Оформим перевозку грузов по всем правилам

А. Ильина, эксперт ПБ

При автомобильных перевозках компании обязаны применять товарно-транспортные накладные. Как их заполнить? Какие еще документы нужно приложить, дабы не навлечь на себя немилость проверяющих?

Прикреплённый файл (38 Kb)

Чтобы грамотно отправить груз, понадобятся, во-первых, путевой лист – без него водитель не вправе трогаться с места, а во-вторых, товарно-транспортная накладная – форма № 1-Т (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). О первом документе «Практическая бухгалтерия» писала в № 5 за 2006 год (стр. 26). Теперь поговорим о товарно-транспортных накладных (ТТН).

Зачем нужна ТТН

Документ оформляют, когда доставку покупателю приобретенного товара осуществляет компания-перевозчик. Товарно-транспортная накладная выполняет несколько функций. Она подтверждает заключение договора перевозки груза (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Продавец на основании ТТН списывает товарно-материальные ценности, а покупатель приходует их (сведения берут из товарного раздела накладной). По данным транспортного раздела ТТН проводят расчеты между перевозчиком и отправителем товара (стоимость услуг), а также расчет заработной платы водителя. Документ нужен шоферу в пути еще и для того, чтобы подтвердить правомерность перевозки перед сотрудниками МВД, чтобы доказать, что груз не украден.

В инструкции Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30 ноября 1983 г. «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом» (далее – Инструкция) сказано, что ТТН – это единственный документ, на основании которого можно производить все вышеперечисленные действия. Согласны с этим и чиновники налоговой службы (письмо МНС России от 22 апреля 2004 г. № 22-2-16/757).

На практике не всегда удается заполнить все позиции транспортного раздела документа. Особенно в части расчетов за услуги транспортной компании. Тогда подписывают акт (отчет грузоперевозчика) об оказании услуг по доставке. Или же составляют отчет в произвольной форме (например, с указанием продолжительности работы транспортного средства в часах). Но без товарно-транспортной накладной эти документы не будут считаться подтверждением расходов на транспортировку товара (как того требует п. 1 ст. 252 НК РФ) ни у перевозчика, ни у того, кто заказывал перевозку.

Особенности документооборота

Грузоотправитель (продавец) заполняет накладную на каждую поездку автомобиля для каждого покупателя в отдельности (п. 10 Инструкции). Если на одной машине одновременно перевозят несколько грузов разным клиентам, то документ оформляют для каждого получателя.

ТТН выписывают в четырех экземплярах:

первый остается у продавца;

второй предназначен для покупателя;

третий и четвертый передают автотранспортной организации.

Перед отправкой груза продавец должен передать водителю второй, третий и четвертый экземпляры накладной. С этого момента считается, что товар отгружен со склада.

После того, как груз доставлен, шофер передает накладные покупателю. Бумаги подписывает материально ответственный представитель получателя груза, принявший продукцию. Он заверяет их печатью (штампом) своей фирмы. После этого третий и четвертый экземпляры отдают водителю. Тот возвращает их в бухгалтерию транспортной организации. А бухгалтер, в свою очередь, на основании ТТН рассчитывает заработную плату шофера и выставляет счет за услуги, оказанные отправителю товара.

Тонкости заполнения

При заполнении ТТН особых проблем не возникает. Однако есть некоторые моменты, которые требуют внимания. Так, графы «Номер прейскуранта и дополнения к нему», «Артикул или номер по прейскуранту» заполняют, если продавец утверждает цены на товары в спецпрейскуранте и присваивает товарам определенный артикул. Однако заполнение этих граф не является обязательным.

В строке «Наценка, %» указывают процент торговой надбавки, установленной продавцом. Эту графу заполняют только торговые организации.

В транспортном разделе накладной продавец указывает дату доставки груза, наименование автотранспортной компании, пункты погрузки и разгрузки, перечень товаросопроводительных документов (например, накладная (в тех случаях, когда она нужна), сертификат качества), вид упаковки товаров.

