Головное и обособленные подразделения: как строить отношения

Владимир ФЕДОРОВИЧ, эксперт «ПБУ»

Организация бухгалтерского учета фирм, имеющих обособленные структурные подразделения, зависит от структуры полномочий, которыми они наделены головным подразделением.

Напомним, что под обособленными подразделениями юридического лица понимаются представительства и филиалы.

Представительство - это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

Филиал - обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Создавшее их юридическое лицо наделяет их также и имуществом. Они действуют на основании утвержденных им положений. Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица (ст. 55 ГК РФ).

Иные обособленные подразделения, находящиеся вне места расположения фирмы, могут создаваться приказом руководителя организации.

В документах, регламентирующих деятельность обособленного подразделения, обычно указывается и способ ведения бухгалтерского учета. Ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности обособленного подразделения может осуществляться:

головным подразделением на основе первичных документов, оформляемых в подразделении обособленном;

самостоятельно обособленным подразделением с формированием обособленного баланса.

Первый вариант ведения бухгалтерского учета возможен при условии полного сбора и передачи в обусловленное время первичных документов из обособленных подразделений в головное. Применяется он в случаях, если обособленное подразделение совершает небольшое количество хозяйственных операций.

Если обособленное подразделение ведет значительное количество операций, в том числе и реализации товаров (работ, услуг), то ему обычно поручается самостоятельно вести бухгалтерский учет с оформлением обособленного баланса.

Известно, что бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных структурных подразделений, в том числе выделенных на отдельные балансы (п. 33 Положения по бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ; утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Поэтому головное подразделение помимо ведения учета хозяйственных операций, непосредственно осуществляемых им, формирует финансово-хозяйственных результат деятельности организации в целом и её бухгалтерскую отчетность. Это осуществляется путем суммирования показателей, внесенных в собственные учетные регистры и регистров обособленных подразделений.

Как было сказано выше, организация наделяет имуществом обособленные подразделения. Операции по перераспределению имущества между головным и обособленными подразделениями, между ними самими, а также при формировании себестоимости продукции (работ, услуг), производимой несколькими филиалами организации, отражаются одновременно бухгалтерскими службами обеих сторон. Первичные документы по взаиморасчетам головного подразделения с обособленными или между ними должны оформляться в соответствии с требованиями статьи 9 закона о бухучете.

Таким образом, построение системы бухгалтерского учета организации, имеющей обособленные структурные подразделения, осуществляется на основе:

единства учетной политики организации в целом;

отражения хозяйственных операций обособленных подразделений в их бухгалтерском учете с последующим их учетом у головного;

установленной системы документооборота между головным и обособленными подразделениями, а также между обособленными подразделениями организации;

периодической корректировки и увязки показателей бухгалтерского учета обособленных подразделений и организации в целом, проводимой головным подразделением по результатам анализа данных внутренней бухгалтерской отчетности.

Учетная политика

Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются всеми филиалами, представительствами и иными обособленными подразделениями организации, включая и выделенные на отдельный баланс, независимо от их места нахождения (п. 10 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»).

При ее формировании следует предусмотреть необходимость ведения внутрихозяйственных расчетов с входящими в ее структуру обособленными подразделениями.

В частности, в учетной политике следует регламентировать положения по организации учета, вызванные наличием обособленных структурных подразделений, а именно:

порядок ведения аналитического учета имущества: в целом по организации и по местам его использования (хранения);

место формирования себестоимости продукции, работ и услуг (в головном офисе или в обособленных подразделениях);

порядок учета наличных денежных средств в обособленных структурных подразделениях и обеспечение единства кассы организации.

Приобретение имущества для обособленных подразделений может осуществляться:

головным подразделением с дальнейшей передачей его обособленным подразделениям;

непосредственно обособленными подразделениями при предоставлении им таких полномочий.

В первом случае приобретаемое имущество непосредственно отражается в аналитическом учете головного подразделения на основании полученных от поставщиков первичных учетных документов (актов, товарных накладных и т. п.). В бухгалтерском учете обособленных подразделений, в которые оно в дальнейшем передается, имущество отражается на основании документов на его прием-передачу из головного.

Если актив приобретен обособленным подразделением, то вначале он отражается на соответствующих счетах подразделения. Затем стоимостные характеристики приобретенного имущества передаются головному подразделению для отражения в аналитическом учете.

Первый вариант позволяет головному подразделению оперативно контролировать поступление имущества. При втором же ускоряется процесс оприходования имущества, используемого обособленными подразделениями - правда, за счет ослабления контроля со стороны головного подразделения. Ведь информация о приобретенном имуществе поступает к головному только в сроки получения внутренней бухгалтерской отчетности.

