Грамотный счет-фактура сбережет входной НДС

Одна небольшая неточность в документе — и инспектор может лишить вашу фирму налоговых вычетов. Составляя отчет за последний квартал 2006 года, еще раз посмотрим внимательно на каждую графу «первички» и проанализируем возможные ошибки. Продавец и покупатель: где живут и как зовут

Адрес. При заполнении этой графы возможны следующие ошибки: указан адрес с «лишней» информацией — телефонами, электронной почтой и т. д.; не указан (или не полностью указан) адрес грузоотправителя или грузополучателя; вместо юридического указан фактический адрес контрагента; указан адрес без индекса, сокращенный или с грамматическими ошибками. Также возможная «особенность» счета-фактуры — отсутствие строк о грузоотправителе и грузополучателе.

Согласно приложению 1 к «Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, Книг покупок и Книг продаж при расчетах по НДС» (утверждены постановлением правительства от 2 декабря 2000 г. № 914), в счете-фактуре в строке «Грузополучатель и его адрес» нужно указывать почтовый адрес грузополучателя, а в строке «Адрес» — место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами. Но в Налоговом кодексе ничего не сказано о том, какой адрес писать — фактический или юридический. Так как главный налоговый документ — первый в иерархии юридических, то лишь неверное указание местонахождения вашего контрагента или полное отсутствие этой информации в счете-фактуре может лишить вашу фирму налоговых вычетов.

Иногда у налоговиков возникают вопросы в связи с заполнением графы «Грузоотправитель». Если продавец и грузоотправитель — одно и то же лицо, то часто в этой графе пишут «он же». В данном случае опять возникает противоречие между Правилами и кодексом. В Правилах записано, что если продавец и грузополучатель — одно лицо, то в графе № 3 счета-фактуры нужно писать «он же». Но это не соответствует положениям главного нормативного документа в области налогообложения (подп. 3 п. 5 ст. 169 НК). Опираясь на кодекс, иногда налоговики не принимают входной НДС со счетов-фактур с такой записью.

Однако судьи в данном случае на стороне компаний: есть случаи, и не единичные, когда налогоплательщикам удавалось отстоять свое право на принятие к вычету НДС по счету-фактуре подобной формулировкой в графе № 3 (постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2002 г. № КА- А40-/7369-02).

Если речь идет о реализации выполненных работ или оказанных услуг, то есть когда такие субъекты, как «грузоотправитель» и «грузополучатель», отсутствуют в принципе, соответствующие строки не заполняются. В них ставят прочерки (письмо МНС от 21 мая 2001 г. № ВГ-6-03/404). При этом наличие реквизитов поставщика и покупателя позволяет установить наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя, поэтому отсутствие этих строк не влечет за собой неприятных последствий. Этот вывод подтверждает и письмо Минфина от 23 сентября 2004 г. № 03-04-11/158.

Неполное указание адреса в счетах-фактурах не свидетельствует о его отсутствии (постановление ФАС Московского округа от 1 сентября 2005 г. № КА-А40/8403–05). Если вы указали неверный индекс, то это также считается просто ошибкой и не делает адрес недостоверным.

Ошибки, связанные с ИНН и КПП: при заполнении этих реквизитов покупателя переставлены цифры; отсутствует КПП или ИНН.

К цифрам налоговики относятся очень внимательно и вполне могут вашу техническую ошибку при наборе многозначного номера расценить как предоставление недостоверной информации. Об отсутствии идентификационного номера и говорить нечего, он должен быть обязательно.

Если налоговый орган установит, что индивидуальный номер покупателя, указанный в счетах-фактурах, не соответствует ИНН, записанному в свидетельстве о госрегистрации, то вычет вам не дадут.

Хотя и тут возможны варианты. Если в нескольких других документах тот же номер написан правильно, то проверяющий может простить вам эту небрежность. Как показывает судебная практика, даже отсутствие ИНН не всегда ведет к потере налогового вычета. Когда другие документы оформлены правильно, а идентификационного номера нет только на некоторых счетах-фактурах, судьи могут принять сторону компании (постановление ФАС Московского округа от 20 сентября 2006 г. № КА-А40/8990-06).

Кроме того, в постановлении от 28 октября 1998 г. № 14-П Конституционный Суд отметил, что при рассмотрении налоговых споров (как судами, так и налоговыми органами) должны исследоваться все обстоятельства, а не только формальные условия применения правовой нормы. То есть проверяющие должны смотреть и другие документы, которые подтверждают достоверность указанных в счете-фактуре требований, а также фактическую уплату входного НДС продавцом товара. И все же отсутствие или неверный ИНН — одно из наиболее грубых нарушений правил оформления счетов-фактур.

Что касается КПП, то в пункте 5 статьи 169 кодекса приведен исчерпывающий перечень реквизитов, которые должны быть указаны в счете-фактуре. КПП в него не включен. Значит, его отсутствие на счете-фактуре не является основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные налогоплательщику продавцом. В то же время в постановлении правительства от 2 декабря 2000 г. № 914 он указан в качестве обязательного. Всё о товаре

Основной ошибкой в графе «Наименование товара» является указание названия на иностранном языке. Законодательство о налогах и сборах, в частности статья 169 кодекса, не содержит требования об указании наименования товара исключительно на русском языке, поэтому такая ошибка не влечет за собой отказ в возмещении НДС.

