Курабье…Курвуазье…Конферансье…В общем, у нас презентация!

Давайте для начала решим, кому нужна презентация? Тем более нашей фирмы и нашего товара. Как однажды заявил небезызвестный советский академик Руслан Хасбулатов, российскому народу нужен только хлеб, масло и крыша над головой. С момента его высказывания продуктов и товаров в нашей стране стало намного больше, чем необходимо человеку для жизни. Возможно, ваша фирма производит сто двадцать пятый вариант пельменей или прибор для сдувания пушинок с секретарского плеча. И надо это продавать, чтобы получать свои на пресловутые хлеб с маслом.

В число четырехсот достаточно легальных способов отъема денег у населения презентация вряд ли входит. Прямые продажи в момент ее проведения — моветон. А вот привлечь для долгосрочного сотрудничества, как партнеров, так и потребителей она поможет.

Итак, презентация. Ее масштаб, место, «широту души» — все это вам предстоит выбрать в зависимости от целей и возможностей фирмы. Бюджет, объект, товар, это ваше — давайте переходить к частностям. Только от них теперь зависит результат.

Для начала нужно заказать вагон шампанского «Дом Периньон», пригласить «звезду». Затем составить смету... вычеркнуть «звезду», отправить «Периньон» в его дом и... обратиться к специалистам, потому как внезапно проснувшийся в вас великий режиссер и шоумен, скорее всего, утратит свою уверенность, разбив свои фантазии о быт. Здесь нужен завхоз. Ну, хорошо... администратор.

А вот поработать сценаристом, как одному из организаторов мероприятия, не помешает.

«В первую очередь, исходя из объекта презентации, необходимо определить ее стиль, договориться об аренде помещения, — говорит известный специалист по проведению презентаций, директор Дома Актера Владимир Мишарин, — и написать сценарий. Именно сценарий, в том числе и литературный — главная составляющая мероприятия, а ему, к сожалению, часто отводят минимум времени. Заказчики подолгу осматривают помещения, подробно составляют меню, но все может превратиться в сутолоку, и главная цель презентации не будет достигнута, даже если вы арендовали театр и заказали блюда в ресторане экстракласса».

Скорее всего, в фирме, где занимаются организацией общественных мероприятий, вам предложат весь спектр услуг: помогут арендовать и оформить помещение, доставят в нужное место оборудование (звук, свет, стенды, столы, посуду), помогут, исходя из стиля и бюджета презентации, составить оптимальное меню и даже «звезду» достанут с небосклона по сходной цене, если в этом есть необходимость. Но уровень профессионализма организатора определяется не этим. Главное их умение создать оригинальный сценарий и «заточить» его именно под вашу задачу, с учетом всех мелочей и деталей. Чтобы после — как по нотам.

Отдохнете завтра

Во время презентации сотрудники вашей фирмы работают. Поэтому просто необходимо заранее распределить их роли. Кто будет встречать гостей, кто следить за тем, чтобы ни одному из гостей не было скучно, кто должен обеспечивать безопасность и как? Каждый из сотрудников принимающей стороны должен знать свои обязанности на презентации. Ни один профессионал-организатор не знает вашу фирму так, как ее сотрудники, ни один не сможет досконально описать преимущества ваших товаров и тарифных планов так, как линейные менеджеры. Так что презентация - внеурочная работа, которая принесет им немало волнений. Отдохнут они только завтра... Чтобы облегчить их задачу сегодня, стоит провести специальную планерку или даже тренинг на тему «что и как говорить на презентации».

Слегка отдохнуть предлагается лишь гостям. И только затем, чтобы они забыли, что и для них время презентации — вторая рабочая смена. За три-четыре часа вам предстоит максимально «загрузить» гостей позитивом вашего товара и услуг, установить благожелательные и доверительные отношения с приглашенными. А им придется впитать максимум новой информации и — как минимум — запомнить вашу фирму.

Они придут...

Вы арендовали помещение. Это могут быть Дворец молодежи, Театр Драмы, Камерный театр, Дом Актера, КОСК Россия... Американцы, например, который год для представления Уралу нового консула используют павильон музея изобразительных искусств с каслинским павильоном. Дата и время назначены, приглашения высланы, столы накрыты, шампанское на льду. Наступает самый опасный момент: где же гости. Только их присутствие важно. Для гостей, друзей, потенциальных партнеров вы и потратили столько времени, сил и средств. Именно ради них сотрудники фирмы надели лучшие пиджаки и выучили наизусть перечень преимуществ «сотрудничества с нами».

Между тем, опасность, что на вашу презентацию не придут, существует всегда. Экзотическая ранее форма общения продавца и потребителей сегодня используется довольно часто, поэтому приглашенные могут просто «отфильтровать» приглашение.

Впрочем, существуют способы сделать так, чтобы вся ваша работа не пропала зря. От идеи до результата - то есть самой презентации — проходит от трех недель до трех месяцев. И независимо оттого, что вы собираетесь представить партнерам и потребителям (новый товар, новый офис или ресторан), в подготовительный период уже можно поработать на свой имидж.