Первым способом можно воспользоваться при приобретении основных средств и нематериальных активов. Их состав определяет основу производственного потенциала организации и подвержен периодическим изменениям меньше, чем остальное имущество.

Второй метод больше подходит для учета материально-производственные запасов с их значительной номенклатурой и коротким временем использования в производственном процессе.

Часто в технологическом процессе выпуска товаров (выполнения работ, оказания услуг) участвуют несколько обособленных подразделений. В этом случае стоит формировать себестоимость в том обособленном подразделении, которое фактически завершает такие процессы. Ему же передаются расходы подразделений, задействованных в начале технологической цепочки.

Формирование себестоимости возможно и в головном подразделении, если оно непосредственно осуществляет какие-либо прямые производственные затраты. Например, если в головном подразделении осуществляется сборка продукции из комплектующих узлов, произведенных обособленными подразделениями.

Но если головное подразделение выполняет исключительно административно-управленческие функции, то возлагать на формирование себестоимости нецелесообразно.

Отметим, что себестоимость по одному конкретному заказу (продукции, работе, услуге) следует формировать только в одном из обособленных подразделений.

Если обособленное подразделение непосредственно осуществляет реализацию товаров (работ, услуг), то за ним целесообразно закрепить обязанность по определению финансового результата по таким операциям. Если же подразделение, участвуя в технологическом процессе выпуска товаров (выполнения работ, оказания услуг), выполняет отдельную его часть, но не осуществляют их продажу, то возлагать на них такую обязанность не следует. Их затраты передаются подразделению, производящему реализацию. Полученные ими доходы и связанные с этими доходами расходы могут передаваться головному подразделению.

Обособленные подразделения, в которых формируется себестоимость товаров (работ, услуг) и которые определяют финансовый результат по их реализации, могут быть указаны в учетной политике организации.

Каждая организация должна иметь кассу и вести только одну кассовую книгу по установленной форме (см. Порядок ведения кассовых операций в РФ; утв. решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40, далее - порядок). Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера (п. 3, 22 и 23 порядка). При этом для организаций, имеющих филиалы и иные обособленные подразделения, упомянутый порядок исключений не устанавливает.

Планом счетов предусмотрена возможность открытия субсчета 2 «Операционная касса» к счету 50 «Касса». Инструкция по применению Плана счетов рекомендует вести этот субсчет при необходимости.

Таким образом, в учетной политике следует обосновывать невозможность выполнения требовании порядка по ведению одной кассовой книге в организации. При этом в ней указывается, что в каждое обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс, имеет кассу и ведет кассовую книгу.

Организация может иметь в кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителем фирмы (п. 5 порядка). Поэтому необходимо принять решение, каким образом формировать заявку для установления этого лимита.

Возможно обращение каждого из обособленных подразделений в банк, в котором открыт у него расчетный счет, с обращением по установке лимита. Другой вариант: обращение головного подразделения с расчетом на установление лимита остатка кассы единого для всей организации. После этого устанавливаются квоты каждого обособленного подразделения в общем объеме. Установленные величины доводятся до обособленных подразделений распорядительным документом руководителя организации. Выбранный вариант по установке лимита отражается в учетной политике.

Одновременно с разработкой учетной политики обычно утверждается и рабочий план счетов организации. Если одно или несколько обособленных подразделений занимаются видами деятельности, существенно отличающимися от основного вида деятельности организации, то для них можно утвердить особый план счетов. Возможно использование своего рабочего плана счетов каждым из обособленных подразделений. В любом случае рабочий план счетов головного подразделения представляет собой совокупность всех рабочих планов счетов подразделений.

В рабочих планах счетов обособленных подразделений можно не предусматривать счета, на которых отражаются хозяйственные операции, находящиеся в исключительной компетенции учредителей организации или исполнительного органа. К таким счетам можно отнести счета:

75 «Расчеты с учредителями»;

80 «Уставный капитал»;

81 «Собственные акции (доли);

82 «Резервный капитал»;

83 «Добавочный капитал».

Независимо от разработанных рабочих планов счетов для головного и каждого обособленного подразделения в них обязательно должен использоваться балансовый счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

Расчеты между обособленными подразделениями

Согласно Инструкции по применению плана счетов счет 79 предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с филиалами, представительствами, отделениями и другими обособленными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы (внутрибалансовые расчеты). В частности, он используется для расчетов по выделенному имуществу, по взаимному отпуску материальных ценностей, по продаже продукции, работ, услуг, по передаче расходов по общеуправленческой деятельности, по оплате труда работникам подразделений и т. п. К этому счету могут быть открыты субсчета: 79-1 «Расчеты по выделенному имуществу» и 79-2 «Расчеты по текущим операциям».

Головное подразделение ведет аналитический учет по каждому обособленному подразделению, выделенному на отдельный баланс.

