Факсимильные документы: как себя обезопасить

Вашей бухгалтерии наверняка приходится иметь дело с документами, полученными по факсу, особенно если у компании много региональных партнеров. Однако факсимильные отображения далеко не всегда имеют силу официального документа. И это может дорого обойтись компании. Что нужно знать, чтобы простота и оперативность факсимильной связи не обернулась убытками?

Елена Соколова, эксперт «УНП»

Сразу скажем, что по умолчанию факсимильный документ не имеет абсолютно никакой юридической силы. Если компания решит исполнять такую бумагу без четко зафиксированных договоренностей с контрагентом, это чревато весьма неприятными последствиями.

Важные оговорки при заключении контракта

Официальные отношения контрагентов обычно начинаются с заключения договора. Гражданский кодекс позволяет совершать сделки путем воспроизведения подписи путем механического или иного копирования, если это предусмотрено в нормативных актах или соглашении сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Поэтому в тексте контракта следует записать, что его заключают путем обмена факсимильными копиями договора и воспроизведенные таким образом подписи сторон имеют силу. В таком случае компания сможет рассчитывать на судебную защиту, если партнер нарушит свои обязательства (п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса). В судах компаниям удается защитить свои права как при заключении основного договора (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.07.06 № А12-25353/05-С35), так и дополнительных соглашений к нему (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 28.02.06 № А10-3084/05-Ф02-642/06-С2).

Если по той или иной причине в факсимильном контракте нет оговорки о порядке его заключения, шанс отстоять права компании остается. Судьи могут признать договор заключенным, если компания докажет, что подписанный факс с текстом договора исходил именно от контрагента (п. 2 ст. 434 ГК РФ) и стороны фактически начали исполнять сделку (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.07.06 № А43-5133/2005-4-100). В упомянутом деле судьи сочли доказательством того, что документ исходит от стороны договора, наличие на нем отображений подписей и печатей сторон.

Но мы рекомендуем не рисковать и прямо прописать в договоре факсимильный порядок его заключения.

Исполнение и расторжение договора

Факсимильный документооборот (письма, уведомления и т. п.) по поводу исполнения или расторжения договора также лучше прописать в договоре. Если этого не сделать, компания подвергнет себя риску. Так, суд не принял во внимание письмо о расторжении сделки, поскольку в документе было написано только о том, что договор заключают по факсу, но аналогичный порядок расторжения сделки не был указан (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29.07.03 № А56-40791/02). Но иногда удается доказать силу факсимильных писем (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 08.12.05 № А43-3455/2005-22-107).

Первичные документы и счета-фактуры только в оригинале

Что касается первичных документов (например, накладных) и налоговых документов (например, счетов-фактур), то факсимильные копии не годятся ни в коем случае. Бухгалтерское и налоговое законодательство не предусматривает возможности придать таким документам юридическую силу. Если бухгалтерия примет такие бумаги к учету, защититься в суде от доначислений и штрафов будет практически невозможно (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 27.09.04 № А05-2381/04-13). Доказать свою правоту компания сможет лишь если представит в суд оригиналы бумаг. Поэтому в дополнение к факсимильной копии документа у контрагента обязательно нужно запросить подлинные экземпляры.

Факсы от чиновников – подарок компании

Налоговая ничтожность факсимильных документов может сыграть на руку компании. Она может игнорировать требования инспекции, присланные по факсу. И налоговики скорее всего не найдут поддержки в суде (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.07.05 № А33-32107/04-С3-Ф02-3497/05-С1). К тому же налоговики не вправе оправлять в компанию по факсу бумаги, с которыми обязаны ознакомить налогоплательщика (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 16.08.06 № Ф03-А24/06-2/2558). Такие промахи можно использовать для защиты своих прав.

Это касается и входящей факсимильной корреспонденции от других госорганов (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 04.05.05 № А33-29184/ 04-С6-Ф02-1825/05-С1).