Графы 20–44 заполняют водитель и бухгалтер организации-перевозчика. Здесь указывают километраж пробега автомобиля, время простоя, расценки на транспортные услуги. В столбце 26 «С клиента» графы «За транспортные услуги» указывают общую стоимость транспортных услуг. В этой же графе, но в столбце 27 «Причитается водителю» записывают сумму заработной платы, начисленной шоферу за перевозку груза.

Если в ТТН нельзя перечислить все наименования и характеристики перевозимых грузов, к ней можно приложить товарную накладную (форма ТОРГ-12, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»). В незаполненных строках товарно-транспортной накладной следует написать, что в качестве товарного раздела прилагается ТОРГ-12, без которой ТТН недействительна. Также нужно указать номер и дату товарной накладной. Аналогичным образом поступают и с другими документами (железнодорожными накладными, сертификатами, удостоверениями, свидетельствами).

Для удобства складского учета в товарно-транспортной накладной можно выделить НДС. Законодатели не запрещают вносить дополнительные реквизиты (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20). Правда, руководителю необходимо издать соответствующий приказ.

Заполняем справку о спирте

Если компания производит или реализует спиртосодержащую продукцию (алкогольные напитки, моющие средства, в которых содержится спирт и т. д.), то ей нужно заполнять справку на этиловый спирт, алкогольную и спиртосодержащую продукцию к товарно-транспортной накладной (подп. 3 п. 1 ст. 10.2 Закона от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции»). Правила ее оформления утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2005 № 864 (далее – Правила).

Указанная справка состоит из двух разделов. Раздел «А» заполняет организация-изготовитель, раздел «Б» заполняют при каждой последующей реализации (передаче). Это делает последний собственник товара. Если производитель реализует партию, которая состоит из различных наименований продукции, нужно составить одну справку на весь товар. При этом в строке «Наименование продукции» указывают название каждого вида продукции в партии (п. 6 Правил).

Заметим, что в Правилах говорится только об оптовой продаже спиртосодержащей продукции. Однако и тем фирмам, которые торгуют в розницу, необходимо заполнять такую справку. Ведь за ее отсутствие инспекторы могут оштрафовать предприятие и его директора на сорок – пятьдесят тысяч рублей и на четыре – пять тысяч рублей соответственно. При этом товар будет конфискован (п. 2 ст. 14.16 КоАП РФ). Форму справки мы приводим на стр. 60.

Следует отметить, что кроме общей формы товарно-транспортной накладной существуют еще и специализированные. К примеру, для сельского хозяйства предусмотрены ТТН практически на все виды производимой продукции. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 29 сентября 1997 г. № 68. При международных перевозках используется СМR, при междугородних – форма 1-ТМ. О них мы расскажем в следующих номерах.

это важно

Контрагенты нередко заключают договоры поставки, согласно которым покупатель должен самостоятельно вывезти товар со склада (самовывоз). В этом случае налоговики могут не признать произведенные транспортные расходы без товарно-транспортной накладной. Однако на стороне компаний судьи. Они утверждают, что для оприходования товаров ТТН оформлять не нужно. Для этого достаточно будет товарной накладной (форма ТОРГ-12). Такое мнение арбитры выразили в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 января 2006 г. по делу № А19-14266/05-30-Ф02-6830/05-С1 и ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2006 г. по делу № А56-13531/2005.

это важно

Поправки, которые внесены постановлением Правительства РФ от 16 июня 2006 г. № 379, несколько изменили форму справки на этиловый спирт, алкогольную и спиртосодержащую продукцию, которая прилагается к товарно-транспортной накладной. Из нее исключены графы, предназначавшиеся для указания сведений о маркировке произведенной и реализуемой продукции федеральными специальными марками. Вместе с тем, информация о наименовании продукции будет указываться не только в разделе «А», но и в разделе «Б».