нужно содержать торговый зал, принимать на работу продавцов, проводить сертификацию рабочих мест и пр. А для фирмы покупателя – это, прежде всего, возможность «быстрого» приобретения и мгновенной оплаты товаров.

Про форму документов

Документы в ЭПС составляются в электронной форме (договора с оператором ЭПС, договора купли-продажи, акты приема-передачи, счета и пр.) и юридически признаются действительными на основании пункта 2 статьи 434 Гражданского кодекса. При этом стороны могут использовать электронную цифровую подпись (далее – ЭЦП) для «идентификации» контрагента. Ведь обмен электронными сообщениями, подписанными такой подписью (или другим аналогом собственноручной подписи) будет рассматриваться как обмен документами (п. 4 ст. 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

При осуществлении международных платежей для российских предприятий обязательно заключение письменных договоров (постановление ВС СССР от 23 мая 1990 г. № 1511-1). Отметим, что в этом случае к письменной форме приравнивают сообщения по телетайпу или телеграфу (ст. 13 Конвенции Организации Объединенных Наций о договорах международной купли-продажи товаров, заключена в Вене 11 апреля 1980 г.). Но электронная связь к таким сообщениям не относится. Значит, договор, заключенный в режиме онлайн, не будет признан документальным подтверждением расходов.

Бухгалтерия. По требованиям бухгалтерского учета все первичные документы должны быть составлены по форме, предусмотренной в альбомах унифицированных форм. Если таковые отсутствуют, то документ составляют по форме, утвержденной руководителем в приложениях к учетной политике организации. При этом он должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Целесообразно в учетной политике предусмотреть наличие цифровой подписи на конкретных документах. Документы, оформленные и подписанные уполномоченными на то лицами, бухгалтер примет к учету. Минфин подтвердил, что использование в первичных учетных документах электронной цифровой подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, допускается (письмо Минфина РФ от 26 мая 2004 г. № 04-02-05/2/28). Но для этого должны быть соблюдены условия пункта 1 статьи 4 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Налоговая. А вот в налоговом учете действующим законодательством составление документов в электронном виде с заверением электронной подписью не предусмотрено. И инспекторы отсутствие письменно оформленных документов могут использовать, например, как повод для признания необоснованности вычета по НДС. В частности, это касается счетов-фактур. Ведь их составление в электронном виде не допускается (гл. 21 НК РФ), также как и использование ЭЦП (письмо Минфина РФ от 27 апреля 2001 г. № 04-03-11/69). Чтобы избежать возможных споров с ИФНС можно рекомендовать фирмам-пользователям системы заключать договора параллельно в письменной форме и обмениваться ими с контрагентами по почте (курьерскими службами и т.д.).

В итоге предприятию нужно иметь в бумажном виде с подлинными подписями и печатями договор с администратором сети, договоры с поставщиками, покупателями и подрядчиками, первичные бухгалтерские документы (счета, накладные, акты, счета-фактуры и пр.). После получения всех бумаг целесообразно было бы подшить их к электронным документам в качестве подтверждения последних.

Например, можно предложить следующий порядок действий бухгалтера:

– если организация-участник системы выступает продавцом то, при отгрузке своей продукции, товаров, услуг бухгалтер выставляет документы на реализацию в установленном законодательством порядке: счета, расходные накладные, счета-фактуры. После чего документы передают покупателю сначала в электронном виде. При этом в бухгалтерском учете проводками отражается реализация и начисление налогов, а в налоговом – счета-фактуры заносятся в книгу продаж и журнал регистрации выставленных счетов-фактур, регистры налогового учета. Параллельно документы на отгрузку оформляются на бумаге. Их собственноручно подписывают должностные лица. Первые экземпляры высылают покупателю, вторые – подшивают к ранее отправленным электронным документам.

* перечисление денег с расчетного банковского счета на кошелек или вывод из кошелька на расчетный счет, будет отражено в выписке из ЭПС.

* при перечислении денег из своего «кошелька» в чужой (расчет с поставщиком), ЭПС также выдаст выписку. А вот подтверждением произведенной оплаты послужит уведомление контрагента о получении денег при доставке товара. Форма уведомления и пути его передачи должны быть закреплены в договоре на поставку товара.