Пример 1

Головное подразделение передает обособленному автомобиль и материалы. Первоначальная стоимость транспортного средства 125 600 руб., сумма начисленной амортизации 24 780 руб., стоимость материалов – 69 250 руб.

В бухгалтерском учете головного подразделения передача указанного имущества сопровождается следующими записями:

Дебет 79-1 Кредит 01

- 125 600 руб. - списана первоначальная стоимость переданного в подразделение автомобиля;

Дебет 02 Кредит 79-1

- 24 780 руб. - списана сумма начисленной амортизации по переданному автомобилю;

Дебет 79-1 Кредит 10

- 69 250 руб. - переданы материалы в обособленное подразделение.

В бухгалтерском учете обособленного подразделения оприходование передаваемого имущества отразится следующим образом:

Дебет 01 Кредит 79-1

- 125 600 руб. - учтена первоначальная стоимость автомобиля, передаваемого головным подразделением;

Дебет 79-1 Кредит 02

- 24 780 руб. - отражена сумма начисленной амортизация по автомобилю;

Дебет 10 Кредит 79-1

- 69 250 руб. – оприходованы материалы, передаваемые из головного подразделения.

_______________________________________

Конец примера

Как было сказано выше, часто одно обособленное подразделение предает другому осуществленные им расходы.

Пример 2

Работник обособленного подразделения был направлен в командировку в головное для выполнения работ. В командировке он находился 7 рабочих дней. Величина среднедневного заработка работника 885,72 руб. По возвращению из командировки авансовый отчет работника утвержден на сумму 4960 руб.

В бухгалтерском учете подразделения расходы на командировку, заработная плата с начисленными на неё ЕСН и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве учитываются обособлено на счете 20 субсчет «Передаваемые расходы»:

Дебет 20 субсчет «Передаваемые расходы» Кредит 70

- 6200,04 руб. (885,72 руб./дн. х 7 дн.) - начислена заработная плата за дни командировки;

Дебет 20 субсчет «Передаваемые расходы» Кредит 69

- 1277,21 руб. (6200,04 руб. х (20% + 0,6%))) - начислен ЕСН и страховые взносы на ОСС НС;

Дебет 20 субсчет «Передаваемые расходы» Кредит 71

- 4960 руб. - отражена сумма командировочных расходов;

Дебет 79-2 Кредит 20 субсчет «Передаваемые расходы»

12 437,25 руб. (6200,04 + 1277,21 + 4960) - переданы головному затраты, связанные с выполнением работы.

Прием же их у головного подразделения отражается проводкой:

Дебет 20 Кредит 79-2

- 12 437,25 руб. - учтены затраты обособленного подразделения, связанные с выполнением работ.

_________________________________

Конец примера

Выполнение работ обособленным подразделением для головного в целях налогообложения не признается реализацией (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Расчеты между обособленными подразделениями, выделенными на отдельные балансы, в части внеоборотных активов обычно производятся через головное. Такой порядок учета позволяет последнему отслеживать движение имущества между обособленными подразделениями.

Передаче объекта основных средств между обособленными подразделениями отражается в их учетах и головного следующим образом.

У передающей стороны:

Дебет 79-1 Кредит 01

- списана первоначальная стоимость переданного в филиал объекта основных средств;

Дебет 02 Кредит 79-1

- списана амортизация по переданному в филиал объекту основных средств.

У принимающей стороны:

Дебет 01 Кредит 79-1

- отражена первоначальная стоимость полученного объекта основных средств;

Дебет 79-1 Кредит 02

- отражена сумма начисленной амортизация по полученному объекту.

У головного подразделения:

Дебет 01 Кредит 79-1 (аналитика «Расчеты с ОП 1»)

- отражена первоначальная стоимость передаваемого объекта;

Дебет 79-1 (аналитика «Расчеты с ОП 1») Кредит 02

- отражена сумма начисленной амортизации;

Дебет 79-1 (аналитика «Расчеты с ОП 2») Кредит 01

- списана первоначальная стоимость переданного объекта;

Дебет 02 Кредит 79-1 (аналитика «Расчеты с ОП 2»)

- списана сумма начисленной амортизации.

Внутренний документооборот

Ряд хозяйственных операций, подробно отражаемых в бухгалтерском учете обособленных подразделений, передается головному свернуто через счет 79. Этой информации может оказаться недостаточно для анализа и принятия управленческих решений. Поэтому логично утвердить специальное положение по документообороту между головным и обособленными подразделениями. Неотъемлемой часть этого положения являются формы отчетной информации.

