ККМ откроет инспекторам тайны бухгалтерии

Чиновники недавно утвердили перечень кассовых аппаратов, которые должны использовать организации при расчетах с населением. Как поступить фирме, в случае если ее техника не попала в госреестр, и какие трудности могут возникнуть у организации при работе с ККМ?

Александр Лебедев

Была бы касса – проблемы найдутся

Если модели контрольно-кассовой техники, используемой на предприятии, были исключены из государственного реестра, сразу «перевооружать» организацию новыми устройствами не стоит. Эксплуатировать ККМ можно вплоть до истечения нормативного срока их амортизации (п. 5 ст. 3 закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Только после этого владелец кассового аппарата должен озадачиться вопросами приобретения нового. Но даже те фирмы, чья техника попала в госреестр, не застрахованы от проблем, связанных с ее применением.

Например, практически в каждом магазине ежедневно случаются форс-мажорные ситуации. В частности, трудно представить себе торговую точку, у которой никогда не было перебоев с электропитанием. В спальных районах свет нередко отключают без предупреждения. Как поступить в таком случае продавцу, если касса чеки не печатает, а покупатели уже создали очередь? Когда ККМ действует только от сети, продолжать работу без кассы нельзя. Пункт 3 статьи 2 закона № 54-ФЗ перечисляет случаи, в которых могут не применяться ККМ, но отсутствие электроэнергии в их число не входит. Специальный бланк строгой отчетности для таких ситуаций законом также не предусмотрен (письмо Минфина от 13 июля 2005 г. № 03-01-20/3-129).

Если перебои в подаче электричества случаются систематически, лучше всего использовать ККМ со встроенным аккумулятором. Таких моделей достаточно много, отмечает начальник отдела системных проектов компании «ККС» Валерий Кошкарев. В любом случае лучше подстраховаться, тем более подобная техника не так дорого стоит (12—14 тыс. руб.). Ведь не соблюдая требования, предъявляемые к применению кассы, предприятие может подвергнуться существенному штрафу. Наказать фирму рублем могут сотрудники проверяющих ведомств, обнаружившие нарушения. Как правило, подобные ревизии входят в компетенцию налоговых инспекторов.

Наказание вслед за преступлением

Регламентирует порядок проведения контрольных мероприятий как федеральное, так и региональное законодательство. Основой для проверок является закон № 54-ФЗ. Тем не менее в Москве действует также приказ УМНС по г. Москве от 29 июня 2004 г. № 189. Налоговики проверяют применение контрольно-кассовой техники фирмами по следующим критериям, рассказывает Валерий Кошкарев:

– Инспекторы изучают полноту учета выручки, а также документы, связанные с применением контрольно-кассовой техники организациями. В рамках этого они вправе затребовать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок. Также в обязанности ревизоров входит контроль выдачи кассовых чеков (ст. 7 закона № 54-ФЗ).

При нарушениях требований, предъявляемых к эксплуатации ККМ, налоговики могут наложить на фирму административное взыскание. Штраф положен за продажу товаров, выполнение работ и оказание услуг организациями и индивидуальными предпринимателями в случае неприменения контрольно-кассовой техники. Для граждан он составит от 1,5 до 2 тысяч рублей, для должностных лиц – от 3 до 4 тысяч (ст. 14.5 КоАП). Само предприятие за нарушение правил использования ККТ отдаст в казну от 30 до 40 тысяч рублей.

Согласно разъяснениям Высшего Арбитражного Суда, налоговые инспекторы вправе налагать штрафы только в случаях, подпадающих под определение «нарушение». В этот перечень входят ситуации, когда кассовый аппарат:

* фактически не используется или отсутствует;

* не зарегистрирован в ИФНС;

* не включен в госреестр;

* используется без фискальной памяти, в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком;

* работает с поврежденной пломбой или она отсутствует.

Замыкает список нарушений продавец, пробивающий чек с указанием меньшей суммы, уплаченной покупателем (п. 1 постановления Пленума ВАС от 31 июля 2003 г. № 16).

ЦТО: полный техосмотр

При возникновении любой неисправности кассовых аппаратов, при плановой замене ЭКЛЗ и в ряде других случаев следует обращаться за помощью в специализированные организации – Центры технического обслуживания, аккредитованные производителями кассовых аппаратов. Об этом говорится в Положении о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта ККМ (приложение к письму Госналогслужбы от 16 мая 1995 г. № ЮБ-6-14/276). Когда владелец ККТ может обращаться в ЦТО, указывается в договоре. Вообще контрольно-кассовые машины должны проходить проверку исправности в Центрах технического обслуживания ежегодно, в январе—феврале. Об этом говорит Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено постановлением правительства от 7 августа 1998 г. № 904).

При серьезных повреждениях кассы в результате падения техники, пожаре или затоплении в офисе, организации необходимо обратиться в Центр технического обслуживания, рассказывает генеральный директор компании «ЦТО “РосичЪ”» Георгий Махатадзе:

– Специалисты оценят необходимость и предполагаемую стоимость ремонта. Если он невозможен или нецелесообразен по причине высоких затрат, экспертная комиссия ЦТО составит акт технического заключения. В нем должно быть отражено, что в проведении ремонта отсутствует смысл и насколько вероятно получение отчетов по фискальным данным. На основании этого акта и заявления о снятии ККТ с учета налоговый инспектор принимает решение о дальнейшей судьбе кассового аппарата. При краже или утере техники нужно представить справку из органов внутренних дел о произошедшем обстоятельстве.

