Отчитаться по ЕСН с зарплаты «перебежчиков»

Евгения ПАЛЬМИНА

Компании, у которых есть несколько выделенных подразделений, часто переводят сотрудников из одного подразделения в другое. Бухгалтерам же таких фирм приходится решать непростую задачу: как правильно рассчитать ЕСН с зарплаты переведенных сотрудников, можно ли применять пониженную ставку по этому налогу и как правильно заполнить декларацию по нему.

Как ведем учет

Подразделение должно самостоятельно уплачивать ЕСН, если выполнены одновременно три условия: оно выделено на отдельный баланс, имеет собственный расчетный счет и само выплачивает деньги сотрудникам (п. 8 ст. 243 НК).

Бухгалтер филиала рассчитывает сумму ЕСН исходя из выплат, полученных его сотрудниками. И перечисляет ее в бюджет по местонахождению филиала (п. 8 ст. 243 НК).

На цифрах

Сотрудник в течение года перешел из подразделения «А» в подразделение «В». Сумма зарплаты за время работы в подразделении «А» – 120 000 руб. Бухгалтер подразделения «А» ведет учет только 120 000 руб. Рассчитаем сумму ЕСН:

120 000 руб. x 0,26 = 31 200 руб.

За время работы в подразделении «В» сотруднику начислили: зарплату в сумме 100 000 руб. и премию в сумме 10 000 руб. (возможность выплаты премии указана в трудовом договоре). Бухгалтер подразделения «В» учтет только зарплату – 100 000 руб. и премию – 10 000 руб. Рассчитаем сумму ЕСН:

(100 000 руб. + 10 000 руб.) x 0,26 = 28 600 руб.

Удвоенные карточки

Работодатели обязаны вести индивидуальные карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН и взносов на ОПС (п. 4 ст. 243 НК, приложение 1 к приказу МНС от 27 июля 2004 г. № САЭ-3-05/443).

Поскольку учет вознаграждений ведет бухгалтерия подразделения, в котором работают сотрудники, то индивидуальные карточки на них оформляют там же. И ежемесячно, например, бухгалтер филиала заносит в них суммы выплат и исчисленного налога. Записи прекращают в тот момент, когда работник перестает получать вознаграждения в этом филиале.

Когда сотрудник переходит в другое подразделение, то там оформляют новую индивидуальную карточку. В ней бухгалтер текущего места работы будет делать записи только по тем вознаграждениям, которые сотрудник получит от второго подразделения.

Некоторые фирмы не ведут карточки индивидуального учета. Ведь штрафа за подобное нарушение не предусмотрено (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23 ноября 2005 г. № Ф04-8416/ 2005(17176-А27-6)). Однако бухгалтерам фирм с разветвленной сетью филиалов карточки индивидуального учета могут очень пригодиться. В частности, чтобы подтвердить право на пониженную ставку ЕСН.

Пониженная ставка

При переходе сотрудника из одного подразделения в другое иногда возникает такая ситуация. Сумма заработной платы сотрудника в первом подразделении превысила 280 тысяч рублей. Поэтому там применяли регрессивную шкалу при расчете ЕСН с суммы зарплаты сотрудника. Второе подразделение ведет учет только сумм зарплаты, начисленных за работу в нем. Поэтому по данным бухгалтерского учета не видно, что, рассчитывая ЕСН с зарплаты сотрудника, можно продолжать применять пониженную ставку. И у налоговой инспекции непременно возникнут сомнения в обоснованности расчета. Аналогичная ситуация может сложиться у второго подразделения. Например, когда сумма зарплаты, полученная сотрудником в целом от организации, превысит 280 тысяч рублей. Но по отдельности в каждом конкретном подразделении этот порог перейден не будет.

Подтвердить правомерность применения пониженной ставки в обоих случаях второму подразделению поможет копия индивидуальной карточки из первого. Дело в том, что по этой карточке видно, какие суммы выплачивали сотруднику за время работы в первом подразделении. Таким образом, она сможет подтвердить факт начисления заработной платы сотруднику. Конечно, для достоверности копию нужно заверить печатью и подписями руководителя, главного бухгалтера или представителя первого подразделения. Оригинал же карточки должен остаться в первом филиале. Хранить индивидуальные карточки фирма должна в течение 75 лет (раздел 8 Перечня, утв. Росархивом 6 октября 2000 г.).

Подозрения в обоснованности применения регрессии могут возникнуть у инспектора во время проверки декларации или авансового расчета по ЕСН. Однако определить обоснованность этих подозрений только по декларации инспектор не сможет. Поэтому скорее всего он попросит бухгалтера фирмы объяснить нестыковки в декларации и предоставить подтверждающие документы. И если эти объяснения инспектора не удовлетворят, он может решить провести проверку правильности расчета регрессии целиком по организации. Свое мнение инспектор изложит в докладной за писке на имя руководителя налоговой. И если тот сочтет основания для проверки весомыми, она состоится. Такой вывод можно сделать из внутренних рекомендаций ФНС по порядку проведения проверок ЕСН (приказ ФНС от 2 августа 2005 г. № САЭ-4-05/49дсп).

В этом случае налоговики будут действовать следующим образом. Инспекция, в которой зарегистрирована головная организация, направит запросы в налоговые по месту регистрации выделенных подразделений. И попросит предоставить сведения о суммах выплат, начисленных работникам этих подразделений. А именно, о величине налоговой базы на каждого сотрудника, накопленной за проверяемый период. Когда ответы на запросы придут, инспектор обобщит данные и сам рассчитает налог. Если будет обнаружена ошибка, то сведения сообщат в налоговые инспекции по местонахождению подразделений.

Заполним декларацию

Декларацию по ЕСН или расчет по авансовым платежам фирма должна подать в две инспекции: по месту своей регистрации и по месту регистрации подразделения.

В налоговую, где зарегистрирована головная фирма, представляют титульный лист, разделы 1, 2, 2.1. В них заносят сведения по организации о выплатах физическим лицам, начисленных и уплаченных суммах ЕСН без учета данных по выделенным подразделениям. Кроме этих разделов головная фирма заполняет еще раздел 2.2 «Сводные показатели за отчетный период для расчета единого социального налога организациями, имеющими в своем составе обособленные подразделения, исполняющие обязанности организаций по уплате налога и представлению расчета авансовых платежей». В нем указывают данные по выделенным подразделениям и по фирме в целом.

В налоговую, где зарегистрировано выделенное подразделение, фирма представляет титульный лист, разделы 1, 2, 2.1 декларации. В них заносят данные о выплатах физическим лицам, начисленных и уплаченных суммах ЕСН только по подразделению.