Подвезти на работу без груза налогов

Л.В. Раголов, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Если организация обеспечивает своим сотрудникам проезд до места работы, то такие расходы ей придется облагать налогом на доходы физлиц и ЕСН. Именно такое указание дал Минфин в своём недавно опубликованном письме. Однако у фирм все же осталась возможность его обойти.

Авто до работы – в доход сотрудника

Все доходы, полученные физическим лицом как в денежной, так и в натуральной форме, необходимо облагать НДФЛ. Из этого правила есть исключения. Во-первых, список необлагаемых доходов приведен в статье 217 Налогового кодекса. Это, к примеру, возмещение расходов работников, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей. Во-вторых, при расчете налога нужно определить, можно ли оплату тех или иных расходов посчитать экономической выгодой сотрудника. Если такой вывод сделать нельзя, то и налог начислять не надо. Рассмотрим случаи, когда оплату проезда включают в базу по налогу на доходы физических лиц, а когда – нет.

В письме Минфина от 18 мая 2006 г. № 03-05-01-04/128 речь идет о работниках, которые постоянно находятся в разъездах. Например, курьер. Фирма оплачивает им стоимость проездного билета или выдает определенную сумму под отчет. В любом случае считать эту компенсацию экономической выгодой сотрудника нельзя. Возмещение таких расходов вызвано характером их работы и напрямую связано с выполнением ими должностных обязанностей. Следовательно, удерживать налог с такой компенсации не нужно.

При этом право не начислять налог на доходы физлиц должно быть документально подтверждено. Прежде всего составляют приказ об утверждении списка сотрудников, работа которых носит разъездной характер. В приказе необходимо указать, что работник не обеспечен служебным транспортом и пользуется общественным. Кроме того, характер работы подтверждают должностной инструкцией. Рекомендации по составлению этих документов есть, например, в письме УМНС по г. Москве от 27 июня 2003 г. № 28-07/34871.

Кстати, то же самое касается и расходов, связанных с оплатой проезда к месту служебной командировки и обратно. Если работник предоставит организации билеты или другие проездные документы, подтверждающие его расходы, то с суммы возмещения проезда налог на доходы физлиц не удерживают.

В другом письме говорится о тех организациях, которые предоставляют сотрудникам бесплатный транспорт для их доставки к месту работы и обратно. Оплаченный фирмой проезд в данном случае не связан с выполнением каких-либо должностных обязанностей работниками. Поэтому налицо экономическая выгода. Однако если сотрудники не могут добираться до работы общественным транспортом (например, в городе нет необходимого рейсового маршрута автобуса), то расходы на их проезд налогом не облагают. Как сказано в письмах Минфина от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435 и от 1 июня 2006 г. № 03-05-01-04/142, в данной ситуации оплату их проезда нельзя считать «экономической выгодой».

Неразбериха с ЕСН

Начисление единого соцналога также зависит от ряда факторов. Как и в случае с НДФЛ имеет значение характер работы сотрудника. Решение аналогичное. Компенсацию проезда до работы и обратно облагают единым соцналогом (п. 1 ст. 237 НК). Но если можно доказать, что фирма возмещает проезд сотрудникам, которым по роду деятельности необходимо пользоваться городским транспортом, то этот налог не начисляют. Документы, которые это подтверждают те же, что и в случае освобождения от уплаты налога на доходы физических лиц. Такая позиция чиновников представлена в письме Минфина от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112.

Правда, единого мнения по поводу того, правомерно ли не начислять на такие компенсации ЕСН, нет. Ранее финансовое ведомство придерживалось прямо противоположной точки зрения (см., например, письмо Минфина от 16 ноября 2001 г. № 04-04-07/192). Судебные арбитры считают, что если организация компенсирует проезд, связанный с выполнением сотрудниками своих обязанностей, ЕСН начислять не требуется. (Постановление ФАС по Центральному округу от 26 января 2004 г. № А48-2775/03-2).

Также при определении базы по единому социальному налогу принципиальным является то обстоятельство, предусмотрена или нет доставка сотрудников к месту работы и обратно в трудовом (коллективном) договоре. Если в контракт включен пункт об обязательной оплате (или обеспечении) проезда, то такие расходы:

– уменьшают облагаемую прибыль фирмы;

– облагаются ЕСН.

Если в договоре не говорится об обязанности фирмы компенсировать или обеспечивать стоимость проезда, то и уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму данных затрат нельзя. Но при этом на сумму таких расходов не придется начислять ЕСН.

Добавим, что взносы на обязательное пенсионное страхование начисляют на те же выплаты, что и ЕСН (Закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»). Иначе говоря, взносы придется уплатить в бюджет с компенсации проезда до места работы и обратно, выплата которой не обусловлена должностными обязанностями сотрудника, но оговорена в трудовом контракте с ним.

Что же выгоднее фирме: указать в договоре обязанность компенсировать проезд, списать данные расходы в уменьшение облагаемой прибыли, но заплатить ЕСН, или не предусматривать в контракте такое возмещение?

Рассмотрим это на примере.

Пример

ЗАО «Мабс» организует своим сотрудникам бесплатную доставку от центра города до места работы и обратно. За прошедший месяц транспортные расходы, связанные с доставкой работников, составили 6000 руб. Налогооблагаемая прибыль фирмы за этот же период равна 150 000 руб.

Ситуация 1. В трудовые договоры включают пункт об обязанности ЗАО «Мабс» обеспечивать работников транспортом.

В этом случае бухгалтер ЗАО «Мабс» сделает проводки:

Дебет 26 Кредит 76

– 6000 руб. – учтены расходы на проезд;

Дебет 26 Кредит 68, 69

– 1560 руб. (6000 руб. х 26%) – начислены ЕСН и пенсионные взносы;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 780 руб. (6000 руб. х 13%) – начислен НДФЛ со стоимости проезда.

Налог на прибыль составит:

(150 000 руб. – 6000 руб. – 1560 руб.) х 24% = 34 185 руб.

Итого в бюджет и Пенсионный фонд будет перечислено:

1560 руб. + 34 185 руб. = 35 745 руб.

Ситуация 2. В договорах с работниками нет условия об оплате проезда.

В учете будут сделаны такие записи:

Дебет 91-2 Кредит 73

– 6000 руб. – учтены расходы на проезд (без уменьшения облагаемой прибыли);

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 780 руб. (6000 руб. х 13%) – начислен НДФЛ со стоимости проезда.

Единый социальный налог и пенсионные взносы при этом платить не надо.

Налог на прибыль составит:

150 000 руб. х 24% = 36 000 руб.

Соответственно в бюджет будет перечислена только эта сумма.

В результате получается, что включить в трудовой или коллективный договор обязанность оплачивать проезд выгоднее. В данном примере экономия платежей в бюджет составила 255 руб. (36 000 – 35 745).

Однако следует помнить, что, включив в договор условие о компенсации за проезд, фирма берет на себя ряд дополнительных обязательств. Оплачивать дорогу или предоставлять бесплатный транспорт придется каждый месяц, а не от случая к случаю. Поэтому если оплата проезда носит временный характер, то лучше не упоминать о ней в контракте.