Нужно признать, что подобный порядок обработки первичных документов несколько затруднит работу бухгалтерии. Он потребует от главного бухгалтера разработать определенный график документооборота на участке электронных платежей. Кроме того, головную боль бухгалтеру доставит и то, что бумажные документы могут вовремя не прийти и налоговый инспектор в случае проверки может усмотреть, что НДС возмещен необоснованно или расходы неправомерно уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

Открытие виртуального счета

В мире существует несколько видов ЭПС. Условно их можно классифицировать так: карточные системы, операторы цифровой наличности, платежные шлюзы.

В этой статье мы рассмотрим основные аспекты такого вида ЭПС как платежи через операторов цифровой наличности. Далее проследим цепочку операций по проведению расчетов в системе.

Для того, чтобы стать участником ЭПС необходимо установить на своем рабочем компьютере клиентскую программу Интернет-кошелек (ее можно бесплатно скачать на сайте администратора). Затем надо зарегистрироваться в системе. Это могут сделать как граждане, так и компании. Регистрацию, как правило, можно провести и на сайте оператора, где представлена информация о самой системе, о порядке регистрации, ввода и вывода денег, проведения расчетов с контрагентами.

Чтобы зарегистрироваться, надо ввести свои данные на сайте представителя (администратора). В частности, для фирмы необходимо представить: копии регистрационных и учредительных документов, заверенных нотариально, ИНН предприятия, Ф. И. О. руководителя, заявления о регистрации в сети. А при регистрации гражданина надо представить: полные Ф. И. О., ИНН, копию паспорта, заверенные нотариусом.

После регистрации пользователь получает персональный аттестат, цифровой сертификат, ему присваивается идентификационный номер, выдаются ключи, код доступа, пароль. Он также получает свой Интернет-кошелек – по сути, виртуальный счет в конкретной ЭПС. После пополнения «кошелька» реальными деньгами, появляется возможность использовать находящиеся в нем средства для оплаты товаров и услуг, но только в пределах суммы на виртуальном счету.

Как пользоваться Интернет-кошельком

Пополнение виртуального счета может осуществляться различными способами: банковскими и почтовыми переводами, наличными в спецпунктах и киосках, в банкоматах банков – партнеров ЭПС, «электронными наличными» из других систем, с помощью предоплаченных карт. Как правило, чтобы заполнить свой Интернет-кошелек, фирма-пользователь перечисляет платеж на расчетный счет администратора сети (гарантийного агентства системы электронных платежей) с указанием реквизитов своего виртуального счета. Реквизиты администратора можно узнать на сайте.

Реквизиты лица (фирмы или гражданина, либо гражданина, действующего по доверенности от организации), внесшего оплату при заключении договора (наименование, банковские реквизиты, ИНН) в ЭПС фиксируются как реквизиты владельца кошелька. Очевидно, что и вывод денег с данного кошелька возможен только на счет с этими же реквизитами.

Порядки проведения операций по электронным платежам операторы ЭПС, как правило, излагают на своих сайтах. Предположим, что организация-участник ЭПС обращается на страницу сайта продавца и оформляет заказ на определенные товары. Далее покупатель производит перевод виртуальных рублей из своего кошелька на адрес продавца в размере суммы заказа, по реквизитам последнего. Эти реквизиты указаны на сайте продавца. Операция по переводу денег (транзакция) имеет свой номер, который подтверждает факт передачи виртуальных рублей от покупателя продавцу.

Рассмотрим ситуацию, когда фирма решила вывести денежные средства из виртуального кошелька на расчетный счет. Для этого ей нужно:

1. Оформить заявку на оплату перевода с указанием реквизитов своего расчетного счета;

2. Отправить ее в уполномоченный банк, который обслуживает ЭПС по договору с администратором;

3. Акцептовать полученный договор-оферту на продажу ЭЧП;

4. Оплатить счет за выполнение перевода;

5. Посетить страничку, указанную в адресе доставки счета, чтобы убедиться, что деньги переведены.

Подтверждением вывода денег из кошелька на расчетный счет послужит выписка по расчетному счету.

Электронные чеки

Как правило, системы ЭПС рассматривают электронные деньги либо как ценные бумаги, либо как авансовый платеж, а вернее, как предоплаченный финансовый продукт.

