Товарно-транспортные накладные

А. Лучин, старший аудитор ООО «Нева-Аудит»

Итоги аудиторских проверок свидетельствуют о недостаточном внимании организаций к оформлению товарно-сопроводительных документов, в частности товарно-транспортных накладных. Между тем такие нарушения ведут к риску возникновения споров как с налоговыми органами, так и с органами внутренних дел, и могут значительно осложнить судебное разбирательство в случае недобросовестности партнеров по бизнесу.

Пригодится в работе...

Товарно-транспортная накладная необходима, когда для перевозки товара стороны нанимают автотранспортную организацию. Продавец на основании ТТН списывает товар с баланса в момент установленного договором поставки (купли-продажи) перехода права собственности. Грузоотправитель производит списание товара со своего склада, получатель груза приходует товарно-материальные ценности. Транспортная организация производит расчет стоимости своих услуг. Для водителя грузоперевозчика товарно-транспортная накладная – основание для перевозки груза, необходимое для предъявления сотрудникам органов внутренних дел.

Часто на практике с автотранспортной организацией подписывается акт (отчет грузоперевозчика) об оказании услуг по доставке товара либо составляется любой отчет в произвольной форме (например, с указанием работы транспортного средства в течение дня в часах). Но наличие подобных документов при отсутствии товарно-транспортных накладных не может считаться достаточным основанием для включения расходов на транспортировку товара в состав расходов для целей налогообложения. Это подтверждает инструкция «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом»: при перевозке груза товарно-транспортная накладная – единственный документ, на основании которого продавец может списать товарно-материальные ценности, а покупатель – их оприходовать. Аналогичные требования содержатся в Уставе автомобильного транспорта РСФСР. Также товарно-транспортная накладная позволяет идентифицировать перевезенный товар и подтвердить экономическую целесообразность произведенных расходов.

В соответствии с Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А в соответствии с постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 именно товарно-транспортная накладная предназначена для учета товарно-материальных ценностей при их перевозке автотранспортом.

Таким образом, у налоговых органов более чем достаточно оснований для аргументирования в суде своих претензий к отсутствию товарно-транспортных накладных.

...и в суде

Качественно составленная товарно-транспортная накладная, с максимально заполненными реквизитами, отражающая отгрузку товара, перевозку и передачу грузополучателю, заверенная печатями всех участвующих в экономических взаимоотношениях субъектов, является весомым аргументом в суде в случае возможных разбирательств, связанных с коммерческой деятельностью, таких, например, как несвоевременная поставка или даже доказательство самого факта поставки товара.

Единственный случай, когда суды при отсутствии товарно-транспортной накладной становятся на сторону налогоплательщика, это ситуация самовывоза покупателем товара со склада поставщика с оформлением только товарной накладной по унифицированной форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78.

Следует указать и на возможные сложности, которые могут возникнуть в предъявлении к вычету НДС по поставленным без товарно-транспортной накладной товарам, поскольку нарушение установленного порядка приема товаров может трактоваться налоговыми органами как отсутствие основания для их оприходования, а соответственно и отсутствие основания для вычета НДС.

Составляем правильно

Бланк товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) утвержден постановлением Госком- стата от 28 ноября 1997 г. № 78. ТТН выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах, хотя по согласованию сторон документ может составляться перевозчиком.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и подтверждает списание товарно-материальных ценностей, второй – сдается водителем грузополучателю и служит для оприходования товарно-материальных ценностей, третий и четвертый остаются у владельца автотранспорта. Один из них остается у организации-перевозчика для расчета и подтверждения стоимости автотранспортных услуг, четвертый возвращается продавцу для подтверждения доставки товара грузополучателю, являясь экономическим основанием подтверждения расходов по доставке товара.

Товарно-транспортная накладная составляется для каждого покупателя на каждую поездку автомобиля. При перевозке нескольких грузов на одном автомобиле разным покупателям необходимо выписывать товарно-транспортные накладные в таком количестве, чтобы каждому покупателю был передан груз с экземпляром накладной. В случае, когда на автомобиле в течение смены перевозятся однородные грузы в адрес одного покупателя на одно и то же расстояние, можно оформить одну товарно-транспортную накладную на всю работу смены.

Форма ТОРГ-12 может прикладываться к товарно-транспортной накладной в качестве приложения, когда непосредственно в товарно-транспортной накладной невозможно перечислить все наименования и характеристики перевозимых грузов. В этом случае в ТТН следует отметить, что без формы ТОРГ-12 она недействительна. Также в товарно-транспортной накладной следует указать номер, дату выписки ТОРГ-12 , а кроме того, даты и номера других прилагаемых документов (железнодорожных накладных, лицензий, сертификатов). Следует отметить, что кроме общей формы существуют еще специализированные формы товарно-транспортных накладных, например при международных перевозках (форма № 1-ТМ), при перевозках зерна, спирта, нефти и т. д.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов – товарного и транспортного. Товарный раздел предназначен для отправителя и получателя груза. Транспортный же раздел – для автотранспортного предприятия.

Как отмечалось выше, выписывает ее, причем сразу в четырех экземплярах, представитель грузоотправителя, за которым закреплена такая обязанность, например бухгалтер или кладовщик. Затем документы передаются на подпись руководителю и главному бухгалтеру или иному лицу, которому это поручено (по приказу руководителя). В этом случае обязательна расшифровка подписи ответственного лица.

Далее заполняют остальные графы товарного раздела. При этом представитель грузоотправителя следит за отгрузкой товара и удостоверяет ее в накладных своей подписью и печатью фирмы.

Водитель автотранспортного предприятия также расписывается во всех товарно-транспортных накладных, подтверждая то, что принял ценности, и забирает три из четырех экземпляров. В этот момент товар считается отгруженным, и бухгалтерия грузоотправителя может списать его со склада.

Доставив груз по назначению, водитель отдает товаросопроводительные документы представителю покупателя, который ставит на всех трех экземплярах накладной свою подпись и печать предприятия.

После разгрузки один экземпляр передается в бухгалтерию грузополучателя. Там отражают в учете поступление товара.

Далее водитель возвращает в свою организацию оставшиеся два экземпляра товарно-транспортных накладных. В одном из них бухгалтер автотранспортного предприятия расписывает, какой объем работ выполнил водитель, и начисляет ему зарплату. Другой экземпляр служит основанием для счета, который транспортная компания выставит заказчику перевозки и который подтверждает факт выполнения обязательств по доставке.

Подводя итог и учитывая, что зачастую в хозяйственных отношениях с привлечением к грузоперевозке сторонних организаций может участвовать значительное число юридических лиц, например продавец, грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и покупатель, рекомендуем для минимизации возможных рисков возникновения споров как с налоговыми органами, так и с контрагентами, порядок передачи товаров с описанием его документального оформления отражать в договоре поставки. А в случае необходимости вводить дополнительные реквизиты в форму товарно-транспортной накладной, не забывая утверждать такие изменения в приложении к учетной политике организации.

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.