Ремонт основных средств: проверим учет

И. Киселева

Ремонтировать машины, оборудование, помещения приходится практически каждой фирме. Рассмотрим типичные ошибки, которые организации допускают в налоговом учете этих операций.

Ситуация 1. Нет документов

Фирма создает резерв на ремонт в налоговом учете, забывая оформить первичные документы. Если налоговая во время проверки найдет это нарушение, то организацию могут оштрафовать за занижение налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 122 НК).

Если фирма самостоятельно нашла эту ошибку, то нужно просто составить недостающие бумаги. Напомним, для расчета суммы отчислений в резерв нужно оформить: – дефектные ведомости, которые обосновывают необходимость проведения ремонтных работ; – график ремонта основных средств, в котором указаны сроки, периодичность проведения ремонта, частота замены элементов узлов, деталей и конструкций; – смету расходов на ремонт основных средств, на основе которой фирма будет определять норматив расходов на ремонт в конкретном налоговом периоде.

Ситуация 2. Размер отчислений

У фирмы есть несколько основных средств, которые она собирается ремонтировать. Резерв был создан исходя из всей совокупной стоимости основных средств. Но один объект передали по договору в безвозмездное пользование. В этой ситуации налоговая инспекция во время проверки может придраться и попытаться исключить сумму резерва, приходящуюся на переданное имущество, из расходов.

Дело в том, что создание резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств в налоговом учете предусмотрено статьей 324 Налогового кодекса. В соответствии с ней, совокупную стоимость основных средств определяют как сумму первоначальной стоимости всех амортизируемых объектов, введенных в эксплуатацию. Ее рассчитывают на начало налогового периода, в котором образуют резерв предстоящих расходов на ремонт. Согласно же пункту 3 статьи 256 Налогового кодекса основные средства, переданные по договорам в безвозмездное пользование, выводят из состава амортизируемого имущества.

Пример Первоначальная совокупная стоимость амортизируемых основных средств на начало 2006 года составляет 1 000 000 руб. В течение 2006 года одно из производственных помещений, первоначальная стоимость которого составляет 110 000 руб. передано в безвозмездное пользование дочерней компании. Резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств, созданный на 2006 год, составляет 300 000 руб. Несмотря на то, что один из объектов предприятия в течение налогового периода перестал быть основным средством (п.1 ст.257 НК РФ), резерв 2006 года не перерассчитывали. На начало 2007 года совокупная первоначальная стоимость амортизируемых основных средств составляет 890 000 руб. (1 000 000 руб. – 110 000 руб.). Это связано с выводом из состава амортизируемого имущества помещения, переданного в безвозмездное пользование. Планируемый резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств на 2007 год составляет те же 300 000 руб. Однако совокупная стоимость основных средств уменьшилась. Следовательно, сумма резерва, подлежащая включению в налоговую базу, составит лишь 267 000 руб.

Ситуация 3. Разные сроки

У фирмы есть имущество с различной длительностью ремонта: более двух лет и менее года. Организация создает резерв на ремонт в процентах от общей стоимости основных средств. Если налоговая во время проверки найдет это нарушение, то фирму могут оштрафовать за занижение налогооблагаемой прибыли (ст.122 НК). Дело в том, что резерв не создают под ремонт оборудования, который будет проходить меньше двух налоговых периодов (п. 3 ст. 260 НК). Указать сроки и периодичность проведения ремонта основных средств можно в графике ремонта или пояснительной записке.

Ситуация 4. Необоснованные расходы

Фирма ремонтирует имущество, которое не использует в основной деятельности. Например: баню, сауну, тренажеры. Эти затраты учитывает при расчете налога на прибыль. В этом случае по результатам проверки налоговая может оштрафовать фирму за занижение налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 122 НК). Списывая расходы на ремонт, следует иметь в виду, что в налоговом учете принимают в расходы только затраты на ремонт основных средств (п. 1 ст. 257 НК). То есть имущество, которое используют для извлечения дохода, например, в производственных или управленческих целях.

Если акты выполненных работ или сметы на ремонт объектов не предусматривают подразделения работ по видам основных средств, фирма должна разработать обоснованный порядок разделения расходов на ремонт самостоятельно.

Пример Компания «Актив» провела ремонт здания, в котором находятся офисные помещения, используемые для размещения управленческого персонала, а также спортивный зал и столовая (объект ЕНВД). Расходы на ремонт составили 3 500 000 руб., в том числе НДС – 533 898 руб. Площадь, занимаемая офисными помещениями, составляет 80% от всего здания, спортивный зал занимает 15% всей площади, столовая – 5%. В налоговом учете затраты, которые нельзя отнести к конкретному виду деятельности, фирма распределяет пропорционально доле соответствующего дохода в суммарном объеме всех доходов (п. 1 ст. 272 НК). Выручка по основному виду деятельности компании за отчетный период составила 92%, по столовой – 8%. Доходов по спортивному залу компания не получает. В налоговом учете расходы распределены следующим образом. Общая сумма расходов на ремонт без учета НДС составит 2 966 102 руб. (3 500 000 руб. – 533 898 руб.). Доля расходов на ремонт спортзала: 444 915 руб. (2 966 102 руб. х 15%). Эти затраты, не учитываем в целях налогообложения (п. 1 ст. 252 НК). Доля расходов на ремонт столовой: 201 695 руб. ((2 966 102 руб. – 444 915 руб.) х 8%). Эти расходы также не учитываем при расчете налога на прибыль (п. 9 ст. 274 НК). Расходы на ремонт здания, за исключением доли на ремонт спортзала и помещения, относящегося к столовой, составят 2 319 492 руб. (2 966 102 руб. – 444 915 руб. – 201 695 руб.). Их относим к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1 ст. 260 НК).

Обратите внимание: налоговая может попытаться переквалифицировать ремонт помещения в реконструкцию и отказать в единовременном включении суммы ремонта в расходы. Поэтому будьте внимательны при заключении договора с подрядной организацией.

Ситуация 5. Полностью самортизированное имущество

Фирма создает резерв на дорогостоящий ремонт основных средств, амортизация по которым начислена полностью. Найдя подобное нарушение, налоговая инспекция может обвинить фирму в занижении налоговой базы по налогу на прибыль. Ведь создавать резерв на ремонт можно только по амортизируемому имуществу. Чтобы не спорить с проверяющими, учесть затраты на ремонт этих основных средств можно единовременно (ст. 260 НК). Об этой возможности Минфин напомнил в письме от 9 октября 2006 г. № 03-03-04/4/156.

Ситуация 6. Невнимательный арендатор

Фирма арендует основные средства. По договору арендодатель не возмещает расходы на ремонт. Произошла поломка оборудования. Арендатор отремонтировал имущество и учел стоимость ремонта в расходах. Хотя у арендодателя основные средства не относятся к амортизируемому имуществу. Если налоговая найдет это нарушение, например, по результатам встречной проверки, то арендатора могут оштрафовать за занижение налогооблагаемой прибыли (ст. 122 НК).

Дело в том, что арендатор может включить в расходы ремонт, если одновременно выполняются два условия (п. 2 ст. 260 НК): – арендованные основные средства амортизируются; – договором между арендатором и арендодателем не предусмотрено возмещение расходов на ремонт.

Каким же образом арендатор может узнать, что имущество амортизируется у арендодателя? Кончено, устных разъяснений здесь мало. Этот факт лучше зафиксировать или в договоре, или в акте приема-передачи основных средств.