Кассовую книгу в электронном виде не нужно распечатывать каждый день

Придя с проверкой ККТ, инспекторы не обнаружили у компании распечатку кассовой книги на интересующий их период. Они попытались наложить штраф. Но суд сделал другой вывод: если кассовая книга ведется в электронном виде, распечатывать ее каждый день не обязательно.

Аргументы налоговиков

Компания не оприходовала денежные средства в сумме более 500 000 руб., полученные в кассу за период с 1 по 3 сентября 2008 года.

Такой вывод делается из-за того, что на момент прихода инспекторов имелись расхождения между информацией на ленте фискального отчета и выручкой, отраженной в кассовой книге организации.

То есть нарушен Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением совета директоров Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Это влечет за собой санкции по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В данном случае размер штрафа - 40 000 руб.

Аргументы налогоплательщика

На самом деле кассовая книга велась, информация туда заносилась своевременно и в полном объеме. Другой вопрос, что распечатывался документ только один раз в неделю, а сведения по итогам дня отражались в электронном варианте.

Однако это не является нарушением. Согласно пункту 25 Порядка ведения кассовых операций… кассовая книга на предприятии может вестись автоматизированным способом - при условии полной сохранности кассовых документов, то есть в электронном виде. В тот момент, когда налоговики пришли с проверкой, неделя еще не закончилась, именно поэтому компания не смогла представить им распечатки. Но это и не является ее обязанностью.

Выводы суда

Кассовая книга действительно может вестись в электронном виде. Тот факт, что инспекторам не представили распечатанные листы, не является нарушением.

Главное, чтобы электронный вариант содержал актуальную и достоверную информацию. Так и было, по крайней мере налоговики не доказали обратное.

Соответственно, их постановление о привлечении к ответственности за нарушение порядка работы с наличностью по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях незаконно.

От редакции

Перед нами редкая ситуация, когда благоприятное для компании мнение суда еще и полностью разделяет вышестоящий налоговый орган.

Еще в феврале 2006 года в письме УФНС России по г. Москве была рассмотрена аналогичная ситуация: инспекторы пришли с проверкой 13 декабря 2005 года и получили все необходимые документы, кроме кассовой книги и первичных кассовых документов за период с 1 по 8 декабря 2005 года.

Реакцией стала попытка оштрафовать компанию по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, хотя главбух и пояснил, что нужные документы ведутся в электронном виде, распечатываются один раз в неделю и к приходу проверяющих просто не были распечатаны.

Налоговое управление посчитало, что в данном случае нет повода штрафовать компанию по данной статье, так как отсутствует событие административного правонарушения (письмо УФНС России по г. Москве от 27 февраля 2006 г. № 09-24/14819).

В целом вести кассовую книгу в электронном виде, конечно, очень удобно, и вряд ли кто-то захочет ежедневно ее распечатывать, тратя на это время и ресурсы.

Однако, если ваша компания решила перейти на электронный документооборот, мы советуем прописать это в учетной политике. В случае спора это станет еще одним аргументом в вашу пользу.

Источник: постановление ФАС Московского округа от 11 марта 2009 г. № КА-А40/1416-089