На примере одной из ЭПС попробуем разобраться, что же представляет из себя электронная наличность. При взаимозачетах в этой системе используют не деньги, а выпущенные в электронном виде обязательства финансового гаранта системы. Например, при расчетах в рублях это инструменты, представляющие собой чеки на предъявителя для безналичных расчетов (далее – ЭЧП). Поэтому, апеллируя понятием «электронных» денег, мы будем подразумевать именно некие виртуальные чеки, не имеющие физической формы, а представленные в виде записей в системе. Эмитент ЭЧП (чекодатель) выступает гарантом его ликвидности. Гарант передает чеки уполномоченному агенту (администратору), у которого их и приобретают пользователи системы. Также чек можно приобрести и у другого владельца ЭЧП.

При пополнении кошелька пользователь фактически акцептует договор-оферту на приобретение ЭЧП. Например, пополнение кошелька произошло с расчетного счета. Подтверждением данной операции послужит выписка обслуживающего банка. Параллельно бухгалтер по требованию получит выписку из виртуального кошелька за определенный период времени (день, неделя, месяц).К выписке прилагают акт на приобретение ЭЧП.

Расчеты по чекам (в рублях) производят переводом электронных денег с реквизита плательщика на реквизит получателя. При этом система автоматически составляет акты приема-передачи, выписки в электронном виде. И если пользователь имеет электронный расчетный счет в уполномоченном банке, то платеж будет произведен немедленно.

При расчетах с продавцом пользователь передает ЭЧП. Его кошелек становится «тоньше». Система производит запись об этой операции, что подтверждается актом на передачу соответствующего ЭЧП в электронном виде. Например, расплачиваясь с поставщиком, организация переводит ему свой чек в его кошелек. Виртуальная оплата прошла. Эта операция отразится в выписке за текущий день.

При переводе денег из кошелька покупателя в кошелек поставщика (например, Интернет-магазин) доказательством операции будут «электронная» выписка ЭПС и подтверждение поставщика о полученной оплате. Унифицированной формы такого документа, в связи с новшеством данного вида расчетов, нет. Поэтому предприятие должно само ее разработать и использовать в учете. Отметим, что подтверждение должно быть оформлено на бумажном носителе с подлинными подписями уполномоченных лиц и передано вместе с товаром. Кроме того, поставщик с товаром передаст счет, накладную, счет-фактуру, где будет указан платежный документ и дата оплаты.

Отражение в учете

Эксперты считают наиболее удобным способом отражения операций с электронными платежами на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При этом можно открыть и использовать специальный субсчет «Расчеты в ЭПС».

Услуги ЭПС платные. Естественно, у каждой системы свои «тарифы». Например, при расчете в рублях может быть «снято» 0,8 процента от суммы денежных средств, переведенных из одного кошелька в другой. А вот тарифы на услугу по зачислению в кошелек с расчетного счета и обратно устанавливает администратор (агентство) ЭПС самостоятельно.

Договор с оператором ЭПС можно квалифицировать как посреднический (по сути, договор поручения). Ведь с его помощью участники системы заключают договоры и проводят расчеты. Тогда при отражении в бухучете комиссии за перевод можно использовать счет 26 «Общехозяйственные расходы». В этом случае суммы комиссии, уплаченные оператору, можно будет отнести к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В налоговом учете суммы комиссии включают в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Например, ввод и вывод средств отразится в учете:

Дебет 76 Кредит 51

– перечислены деньги на покупку ЭЧП;

Дебет 26 Кредит 76

– комиссия оператору за перевод;

Дебет 19 Кредит 76

– учтен НДС с платы за перевод;

Дебет 60 Кредит 76

– переведена оплата в кошелек продавца;

Дебет 41,10 Кредит 60

– приняты к учету МПЗ;

Дебет 19 Кредит 60

– учтен НДС, предъявленный поставщиком по товарам;

Дебет 51 Кредит 76

– возврат остатка реальных денежных средств на расчетный счет из Интернет-кошелька.

для справки

В самом общем виде можно дать следующее определение. ЭПС – это технология, позволяющая производить расчеты между контрагентами по сетям передачи данных (в частности, Интернет).

это важно

Документы, полученные по электронной связи, а также подписанные ЭЦП (или другим аналогом собственноручной подписи) принимаются в качестве письменных доказательств в суде (п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ).

это важно

Договор на системное обслуживание считается заключенным в момент получения заявки администратором (п. 1 ст. 433 ГК РФ).

это важно

Как правило, можно запросить у оператора ЭПС предоставить вам бумажные копии документов (актов, выписок). В таком случае необходимый вам документ будет составлен в бумажной форме, заверен оператором системы и доставлен, например, по почте.