Аренда офиса. Советы арендатору

Вы на пороге создания собственного бизнеса! Мучительные регистрационные процедуры уже пройдены! Осталось дело за «малым» - определить место обитания Вашего детища – подобрать достойный офис, где будет располагаться Ваша организация. И тут встает армия вопросов:

- что важно учесть и не пропустить при выборе помещения?

- как правильно заключить договор аренды офиса?

- какие необходимые документы запросить у хозяина арендуемого офиса (арендодателя)?

- на что имеет право арендатор и где граница его ответственности?

Совет №1. Выбирая тот или иной офис для «дислокации» Вашего бизнеса, важно учесть и не пропустить множество деталей: территориальное расположение здания, его удаленность от узлов транспортной развязки, от наиболее известных объектов инфраструктуры (торговые центры, бизнес-центры), близость необходимых Вам в будущей работе органов власти и т.д.

Поскольку офис, как правило, является местом встречи с клиентами, то немаловажными являются внешний вид здания, в котором расположен арендуемый офис, способы подъезда и парковки, озеленение прилегающей территории и т.п. Ведь согласитесь, «встречают все-таки по одежке».

Итак, дабы не уронить честь и достоинство, доброе имя Вашего зарождающегося бизнеса, постарайтесь произвести впечатление на клиентов, приятно удивившихся респектабельности и внушительности здания, в котором расположен офис Вашей компании.

Проанализируйте все имеющиеся у Вас варианты, и сделайте достойный выбор!

Совет №2. Поскольку, офис – это нежилое помещение, а нежилое помещение – это часть здания (сооружения), то Вам при заключении договора аренды офиса следует руководствоваться общими правилами аренды (§ 1 Главы 34 Гражданского кодекса РФ), а также нормами, установленными для аренды здания (сооружения) (§ 4 Главы 34 Гражданского кодекса РФ), но с некоторыми ограничениями последних.

Договор аренды офиса обязательно заключается в письменном виде, минимум в 2-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу – по одному для арендатора и арендодателя, скрепляется печатями и подписями сторон. При этом по закону несоблюдение формы договора влечет его недействительность.

Обратите особое внимание на указание в договоре аренды офиса существенных условий, без согласования которых он не может считаться заключенным:

- условие о предмете договора – включает сведения о помещении: адрес местоположения, этаж здания, наименование объекта аренды - нежилое помещение, часть нежилого помещения, инвентарный номер, функциональное назначение (нежилое - производственное, складское, торговое, административное и т.п.), площадь;

- условие о размере арендной платы (в виде равных периодических платежей или единовременной платы; за объект в целом или за единицу арендуемой площади; с учетом коммунальных платежей и иных эксплуатационных расходов или без таковых).

Необходима ли государственная регистрация договора аренды офиса? Это зависит от того, на какой срок Вы его заключаете: закон устанавливает обязательность государственной регистрации договора аренды офиса в случае, если он заключен на срок 1 год и более. Иными словами, смело заключайте договор аренды на 11 месяцев, и обращаться в государственные органы за регистрацией Вам не обязательно.

Совет № 3. Передачу нежилого помещения арендодателем и принятие его арендатором следует осуществлять по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами. В акте приема-передачи должны быть максимально точно указаны все качественные и количественные характеристики арендуемого офиса, в том числе: его площадь; наличие (отсутствие) ограничений в использовании (для определенного вида предпринимательской деятельности); состояние ремонта объекта в целом и входящих в него конструктивных элементов (окна, двери, пол, перегородки, крыльцо, фасад и т.д.), необходимость в текущем либо капитальном ремонте объекта (если таковая имеется); возможность размещения вывески либо наружной рекламы; состояние инженерных коммуникаций (отопление, горячее и холодное водоснабжение, газоснабжение, электротехническое оборудование и т.д.); наличие мебели, офисной техники; факт передачи ключей от офиса, пропусков и т.п.

При подписании акта приема-передачи советуем Вам исключить из него оговорку о том, что «передаваемое нежилое помещение полностью соответствует условиям договора аренды, каких-либо претензий арендатор к арендодателю не имеет». На такой формулировке, как правило, настаивают арендодатели. Однако в этом случае Вы как арендатор помещения рискуете, ограничиваете свое право на обращение с претензией в случае последующего обнаружения скрытых недостатков.

Не менее важно при заключении договора аренды офиса получить от арендодателя следующие документы:

- документы, подтверждающие его права на арендуемый офис. Согласно закону, арендодателем вправе быть как собственник помещения, так и иной законный владелец, полномочия которого следуют из представленных документов;

- в случае государственной регистрации договора аренды, прилагаются кадастровые паспорта здания, сооружения и (или) помещения с указанием размера арендуемой площади;

- документы, подтверждающие заключение договоров с коммунальными организациями, порядок и сроки оплаты коммунальных платежей. При этом не забудьте письменно зафиксировать показания счетчиков по учету тепла, воды, газа, электроэнергии на момент приема-передачи арендуемого помещения.

Совет №4. Как правило, арендатору по договору аренды офиса предоставляются права владеть и пользоваться этим помещением, а также иные сопутствующие права:

- право беспрепятственного доступа к нему в любое время, а также доступа к нему третьих лиц;

- право самостоятельно определять режим использования помещения (при отсутствии ограничений);

- право пользоваться земельным участком в части, необходимой для прохода или проезда к занимаемому офису, иной эксплуатации помещения;

- дополнительные права, установленные договором аренды.

Очень важно указать в договоре, каким образом распределяются обязанности сторон по содержанию объекта аренды. Поскольку закон определяет, что стороны свободны в этом вопросе, то советуем Вам ограничиться стандартной схемой: Вы как арендатор осуществляете мелкий текущий ремонт, а арендодатель обязуется производить капитальный ремонт здания в целом и расположенных в нем офисов, в том числе замену отдельных конструктивных элементов, инженерных коммуникаций.

И, наконец, помните, что граница Вашей ответственности при аренде офиса устанавливается условиями договора. Закон лишь очерчивает их следующим образом:

- арендатор обязан своевременно вносить арендную плату в порядке и сроки, предусмотренные договором;

- арендатор обязан использовать объект аренды в соответствии с его назначением.

Теперь, вооружившись грамотными, законодательно обоснованными ответами на поставленные вопросы, Вы минимизируете возможные риски и обеспечиваете свое спокойствие в части аренды занимаемого помещения. И уверяем Вас: эта сфера ведения бизнеса будет надежно защищена, а значит, в будущем исключены непредвиденные хлопоты и расходы по аренде офиса.