Вооружитесь табелем

О. Горшенина, эксперт ПБ

Cоставление табеля учета рабочего времени некоторые бухгалтеры считают лишней и ненужной работой. Давайте разберемся, действительно ли он является бесполезным документом?

Дилемма – составлять или не составлять табель учета отработанного времени – возникает, как правило, у маленьких фирм, где царят «демократические порядки». Бухгалтеры таких компаний зачастую забывают о том, что обязанность вести учет фактически отработанного времени каждым работником установлена статьей 91 Трудового кодекса. Кроме этого есть еще одна норма, которая восстанавливает табель в законных правах – статья 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ней говорится, что все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами.

Табель служит основанием для начисления заработной платы. А также подтверждением того, что сотрудник действительно отработал положенное количество времени и зарплата ему начислена обоснованно. Следовательно, табель является первичным документом, и его наличие в документообороте фирмы обязательно.

Кому он нужен?

В продолжение затронутой темы следует сказать: напрасно бухгалтеры принижают значимость табеля. Ведь этот документ может заинтересовать многих контролеров.

Так, аудиторы, проверяя правильность начисления заработной платы, наравне с приказами об отпусках, командировках и т. д. будут штудировать табели. Предъявить их придется и ревизорам из Фонда социального страхования при проверке ими правильности исчисления пособий по временной нетрудоспособности. Данными табеля учета рабочего времени поинтересуются инспекторы пенсионного фонда. Не обойдут вниманием этот документ и налоговики. Как правило, инспекторы сопоставляют данные по отработанным дням, указанные в табеле, с данными из расчетно-платежной ведомости.

Если ревизоры обнаружат какие-либо расхождения, например, заработная плата сотруднику начислена за неотработанные дни, то они обвинят фирму в завышении расходов и, следовательно, занижении суммы налога на прибыль. За такое нарушение компанию оштрафуют.

Не обойдется без санкций и в том случае, если в организации не заполняют табель учета отработанного времени. Инспекторы воспользуются положением пункта 1 статьи 120 Налогового кодекса и накажут за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, которое будет состоять в отсутствии первичных документов, то есть табеля. Следует заметить, что подобные претензии налоговиков фирмам не удается оспорить в суде. Об этом свидетельствует, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 ноября 2005 г. по делу № А56-14249/2005. Кроме того, табель нужен и самой фирме, к примеру, при спорах с сотрудниками.

Есть еще одна служба, которая анализирует табели, – трудовая инспекция. С помощью документа учета рабочего времени ревизоры легко выявляют нарушения трудового законодательства. И, наконец, документ, свидетельствующий об отработанном времени, может потребоваться работнику. Ведь если окажется, что в его трудовую книжку внесена неправильная запись о каком-либо периоде работы, то его необходимо будет подтвердить дополнительными бумагами. В качестве таких документов принимаются справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета и, конечно же, табели учета рабочего времени.

Как заполнить документ

Составлять табель нужно по унифицированным формам № Т-12 или Т-13, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее – Постановление).

Традиционно учет рабочего времени ведется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу. Однако Постановление допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только, например, неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. д. Если же отклонений нет, то в документ заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.

Ответственный за ведение учета отработанного времени должен помнить, что табель – это первичный документ, и в нем не должно быть исправлений. Подписывать табель имеют право руководитель соответствующего структурного подразделения и работник кадровой службы. По окончании месяца документ передают в бухгалтерию.

Очень часто возникает вопрос: надо ли составлять табель на выплату аванса? Согласно статье 132 Трудового кодекса, заработная плата каждого работника зависит в том числе и от количества затраченного труда. Поскольку зарплату положено начислять два раза в месяц, то необходимо составлять два документа: один – для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой – во второй. Но если фирма игнорирует составление «авансового» табеля, то за это никакой ответственности она не несет. А вот у бухгалтерии могут возникнуть проблемы с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто-то из работников отсутствовал на работе.

Как и любой документ, табель требует правильного заполнения. Так, к примеру, у «табельщиков» возникают вопросы о том, какие отметки применяются при учете рабочего времени. Например, если сотрудник находится в отпуске, то в учетном документе это время помечается кодом «ОТ». В этом случае отмечать выходные дни необязательно, поскольку они входят в понятие «календарные дни отпуска». А вот нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отдыха, нужно отметить кодом «В», так как они не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК). Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, то в табеле необходимо отразить факт его пребывания в командировке (код «К»). В том случае, когда неизвестна причина отсутствия сотрудника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени проставляется «НН». Если в дальнейшем работник представит документы, подтверждающие болезнь, или будет признан факт прогула, то табельщик подает уточненный документ. Время, когда сотрудник находился на повышении квалификации с отрывом от работы, обозначается кодом «ПК». Также в документе учета рабочего времени следует отмечать опоздания сотрудников.