Госстат разъяснил, как заполнить «первичку»

Т. А. Васильева, обозреватель «Федеральной бухгалтерской газеты»

На купленный фирмой автомобиль бухгалтер должен заполнить документы по учету основных средств. Как правильно оформить необходимые бумаги? Разобраться в этом поможет письмо Федеральной службы государственной статистики.

Письмо Госстата от 31 марта 2005 г. № 01-02-09/205, должно заинтересовать фирм-автовладельцев, а также предпринимателей. Подробно об этом документе рассказали эксперты журнала «Практическая бухгалтерия».

Оформляем документы на новое авто

Организация, которая приобрела автомобиль, должна составить акт о приеме-передаче основного средства по форме № ОС-1 или группы основных средств (форма № ОС-1б), а также зарегистрировать его в ГИБДД. Даты покупки автомобиля, как правило, не совпадают с датой его регистрации. Поэтому возникает вопрос: в какой момент должен быть оформлен акт?

В вышеупомянутом письме № 01-02-09/205 служба статистики отметила, что сведения о дате постановки автомобиля на учет в ГИБДД в акт приема-передачи не вносят. И в рекомендациях по заполнению формы № ОС-1 указано, что оформлять объекты, не требующие монтажа, нужно в момент их приобретения (постановление Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7). Автомобиль как раз относится к такому имуществу.

А вот для постановки транспорта на учет в Госавтоинспекции предусмотрены другие сроки. Так, собственник должен зарегистрировать автомобиль либо в течение пяти суток после его приобретения, таможенного оформления, снятия с учета, либо в течение срока действия регистрационного знака «Транзит» (п. 3 постановления Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 938).

Да и ПБУ 6/01 «Учет основных средств» не запрещает относить автомобили к активам фирмы до момента их регистрации. В методических рекомендациях к положению установлено, что машины и оборудование, не требующие монтажа, принимают к бухучету на основании утвержденного руководителем акта приема-передачи (п. 39 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). Выходит, в форме ОС-1 или ОС-16 вполне может стоять более ранняя дата, чем регистрация в ГИБДД.

Еще один вопрос, который был затронут в письме службы статистики: это обязательность реквизита продавца «Подпись». Правильно оформленный первичный документ позволит покупателю включить приобретенные объекты в состав основных средств. А для поставщика он будет документальным подтверждением выбытия актива. Акт должен быть утвержден руководителями обеих сторон сделки. Но не всегда.

Служба статистики отметила: если купленное основное средство у поставщика учитывалось на счете 41 «Товары», то акт подписывать ему не нужно. В этом случае данный документ заполняет только покупатель. При этом реквизиты продавца, то есть левый блок с грифом «Утверждаю» (в т. ч. «Подпись руководителя», «М. П.» и «Дата») остаются пустыми.

ПБОЮЛ и автомобиль

Предприниматель – плательщик НДФЛ вправе применить профессиональный вычет на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (п. 1 ст. 221 НК). Если автомобиль он использует для своей деятельности, то на сумму его амортизации, а также затрат, связанных с его содержанием и эксплуатацией, можно уменьшить доход. Для этого необходимо подтвердить, что машину коммерсант использует именно для предпринимательской деятельности. Как это сделать?

И Минфин и ФНС автомобиль, используемый в работе, условно относят к основным средствам (п. 24 Порядка учета доходов, расходов и хозяйственных операций для предпринимателей, утвержденного совместным приказом Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.). При оформлении каких-либо операций предприниматель должен применять унифицированные первичные документы (п. 9 Порядка). А значит, на автомобиль нужно оформить документы по учету ОС, утвержденные федеральной службой статистики. Однако для предпринимателей таких форм не существует. Но в пункте 27 Порядка имеется ссылка, согласно которой Минфин и ФНС рекомендуют ПБОЮЛ применять «первичку», разработанную для организаций. Формы по учету ОС для них утверждены постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Помимо этого предпринимателям необходимо заполнять путевые листы, вести журнал их регистрации. Эти бланки утверждены приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68.

Если авто подлежит списанию

Автомобили, пришедшие в негодность, например, в связи с аварией или же из-за физического износа, организации приходится списывать. Для оформления этой операции служба статистики разработала специальный документ – акт о списании по форме № ОС-4а. Трудности, возникающие у автовладельцев при его заполнении, также связанны с учетом транспортных средств в ГИБДД. В акте предусмотрен реквизит «Дата снятия с учета в ГИБДД (ГАИ)». Означает ли это, что перед списанием автомобиль обязательно надо снять с учета?

Ни в упомянутом выше письме Госстата, ни в постановлении № 938 конкретный срок для снятия транспорта с учета в Госавтоинспекции в случае его утилизации не установлен. Предварительно произвести эту процедуру владельцы должны лишь перед заключением договоров, которые предполагают переход права собственности, например купли-продажи, мены. Но, как подчеркивают разработчики нормативных актов, Указаниями по заполнению формы № ОС-4а предусмотрено, что в бухгалтерию вместе с актом передается документ, подтверждающий снятие с учета.

В то же время списывать автомобиль без этого документа ПБУ 6/01 не запрещено. Дата выбытия основного средства в бухучете совпадает с моментом, когда оно перестает использоваться в деятельности фирмы и уже не способно приносить экономическую выгоду (п. 76 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). Очевидно, что с учетом автомобиля в ГИБДД эти моменты никак не связаны. Получается, что оформить акт о списании транспортного средства по форме № ОС-4а можно и до момента снятия с регистрации в Госавтоинспекции. При этом в поле «Дата снятия с учета в ГИБДД (ГАИ)» следует проставить прочерк.