При заполнении строчки «Стоимость» могут быть следующие неточности: неправильно посчитан НДС или его итоговая сумма; сумма НДС правильная, но ставка не та. Ничего страшного. Несмотря на важность этих цифр, все это можно считать простыми арифметическими ошибками. Во-первых, в таком счете-фактуре правильно указана стоимость товара, во-вторых, сведения об уплаченной покупателем сумме налога есть в платежных документах.

«Страна происхождения товара» и «Номер таможенной декларации» — эти строчки заполняются при реализации товаров, страной происхождения которых является не Российская Федерация, в противном случае ставится прочерк.

Возможные ошибки: не указаны страна и номер таможенной декларации (ТД), нет прочерка, указан номер ТД для России; не указан номер ТД, вместо страны происхождения указано «нет». Если в счете-фактуре вместо прочерка написано слово «Россия» или «РФ», это не является недостоверной информацией и не может служить причиной для отказа в возмещении НДС (письмо МНС от 5 июля 2004 г. № 03-1-08/1485/18). Что касается пункта «Номер таможенной декларации», то его нужно заполнять в случае реализации товара нероссийского происхождения.

Перейдем к графе «Номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей». Из потенциальных недостатков ее заполнения можно отметить отсутствие даты и номера платежки. Также иногда можно увидеть упоминание только об одном платеже, хотя фактически их было несколько, либо вместо информации об авансовом платеже есть сведения о счете, накладной и прочее.

В Налоговом кодексе сказано, что дата и номер платежного поручения на счете-фактуре должны быть (подп. 4 п. 5 ст. 169 НК). Заменять же данные об авансовых платах информацией о счете или накладной также не рекомендуется. Cчет и накладная не являются платежными документами, поэтому считается, что такой счет-фактура оформлен с нарушением норм Налогового кодекса. При отсутствии информации об авансовом платеже невозможно сделать вывод об оплате товара таким образом, значит, данные счета-фактуры не могут являться основанием для вычета НДС. Внешний вид

Комбинированное исполнение. Иногда можно встретить счета-фактуры, заполненные наполовину печатным шрифтом, наполовину от руки. Из пункта 14 Правил следует, что так вполне можно делать. Лишь бы не нарушалась последовательность расположения, содержания и числа показателей, утвержденных в типовой форме счета-фактуры. Внесенные от руки изменения и исправления ошибок должны быть заверены печатью и подписью руководителя.

Подписи. На счете-фактуре можно иногда увидеть одинаковые подписи с разными расшифровками; кто-то расписался за руководителя, а расшифровки нет; стоит факсимиле вместо подписи и другие варианты на эту тему.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем и главбухом организации или лицом, уполномоченным на то приказом или доверенностью (письмо ФНС от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8). Это предусмотрено формой документа.

О возможности использования факсимиле есть различные точки зрения — как у проверяющих, так и у чиновников. В постановлении ФАС Московского округа от 28 мая 2003 г. № КА-А40/2727-03 указано: «Налоговым законодательством и законодательством о бухгалтерском учете не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры. Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи, поскольку факсимиле, согласно определению, данному в толковом словаре, — это клише, печать, воспроизводящая собственноручную подпись какого-либо лица». В то же время, в письме Минфина от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042 отмечено, что использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. При этом письмом установлен запрет на использование факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности. Также необходимо иметь в виду, что законодательством о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не предусмотрено использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

С расшифровками подписей руководителя и главбуха особых проблем не будет. Их отсутствие не может служить основанием для отказа в налоговых вычетах. К такому выводу пришел ФАС Московского округа в постановлении от 30 августа 2005 г. № КА-А41/8169-05. Решение суда аргументировано тем, что в налоговом законодательстве нет прямого указания на необходимость расшифровки подписи.

Более грубые ошибки, когда в двух счетах-фактурах от одной организации поставлены четыре разных подписи или при указании в расшифровке одних и тех же фамилий поставлены одинаковые подписи с разными расшифровками без представления распорядительных документов или доверенности. Многое можно исправить

Если в ходе камеральной проверки инспектор обнаружит нарушения в оформлении счета-фактуры, то он обязан сообщить об этом компании и потребовать внести изменения (ст. 88 НК). Налогоплательщик, в свою очередь, вправе организовать внесение исправлений в счет-фактуру его предъявителем (поставщиком) или заменить его на правильный. Если представители организации не захотели этого делать (или не успели в установленный срок) — только тогда налоговый орган может лишить фирму вычетов.

Порядок внесения исправлений в счета-фактуры регулируется пунктом 29 Правил. Не подлежат регистрации в Книге покупок и Книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. За соблюдением этого порядка проверяющие следят очень внимательно. Если они примут к вычету суммы НДС, указанные в исправленном счете-фактуре, то датой предъявления НДС к вычету будет считаться день внесения исправлений. Но пени и «уточненки» в отчетности по налогу на добавленную стоимость плательщику не грозят. Такой вывод можно сделать из письма Минфина от 26 июля 2005 г. № 03-04-11/178.

В. Корбут