Проведите инвентаризацию с пользой для фирмы

Закон «О бухгалтерском учете» обязывает все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности провести инвентаризацию. Не стоит относится к этой процедуре формально. Ведь по ее результатам у вас появится реальная возможность откорректировать учет.

Порядок проведения

Инвентаризация нужна для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. В ходе нее проверяют и документально подтверждают имущество и обязательства (п. 26 приказа Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н).

Порядок проведения процедуры определен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49. Для оформления результатов мероприятия предусмотрены унифицированные формы. Они установлены постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88.

Инвентаризация имущества перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должна проводиться не ранее 1 октября отчетного года. По основным средствам это можно делать один раз в три года.

С чего же начать? Издаете приказ о проведении инвентаризации. В приказе нужно указать дату, состав комиссии, а также какие именно имущество и обязательства будете проверять. Комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты. Председатель комиссии визирует их с указанием: «до инвентаризации на «дату». На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки по учетным данным к началу ревизии.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что все расходные и приходные документы сданы, поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны. Такие же расписки представляют сотрудники, имеющие подотчетные суммы.

Инвентаризационная комиссия определяет фактическое наличие имущества сплошным методом — путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Проводят мероприятие при участии материально-ответственных лиц. Имейте в виду, что инвентаризации подлежит все имущество, в том числе находящееся на ответственном хранении, арендованное и т. д.

По итогам проверки оформляют инвентаризационные описи, которые визируют все члены комиссии и материально-ответственные сотрудники. Учтите, что результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными при отсутствии подписи хотя бы одного члена комиссии. При обнаружении ошибок в описях исправления визируют все лица, участвовавшие в процедуре. На последнем этапе результаты инвентаризации сверяются с учетными данными.

Результаты инвентаризации отражают в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена. Итоги годовой ревизии — в годовом бухгалтерском отчете (приказ Минфина от 13 июня 1995 г. № 49). Хранить инвентаризационные отчеты нужно не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Отклонения

Если при ревизии выявлены расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, то необходимо оформить сличительные ведомости. Излишек имущества бухгалтер должен оприходовать по рыночной стоимости и зачислить на финансовые результаты организации. В налоговом учете излишки включают в состав внереализационных доходов.

Пример 1

При проведении ежегодной инвентаризации были выявлены излишки товара. Его рыночная стоимость составляет 10 000 руб.

В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 10 000 — приняты к учету излишки товара.

Недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства, сверх норм — на счет виновных лиц. Если последние не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, то убытки списываются на финансовые результаты (п. 3 ст. 12 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Имейте в виду, что недостачу запасов можно списать по нормам естественной убыли только после взаимозачета недостач ТМЦ и излишков по пересортице.

Ущерб при утрате и порче имущества определяется по фактическим потерям (ст. 246 ТК). Считают их исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета. Из постановления Пленума Верховного Суда № 52 от 16 ноября 2006 г. следует, что в случаях, когда невозможно установить день причинения ущерба, работодатель может исчислить его размер на день обнаружения.

Пример 2

По результатам инвентаризации выявлена недостача строительных материалов на сумму 5200 руб. Виновным лицом признан работник склада. По соглашению между сотрудником и директором фирмы рыночная стоимость материалов в размере 5700 руб. взыскивается равными частями с заработной платы работника в течение 6 месяцев.

В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:

Дебет 94 Кредит 10

– 5200 руб. — списаны материалы по недостаче;

Дебет 73-2 Кредит 94

– 5200 руб. — списана недостача на виновное лицо;

Дебет 73-2 Кредит 98-4

– 500 руб. — удержана с сотрудника разница между балансовой стоимостью материалов и суммой, подлежащей взысканию;

Дебет 70 Кредит 73-2

– 950 руб. — ежемесячное удержание суммы недостачи из заработной платы сотрудника;

Дебет 98-4 Кредит 91-1

– 83–33 руб. — при погашении недостачи отражена разница между балансовой стоимостью материалов и суммой, подлежащей к взысканию.

Надо ли восстанавливать НДС, ранее принятый к вычету по выбывшим в результате недостачи товарно-материальным ценностям? Налоговики считают, что надо. Минфин в письме от 31 июля 2006 г. № 03-04-11/132 указал, что налог, принятый к вычету по таким ценностям, надо восстановить в момент их списания. Этот вывод авторы письма обосновывают тем, что при осуществлении операций, облагаемых НДС, эти ТМЦ не использовались. Такое же мнение приведено в других письмах Минфина (например, от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/1/421, от 18 ноября 2005 г. № 03-04-11/308).

