Из первых уст о заполнении «первички» по ОС

Документы по учету основных средств очень объемны. Бухгалтеры часто сталкиваются с проблемой: как правильно их заполнить? На этот вопрос и не только ответил в своем письме Росстат – разработчик унифицированных форм.

Письмо Федеральной службы государственной статистики от 31 марта 2005 г. № 01-02-09/ 205, несомненно, заинтересует все организации, у которых есть основные средства. Но в первую очередь оценят его по достоинству автовладельцы, причем как фирмы, так и предприниматели.

Покупка авто...

Организация, которая приобрела автомобиль, должна составить акт о приеме-передаче основного средства по форме № ОС-1 или группы основных средств № ОС-1б. А также зарегистрировать его в ГИБДД. Даты покупки и регистрации автомобиля отличаются. Поэтому возникает вопрос: в какой момент покупка должна быть оформлена актом?

В вышеупомянутом письме № 01-02-09/205 служба статистики отметила, что сведения о дате постановки автомобиля на учет в ГИБДД в акт приема-передачи не вносят. И в рекомендациях по заполнению формы № ОС-1 указано, что оформлять объекты, не требующие монтажа, нужно в момент их приобретения (постановление Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7). Автомобиль как раз относится к такому имуществу.

А вот для постановки транспорта на учет в Госавтоинспекции предусмотрены другие сроки. Так, собственник должен зарегистрировать автомобиль либо в течение пяти суток после его приобретения, таможенного оформления, снятия с учета, либо в течение срока действия регистрационного знака «Транзит» (п. 3 постановления Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 938).

Да и ПБУ 6/01 «Учет основных средств» не запрещает относить автомобили к активам фирмы до момента их регистрации. В методических рекомендациях к Положению установлено, что машины и оборудование, не требующие монтажа, принимают в бухучете на основании утвержденного руководителем акта приема-передачи (п. 39 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). Выходит, в форме ОС-1 или ОС-1б вполне может стоять более ранняя дата, чем регистрация в ГИБДД.

Подпись продавца

Еще один вопрос, который был затронут в вышеуказанном письме службы статистики, – это обязательность реквизита «Подпись» продавца. Правильно оформленный первичный документ позволит покупателю на его основании включить приобретенные объекты в состав основных средств. А для поставщика он будет документальным подтверждением выбытия актива. Акт должен быть утвержден руководителями обеих сторон сделки. Но не всегда.

Служба статистики отметила: если купленное основное средство у поставщика учитывалось на счете 41 «Товары», то подписывать акт ему не нужно. В этом случае данный документ заполняет только покупатель. При этом реквизиты продавца, то есть левый блок с грифом «Утверждаю» (в том числе «Подпись руководителя», «М.П.» и «Дата»), остаются пустыми.

Авто на службе у ПБОЮЛ

Предприниматель – плательщик НДФЛ, вправе применить профессиональный вычет в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (п. 1 ст. 221 НК РФ). Если в своей деятельности он использует автомобиль, то на суммы амортизации и затрат, связанных с его содержанием и эксплуатацией, можно уменьшить доход. Для этого необходимо подтвердить, что машину коммерсант использует именно для предпринимательской деятельности. Как это сделать?

И Минфин, и ФНС автомобиль, используемый в работе, условно относят к основным средствам (п. 24 Порядка учета доходов, расходов и хозяйственных операций для предпринимателей, утвержденного совместным приказом Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.). При оформлении каких-либо операций предприниматель должен применять унифицированные первичные документы (п. 9 Порядка). А значит, автомобиль нужно оформить документами по учету ОС, утвержденными Федеральной службой статистики. Но для предпринимателей таких форм нет. Однако есть ссылка в пункте 27 Порядка, в которой Минфин и ФНС рекомендуют применять «первичку», разработанную для организаций. Формы по учету ОС для них утверждены постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Помимо этого, предпринимателю необходимо заполнять путевые листы и вести журнал их регистрации. Эти бланки утверждены приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68. Нередко фирмы оформляют путевой лист, например, на неделю или месяц. Статработники еще раз подчеркнули, что это неправильно (письмо Федеральной службы статистики от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/ 257). Ведь путевой лист действителен только один день или смену. Правда, этот документ можно выдать и на более длительный срок. Но исключительно в случае командировки, когда водитель выполняет задание дольше одних суток (смены). Отметим: путевой лист выписывают в одном экземпляре.

На основании путевых листов списывают расходы на бензин. Напомним: стоимость бензина – это затраты на содержание служебного транспорта. Сейчас довольно широко распространено мнение, что для документального подтверждения расходов на бензин достаточно чеков автозаправочных станций, а путевой лист оформлять необязательно. Однако чек АЗС свидетельствует лишь о факте оплаты горючего. А о том, что бензин был действительно использован для определенного автомобиля в производственных целях, можно узнать лишь из путевого листа. Поэтому при отсутствии документа инспекторы могут признать расходы неподтвержденными.

...и его списание

Автомобили, пришедшие в негодность, например, в связи с аварией или же из-за физического износа, организации приходится списывать. Для оформления этой операции служба статистики разработала специальный документ – акт о списании по форме № ОС-4а. Трудности, возникающие у автовладельцев при его заполнении, связаны с учетом транспортных средств в ГИБДД. В нем предусмотрен реквизит «Дата снятия с учета в ГИБДД (ГАИ)». Означает ли это, что перед списанием автомобиль обязательно надо снять с учета?

Ни в письме Росстата № 01-02-09/205, ни в постановлении № 938 конкретный срок для снятия транспорта с учета в Госавтоинспекции в случае его утилизации не установлен. Предварительно провести эту процедуру владельцы должны лишь перед заключением договоров, которые предполагают переход права собственности, например купли-продажи, мены. Но, как подчеркивают разработчики, Указания по заполнению формы № ОС-4а предусматривают, что в бухгалтерию вместе с актом передают документ, подтверждающий снятие с учета.

В то же время списывать автомобиль без этого документа ПБУ 6/01 не запрещает. Дата выбытия основного средства в бухучете совпадает с моментом, когда оно перестает использоваться в производстве продукции и уже не способно приносить фирме экономические выгоды (п. 76 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). Очевидно, что с учетом автомобиля в ГИБДД эти моменты никак не связаны. Получается, что оформить акт о списании транспортного средства по форме № ОС-4а можно и до момента снятия последнего с регистрации в Госавтоинспекции. При этом в поле «Дата снятия с учета в ГИБДД (ГАИ)» следует поставить прочерк.

О. Логинова, аудитор