Однако не всегда специалисты ЦТО просто обслуживают кассы. Иногда они активно содействуют организации скрывать прибыль. По крайней мере, об этом свидетельствуют результаты проверок, проведенных УФНС г. Москвы. Инспекторы оценивали выполнение требований закона № 54-ФЗ фирмами, использующими в своей деятельности ККМ. В итоге контролеры выявили массу нарушений, связанных с искажением или изменением фискальных данных. Как оказалось, к злоупотреблениям нередко причастны сотрудники ряда ЦТО. Такие «специалисты» дискредитируют деятельность всех центров, рассказал председатель правления Московской Гильдии Центров технического обслуживания контрольно-кассовых машин и весоизмерительной техники Владимир Павленко:

– Если кассовый аппарат опломбирован и целостность пломб не нарушена, но налоговики зафиксировали факт «коррекции» сведений, хранящихся в фискальной памяти ККТ, это означает только одно – специалист Центра технического обслуживания находится в преступном сговоре с пользователем устройства. Как правило, нечистых на руку сотрудников обычно просто увольняют.

Нельзя сказать, что определенная модель ККМ более доступна для корректировки фискальных данных. Установить устройство, позволяющее скрывать реальную выручку пользователей контрольно-кассовой техники, можно на любую кассу. Это стало понятно при проведении оперативных проверок, отметил старший инспектор отдела оперативного контроля и применения ККМ УФНС по г. Москве Владислав Чернышев:

– Инспекторы выявили случаи отключения сменных накопителей фискальной памяти. При этом в 40 эпизодах кассовые аппараты были опломбированы Центрами технического обслуживания. В настоящее время известно 20 ЦТО, причастных к таким нарушениям. Столичное УФНС направило в адрес руководства ГУВД г. Москвы письмо с предложением провести совместные проверки выполнения пользователями касс и специализированными центрами требований закона № 54-ФЗ.

Правила обслуживания ужесточат

В будущем столичное налоговое управление рассчитывает проводить ревизии, нацеленные на соблюдение правил пользования кассовыми аппаратами сразу по всем торговым точкам одной фирмы. В случае обнаружения нарушений каждое из мест будет оштрафовано. Чтобы снизить вероятность несанкционированного доступа к информации, хранящейся в фискальной памяти ККТ, при вводе ее в эксплуатацию и при проведении технического обслуживания следует опломбировать не только корпус аппарата, но и постоянное запоминающее устройство.

Сегодня разработаны и утверждены документы, призванные навести порядок в сфере обслуживания и применения кассовой техники. Это типовой договор, требования к ЦТО, порядок аккредитации организации, а также методика расчета отпускных цен на выполнение работ по технической поддержке ККТ. Центры технического обслуживания, которые ведут себя недобросовестно и бросают тень на остальных, будут лишены аккредитации.

Упорядочить учет специалистов, осуществляющих техническое обслуживание контрольно-кассовой техники в столице, сможет введение в действие особых служебных удостоверений, считают эксперты. Это должно повысить персональную ответственность работников московских ЦТО за правовые нарушения. Предполагаемые меры позволят избавиться от недобросовестных специалистов, не являющихся сотрудниками центров, и не допустят их к ремонту и техническому обслуживанию кассовых аппаратов.

Бумажная волокита облегчит работу

Если фирма использует в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты, в бухгалтерии хранится масса сопутствующей документации. В первую очередь у каждой кассы должна быть карточка регистрации. Ее выдают в налоговой инспекции под роспись доверенному лицу владельца ККМ. Это свидетельство всегда должно находиться в организации. Нередко копии карточек необходимы при получении торговым предприятием различных разрешений и лицензий.

Другой документ, необходимый для работы с ККМ на предприятии, – Книга кассира-операциониста. Порядок ее ведения определяют Типовые правила эксплуатации ККМ (утверждены письмом Минфина от 30 августа 1993 г. № 104). Книгу следует завести либо для одного кассового аппарата, либо на группу устройств. Ведением документа занимаются кассиры, которые делают в ней все необходимые для работы записи. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатями и может храниться только рядом с ККМ. Инспекторы первым делом изучают эту книгу, поскольку в ней содержится информация обо всех проведенных операциях.

Журнал учета вызова технических специалистов – документ, необходимый для регистрации сбоев в работе ККМ на торговом предприятии. В нем кассиры и специалисты ЦТО ставят отметки о возникших неполадках в работе. Анализ записей в журнале учета позволяет решать проблемы в случае споров между ЦТО и обслуживаемой им организацией.

При смене ЭКЛЗ или при отправке кассы в ремонт необходимо пригласить кассира, представителя администрации фирмы, специалиста Центра технического обслуживания, а также работника налоговой инспекции. Собравшиеся заполняют и подписывают акт установленной формы. Одной из его особенностей является то, что они подписывают документ без использования печати. Всем присутствующим достается по одному экземпляру. В момент написания акта касса закрывается.

Одни фирмы нарушают законодательство намеренно, скрывая часть выручки от налоговиков. Другие это делают непредумышленно – вследствие кражи, пожара и других обстоятельств. Тем не менее проблемы с налоговой инспекцией и разбирательства с ЦТО грозят и тем и другим.

ОФОРМЛЯЕМ КАССОВУЮ ТЕХНИКУ В ИФНС

Для регистрации ККТ ее владельцу необходимо представить в налоговую инспекцию довольно объемный комплект документов. Это заявление о постановке на учет, свидетельство о регистрации организации или индивидуального предпринимателя (с копией), свидетельство о присвоении ИНН (с копией). Кроме того, потребуются договоры аренды с Центром технического обслуживания (с копиями), журналы кассира-операциониста и вызова технических специалистов, паспорт на аппарат и на ЭКЛЗ, а также паспорт версии с дополнительным листом (копией).

Инспектор вправе отказать в постановке на учет, если ККТ не включена в действующий реестр. Также фирма получит от ворот поворот, если отсутствуют либо неправильно заполнены необходимые документы.

Кроме того, если к организации имеются налоговые претензии.