Внутреннее нормативно-правовое регулирование в компании

Наталья Петрыкина

В соответствии со ст. 8 Трудового кодекса РФ работодатель в пределах компетенции, предоставленной ему законом, вправе разрабатывать и применять локальные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения внутри компании и распространяющиеся на всех ее работников. Эти документы конкретизируют установленные Трудовым кодексом права и обязанности, но не могут снижать объем гарантий, предоставленных им.

Коллективный трудовой договор

Под коллективным договором, согласно ст. 40 ТК РФ, понимается двусторонний нормативный правовой акт, заключаемый между работодателем и всеми работниками организации в лице их представителей и регулирующий социально-трудовые отношения в организации. Цель этого документа – установить общие принципы взаимоотношений персонала и работодателя. Структура и содержание коллективного трудового договора определяются его сторонами. Как правило, договор включает обязательства организации по оплате труда, предоставлению пособий и компенсаций, обеспечению занятости сотрудников и их переобучению, улучшению условий и охраны труда, оздоровлению и отдыху. При подготовке документа в качестве образца можно использовать Макет коллективного трудового договора от 06.11.2003, утвержденный Минтруда РФ.

Коллективный договор может заключаться как в целом по организации, так и в отношении ее обособленных подразделений. Процедура разработки и принятия коллективного трудового договора установлена в Законе РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.1992 № 2409-1. Коллективный договор вступает в силу со дня его подписания или со дня, специально обозначенного в тексте документа, и действует не более 3 лет. В течение 7 дней после подписания документ должен быть направлен на уведомительную регистрацию в уполномоченный госорган. Работодатель обязан знакомить с этим документом под расписку каждого нанимаемого сотрудника.

Обратите внимание, что заключение коллективного договора является обязательным, только если этого потребовала одна из сторон трудовых отношений. Об этом ясно свидетельствует анализ ст. 36 ТКРФ и ст. 6 и 10 Закона №2409-1. В остальных случаях заключение коллективного трудового договора не является обязательным, что бы по этому поводу не говорили представители проверяющих органов. Привлечение к административной ответственности работодателя за отказ или уклонение от заключения коллективного трудового договора возможно только при наличии письменного уведомления о начале переговоров по заключению коллективного трудового договора со стороны работников (ст. 5.28, 5.29, 5.30 КоАП РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – Правила) разрабатываются работодателем и утверждаются представительным органом работников. Если Правила являются приложением к коллективному трудовому договору, то создаются и утверждаются они аналогично коллективному трудовому договору и не могут действовать более трех лет. Правила обязательны для всего персонала организации, в том числе для совместителей, сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего дня и внештатно. Правила устанавливают порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы и время отдыха; применяемые меры поощрения и взыскания. В Правила можно включить также перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска этой категории персонала, день выплаты заработной платы и др.

Следите, чтобы порядок приема и увольнения работников, закрепляемый в Правилах, соответствовал нормам ТК, и помните, что любые нововведения возможны только в рамках этих норм и не могут ограничивать права работника, предоставленные ему ТК. Закрепляя в Правилах права, обязанности и ответственность сторон, руководствуйтесь положениями ст. 21 и 22 ТК РФ.

При составлении правил можно руководствоваться такой последовательностью действий:

Установите время начала и окончания рабочего дня, перерыва для отдыха и питания, выходные дни. Помните, что продолжительность рабочего времени должна быть не более (но может быть менее) 40 часов в неделю.

Укажите категории работников, для которых вводится ненормированный рабочий день, и установите продолжительность предоставляемого им дополнительного оплачиваемого отпуска. Закрепите суммированный учет рабочего времени для тех категорий работников, для которых ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена, и порядок предоставления и продолжительность отпусков.

Разработайте и опишите детальный комплекс мер поощрения и взыскания работников, включая премирование и депремирование. Обязательно продублируйте нормы о премировании в трудовом или коллективном договоре, так как это позволит сократить издержки при выплате налога на прибыль.

Штатное расписание, положения о структурных подразделениях и должностные инструкции

Штатное расписание – обязательный для компании документ. В нем отражается численность персонала, сетка должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации и сведений о количестве штатных единиц. Наименования должностей и специальностей устанавливаются работодателем самостоятельно, однако следует иметь в виду, что некоторые должности и специальности предполагают предоставление льгот или, наоборот, введение неких ограничений. В этом случае рекомендуется указывать их наименования в соответствии с утверждаемыми правительством квалификационными справочниками. Документ подписывается главным бухгалтером и руководителями структурных подразделений, утверждается приказом руководителя. Форма штатного расписания принята постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Как и коллективный трудовой договор, штатное расписание может быть единым по всей организации или составляться для каждого структурного подразделения в отдельности.

Положения о структурных подразделениях регулируют порядок деятельности последних. В данный документ следует включать наряду с наименованием подразделения и именем руководителя штатный состав подразделения; подробный перечень выполняемых функций, виды и способы их осуществления; вопросы координации с другими отделами; порядок и формы отчетности. Положения о структурных подразделениях не являются обязательным документом.

Должностные инструкции также не являются обязательными, поскольку их содержание вполне может быть закреплено в трудовом договоре или положении о структурном подразделении. В должностной инструкции устанавливаются: требования к профессиональной подготовке и опыту работы; условия труда; подробный перечень прав и обязанностейработника, выполняющего те или иные функции; способы, методы, сроки и периодичность выполнения работы; ответственность, подотчетность и порядок взаимодействия с другими должностными лицами и структурными подразделениями компании. Работодатель обязан ознакомить с должностной инструкцией работника под роспись.