Но Налоговый кодекс в случае списания ценностей по обнаруженным недостачам не содержит оснований для восстановления НДС. Кроме того, Высший Арбитражный Суд в решении от 23 октября 2006 г. № 10652/06 указал, что недостача товаров, обнаруженная в процессе инвентаризации, не налагает на налогоплательщика обязанности восстановить ранее принятый к вычету НДС. Полезные советы

На многих предприятиях присутствует имущество, не являющееся амортизируемым и стоимость которого полностью включается в состав материальных расходов по мере ввода в эксплуатацию. Такое имущество при использовании продолжает учитываться в бухгалтерском учете по нулевой стоимости. В соответствии с пунктом 5 ПБУ 6/01, в целях обеспечения сохранности данных активов в компании должен быть организован надлежащий контроль за их движением (письмо Минфина от 30 мая 2006 г. № 03-03-04/4/98; текст документа вы найдете в справочной правовой системе КонсультантПлюс. — Прим. ред.). Поэтому не забудьте при проведении инвентаризации это имущество включить в опись.

Следует помнить, что при демонтаже или разборке при ликвидации основных средств возникают внереализационные доходы в виде стоимости полученных материалов или иного имущества (п. 13 ст. 250 НК). Эти доходы учитывают при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Однако при реализации или передаче в производство демонтированного материала или имущества организация имеет право уменьшить выручку от их реализации на сумму уплаченного налога на прибыль (письмо Минфина от 11 октября 2006 г. № 03-03-04/1/187).

Целесообразно при инвентаризации обязательств провести сверку расчетов с бюджетом по налогам и сборам. Порядок ее проведения утвержден приказом ФНС от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444@. Имейте в виду, что срок для исправления ошибок, допущенных налоговиками, не должен превышать 5 дней. Внести изменения в бухгалтерский учет вы сможете только после подписания обеими сторонами акта сверки расчетов (форма утверждена приказом ФНС от 4 апреля 2005 г. № САЭ-3-01/138).

Сумму резерва по сомнительным долгам определяют по результатам проведенной инвентаризации дебиторской задолженности (п. 4 ст. 266 НК). Что делать, если 45 дней с момента возникновения сомнительного долга истекает в одном налоговом периоде, а 90 — в другом? Ведь по суммам со сроком возникновения от 45 до 90 дней в резерв можно включить только 50 процентов от выявленной на основании инвентаризации задолженности (подп. 2 п. 4 ст. 266 НК). Поэтому вторую часть долга организация должна погашать за счет выручки от реализации следующего налогового периода (письмо Минфина от 4 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/319). Типовой формы акта сверки с контрагентами законодательством не предусмотрено. Но вы можете разработать его самостоятельно.

Налоговым кодексом не установлено ограничение на учет в составе резервов по сомнительным долгам только подтвержденной суммы задолженности контрагентами. Следовательно, в расчетах следует учитывать всю дебиторку, признанную результатами инвентаризации. Это не распространяется на задолженность с истекшим сроком исковой давности (письмо Минфина от 26 июля 2006 г. № 03-03-04/1/612).

Только по результатам инвентаризации вы можете отразить убытки, возникшие в результате пожара или других чрезвычайных ситуаций, в бухгалтерском учете (письмо Минфина от 13 марта 2006 г. № 03-03-04/1/208). Восстановленный входной НДС может быть отражен в качестве потерь от пожаров в составе внереализационных расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/1/421).

Не стоит забывать, что налоговые органы имеют право проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплательщику имущества — пункт 6 статья 31 Налогового кодекса. Обратите внимание, что перечень проверяемого имущества может установить только руководитель государственной налоговой инспекции или его заместитель согласно приказу Министерства финансов и Министерства по налогам и сборам от 10 марта 1999 г. № 20н, ГБ-3-04/39.

По приказу руководителя излишки материальных запасов одинакового наименования и в том же количестве за конкретный проверяемый период могут быть зачтены с недостачами в результате пересортицы. Взаимозачет между товарами разного вида не производится.

М. Косульникова, главный бухгалтер