Бухгалтерская отчетность организаций, имеющих обособленные структурные подразделения, оформляется в обычном порядке в соответствии с требованиями ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации». Рекомендуемые формы бухгалтерской отчетности приведены в приложении к приказу Минфина России от 22.07.03 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

Однако если пользоваться только формами, рекомендуемыми Минфином, то это не даст головному подразделению достаточной информации для формирования отдельных показателей отчетности организации в целом и принятия управленческих решений. Целесообразнее, по нашему мнению, представление обособленными подразделениями оборотно-сальдовой ведомости с детализацией по субсчетам и номенклатуре имущества.

Первичным документом для расчетов с выделенными на отдельный баланс подразделениями служит извещение (авизо). Формы извещения (бухгалтерской справки) о передаче имущества внутри организации среди первичных документов, приводимых в альбомах унифицированных форм утвержденных Госкомстатом России, не фигурирует. Поэтому организация вправе использовать самостоятельно разработанную форму. При этом в ней должны быть указаны обязательные реквизиты, приводимые в пункте 2 статьи 9 закона о бухгалтерском учете, а именно:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации (подразделения), от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Разработанную форму извещения желательно утвердить как приложение к учетной политике.

В некоторых случаях используется унифицированные формы первичных документов. Так передача объектов основных средств из головного подразделения в обособленное (или в обратном направлении) осуществляется по накладной на внутреннее перемещение объекта основных средств (форма № ОС-2; утв. постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7). Если дословно выполнять предписание Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств (утв. тем же постановлением Госкомстата России № 7) и выписать накладную в трех экземплярах, то для бухгалтерии принимающей стороны потребуется дополнительно оформить извещение (бухгалтерскую справку). Обойтись без извещения можно при выписке накладной в четырех экземплярах. По одному из экземпляров накладной направляются:

материальному лицу, передавшему объект основных средств;

в бухгалтерию передающей стороны, которая отражает выбытие объекта в инвентарной книге и регистрах бухгалтерского учета;

материально-ответственному лицу, принявшему объект;

в бухгалтерию принявшей стороны для отражения поступления объекта в инвентарной книге и регистрах бухгалтерского учета.

При составлении некоторых налоговых деклараций головному подразделению потребуется данные обособленных подразделений.

Так, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж должны вестись обособленными подразделениями в виде разделов единых книг покупок и продаж организации. За отчетный налоговый период указанные разделы книг покупок и продаж представляются обособленными подразделениями для оформления единых книг покупок и продаж налогоплательщика и составления деклараций по НДС (письмо МНС России от 21.05.01 № ВГ-6-03/404). Напомним, что порядок оформления счетов - фактур, книг покупок и продаж налоговики рекомендуют отразить в учетной политике организации для целей налогообложения.

Для определения величины налога на прибыль, перечисляемого в доходную часть бюджетов субъектов РФ, в которым находятся обособленные подразделения, потребуются данные об остаточной стоимости амортизируемого имущества в виде основных средств, закрепленных за обособленным подразделением, а также о среднесписочной численности его работников (фонде оплаты их труда) (подробнее см. комментарий в «720 часов» № 5, 2006 ).

В декларациях и расчетах авансовых платежей по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование предусмотрены специальные разделы для сводных показателей по организации в целом.

Наконец, внутренняя отчетность обособленного подразделения должна содержать информацию по соблюдению кассовой дисциплины.

Для осуществления анализа финансово-хозяйственной деятельности обособленного подразделения, а также контроля за правильностью отражения в его бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций, по нашему мнению, в перечень внутренней отчетной документации, предоставляемой обособленными подразделениями следует включить:

оборотно-сальдовые ведомость по осуществленным операциям подразделения за отчетный период и с начала года;

формы бухгалтерской отчетности;

различные справки, характеризующие активы и обязательства подразделения: об остатках материально-производственных запасов, о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности и т. п.;

выставленные и полученные счета-фактуры, выписки из книг покупок и продаж;

справки, для составления налоговых деклараций: о величине остаточной стоимости основных средств, закрепленных за обособленным подразделением, а также о среднесписочной численности его работников (фонде оплаты их труда), о состоянии расчетов с бюджетом по налогам, перечисление которые возложено на обособленное подразделение и т. д.;

справку о соблюдении обособленным подразделением кассовой дисциплины.

При формировании бухгалтерской отчетности организации в целом показатели бухгалтерских балансов, отчетов о прибылях и убытках суммируются. При этом числящиеся в бухгалтерском учете головного подразделения остатки на счете 79 должны полностью совпадать с совокупностью соответствующих остатков по данному счету обособленных подразделений. В балансе организации сальдо по данному счету всегда должно быть равно нулю.

Если это условие не выполняется, то причины могут быть самые различные: неправильное заполнение расчетных документов, ошибки бухгалтеров, временной разрыв в отправке и получении имущества.