Обратите внимание, что внесение изменений в должностную инструкцию означает изменение прав и обязанностей сотрудника, то есть существенных условий трудового договора, что без письменного согласия работника невозможно. Однако в некоторых случаях, предусмотренных ст. 73 ТК РФ, работодатель имеет право на подобные действия, но и в этом случае трудовая функция должна остаться прежней.

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда представляет собой документ, регулирующий порядок начисления и выдачи заработной платы. В нем обычно отражаются системы и нормы оплаты труда, размеры должностных окладов и надбавок; порядок и размеры удержаний из заработной платы; форма расчетного листка; порядок оплаты работы в особых условиях; порядок выплаты различных компенсаций; порядок, место и сроки выдачи заработной платы. В положение об оплате труда можно включать и нормы о премировании (депремировании), обозначив условия и периодичность выплаты премий, а также порядок расчета премиальных сумм.

Положение о коммерческой тайне

В российских компаниях относительно недавно начали заботиться об охране информации, представляющей коммерческий интерес для конкурентов, поэтому вопрос разработки положения о порядке работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну, является актуальным для многих организаций. Положение о коммерческой тайне должно регулировать три основные позиции: устанавливать круг сведений, подлежащих охране; порядок; ответственность за несоблюдение режима охраны. В положении должен быть закреплен список документов, содержащих коммерческую тайну. При этом нужно помнить, что существует перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну (ст. 5 ФЗ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ).

В положении нужно указать:

Место хранения документов

Описание системы доступа к документам (например необходимость оформления заявки)

Требование о регистрации всех работников, которые имели доступ к документам, с указанием даты и цели

Сведения об ответственном должностном лице, контролирующем выполнение этих требований

Ответственность за нарушение режима охраны

Требование о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну, в течение установленного срока для увольняющихся сотрудников

Положение о персональных данных сотрудников

Персональные данные – это сведения о лице, с помощью которых его можно идентифицировать, то есть то, что мы привыкли называть «паспортными данными», а также информация о семье, состоянии здоровья, предыдущем опыте и так далее. Трудовой кодекс в гл. 14 устанавливает особый режим сбора, обработки, хранения и передачи персональных данных работника. Ответствен за обеспечение этого режима работодатель. Для регламентации всех вопросов, связанных с охраной персональных данных сотрудников, принимается специальное положение.

Прежде всего, в нем должен быть закреплен перечень персональных данных, необходимых работодателю. Закон не содержит этого перечня, однако анализ норм ТК позволяет предположить, что в него могут входить все сведения личного характера, содержащиеся в документах, предоставляемых работником при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ). Далее, в положении нужно указать лицо, ответственное за сбор и обработку информации такого рода, место ее хранения, порядок и основания доступа к ней, а также процедуру уничтожения сведений в случае необходимости.

Особого внимания требуют нормы, регламентирующие сбор, обработку, обновление, хранение и передачу персональных данных. Так, они могут быть получены только от самого сотрудника, а если это невозможно, то с письменного согласия последнего у третьего лица. В положении должен быть закреплен круг лиц, имеющих право на доступ и работу с указанными сведениями. Также следует описать порядок обработки данных, в частности: запрет на сообщение третьей стороне без письменного согласия работника, использование в коммерческих целях, размещение в Интернете и средствах электронной связи.

Регламентация порядка передачи персональных данных должна предусматривать исключение только для уполномоченных госорганов, среди которых – налоговые и правоохранительные органы, пенсионный фонд, фонд социального страхования, федеральная инспекция труда. Кроме того, нужно установить порядок передачи персональных данных внутри компании, закрепив, кто из должностных лиц имеет право запрашивать такую информацию, каким образом она будет получаться, храниться и возвращаться.

В положении целесообразно описать процедуру доступа сотрудников к документам, содержащим их персональные данные, а также порядок реализации их правомерных требований об обновлении или уничтожении соответствующей информации.

Разрабатывая положение о защите персональных данных работников, работодатель должен помнить, что лица, виновные в нарушении норм их охраны, могут понести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность согласно федеральным законам (ст. 90 ТК РФ).

Инструкции по охране труда

Коротко расскажем о порядке охраны труда в организациях. Ст. 212 ТК РФ устанавливает требование о наличии в организациях инструкций по охране труда работников. Разработкой этих документов и контролем над соблюдением содержащихся в них нормативов должны заниматься специальное должностное лицо / внутренняя служба либо сторонняя организация на договорной основе. Разработка инструкций производится в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 23.05.2000 № 399 и Постановлением Минтруда России от 17.12.2002 № 80 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда». Для каждой должности или специальности на основе вышеуказанных нормативных актов разрабатывается соответствующая инструкция, с которой работник должен быть ознакомлен под роспись. Если на предприятии имеется профсоюзный или иной представительный орган работников, то текст инструкций согласовывается с ним. Инструкции должны пересматриваться не реже одного раза в пять лет.

Мы рассмотрели все основные виды локальных нормативных актов, которые целесообразно разработать организации для регламентации своей внутренней деятельности. Некоторые их них являются взаимозаменяемыми, например, коллективный трудовой договор может включать в себя раздел об оплате труда и премировании, а содержание должностных инструкций можно перенести в трудовой договор. Большинство перечисленных документов являются необязательными. Безусловно, их разработка и принятие потребует времени и усилий,однако взамен сотрудники и работодатель получат четко работающий механизм обеспечения взаимных прав и обязанностей.