Уже по приглашению потенциальный партнер составит свое мнение о вашей фирме. Людям, которых бы хотели обязательно видеть на презентации, оно должно быть разослано заранее и продублировано по телефону. Кроме темы, места, времени начала и окончания презентации разумно указать и стиль одежды. Ведь не всегда место проведения определяет стиль мероприятия. Клуб «Глюк» — это одно. А в Караван-сарай-отель могут приглашать, Приготовить (или, как говорят профи, «подвести») зал к тому или иному событию довольно сложно. А вы, как на дипломатическую встречу, так и на презентацию бикини. Уверенность в своем соответствии общему стилю презентации поможет гостям принять приглашение и прийти на презентацию.

Вообще, презентацию можно проводить и на природе, и в собственном офисе, и даже в гараже, если позволяют площади, обстановка и все соответствует задумке организаторов. Все зависит от того, как вы относитесь к понятию «представительское мероприятие».

Еще до момента рассылки приглашений стоит определить целевую группу, из которой будут приглашаться гости. Часто это бывают незнакомые друг с другом люди. Поэтому, как минимум, при регистрации всем гостям необходимо вручить бэджи, а максимум, устроить во время мероприятия нужные вам контакты приглашенных.

Час пик наступает в декабре

Кстати, в течение года количество презентаций неравномерно. В деловой активности предприятий бывают свои часы пик. Подсчитано, что наибольшее количество презентаций случается два раза в год: начало декабря и середина марта. И тут уже не столько помещения, сколько хорошие ведущие просто нарасхват.

Владимир Мишарин: «Далеко не каждый актер, в том числе успешно выступающий на сцене или с экрана телевизора, способен грамотно провести презентацию. Здесь очень востребован талант импровизации.

Уверен, хотите от публики только запланированных реакций. Следование сценарию — гарантия точной расстановки акцентов презентации. Гости не должны чувствовать себя неуютно — чрезмерно перегруженными, либо позабытыми. От личности ведущего зависит и динамика мероприятия. Вовремя предоставить слово выступающим и сделать паузу, глазами дирижировать артистами и официантами, никого не сконфузить. Тем более что к презентациям разного стиля требуются разные ведущие. Кто-то работает в классическом жанре, кто-то выходит с гитарой, кто-то рядится клоуном».

Довольно часто от артиста требуется строгое соблюдение литературного сценария. Очень редко он способен прочитать текст на память. Все-таки это не роль, сто раз прочитанная и озвученная перед премьерой. Это не означает, что ведущий вышел на халтуру. Нужно просто приглашать человека, который ответственен перед фирмой, а не тамаду по объявлению в копеечной газете. Хотите презентацию — не экономьте на мелочах — в этом случае все решают не костюмы и дорогой «Курвуазье», а как раз такие стандартные (или нестандартные) мелочи.

Требую продолжения банкета

Начало мероприятия все стремятся сделать суперярким. Но пусть вначале презентации играл сводный оркестр Российской армии, а в середине пролетали в антраша балерины Мариинского театра, праздно шатающиеся люди после яркого события могут испортить весь сюжет.

Да, вы указали время окончания всей встречи. Но кто из вас видел, чтобы протокольные мероприятия с винами и закуской заканчивались вовремя? Гостям и важным персонам весьма трудно сказать «вечер закончен». Многие требуют продолжения банкета. И потому финал мероприятия необходимо режиссировать, как в спектакле или шоу. Идеально, когда гости расходятся с ощущением «еще бы чуть-чуть». Значит: а) им понравилось и б) подтолкнет их к дальнейшему общению с вами.

Ходов для завершения презентации довольно много, но можно предусмотреть и свой, оригинальный. Один из самых простых способов закончить презентацию — торт. Чай и торт — это звоночек к окончанию мероприятия. Хотя можно тонко выстроить концертную программу, свести музыку на медленные композиции, блюз и более тихое звучание. А можно устроить и фейервек — люди точно не будут возвращаться с улицы. Кстати, фейерверк лучше согласовать с администрацией района и органами правопорядка. Иначе «на самом интересном месте» появятся люди в погонах, и праздник будет скомкан.

Интеллигентно будет не только тонко завершить мероприятие, но и проявить заботу о приглашенных. В городе много фирм, которые предоставляют транспорт. «Кареты поданы!» — будет звучать шикарно. Да и вереница одинаковых автомобилей у входа в любом случае запомнится приглашенным, тем более, что впечатление от презентации не испортится какими-то «мелочами». Хотя часто на подобные представительские мероприятия многие гости приезжают и на своих машинах. Вопрос парковки организаторам также стоит включить в сценарий. Настроение от ВАШЕЙ презентации должно быть только положительным. Иначе не стоит тратить деньги.

Она окупится

После проведения презентации — как и любой другой работы — необходимо оценить ее эффективность. Критерии оценки напрямую зависят от целей, которых вы хотели достичь. Известности? Считайте количество присутствующих гостей и публикаций в прессе. Доверия? Можно будет учитывать по следующим контактам с вашими старыми и новыми партнерами. Хорошая презентация будет работать на фирму не менее года, естественно, вкупе с другими «аксессуарами» рекламной компании.