Свой или чужой? Бухгалтерский аутсорсинг

Автор: Илья Данилкин

Вовсе не обязательно содержать собственную бухгалтерию. Вместо этого можно воспользоваться услугами аутсорсинга, а проще говоря - передать все денежные дела сторонней компании или частному специалисту. Такой вариант подойдет тем, кто хочет сэкономить и сделать свой бизнес мобильным. Впрочем, и тем, кому просто некогда возиться с многочисленными финансовыми документами и бланками отчетности.

Все чаще российские компании переходят к использованию аутсорсинга, то есть внешних профессиональных сервисов. Диковинное некогда слово уже не пугает предпринимателей, в том числе и руководителей небольших компаний. Однако не стоит забывать, что стремление избавить себя от бухгалтерской волокиты таит в себе немало опасностей и трудностей. Особенно если речь идет об аутсорсинге бухучета. Ведь бухгалтерия - это и ваши деньги, и ваша ответственность.

Аутсорсинг как он есть

Заграничным словом "аутсорсинг" (outsourcing) принято называть передачу на контрактных условиях некоторых внутренних функций предприятия "на сторону". Так что бухгалтерский аутсорсинг - это всего-навсего возможность перепоручить учет всех финансовых вопросов сторонней фирме или частному специалисту.

Если посмотреть, как развиваются такие услуги за рубежом, то легко увидеть: там подобная практика поставлена на поток. Большинство небольших фирм (да и многие крупные!) вообще не содержат штатных бухгалтеров. И это понятно. Например, в США или Великобритании бухгалтерия - это техническая работа, сводящаяся к правильной регистрации всех средств бизнеса и заполнению стандартных форм отчетности. А такую кропотливую и точную, но не слишком сложную работу должны выполнять квалифицированные специалисты, которых как раз и можно найти в консультационных компаниях.

У нас же бухгалтер - человек, скорее, творческий. Запросы российских предпринимателей порой просто невыполнимы. Обычно от бухгалтера требуется сделать все так, чтобы компания заплатила в бюджет сущие копейки. И налоговое ведомство осталось бы при этом довольным. Или уж, как минимум, спокойным. Так вот, в случае использования бухгалтерского аутсорсинга подобное проходит далеко не всегда, поскольку даже в России "внешние" бухгалтеры работают по правилам. Именно это обстоятельство существенно снижает в глазах наших деловых людей преимущества бухгалтерского аутсорсинга. А на самом деле их немало. И они все чаще заставляют предпринимателей внимательнее присматриваться к внешнему сервису.

Прежде всего, отметим: объем услуг, которые предоставляют аутсорсинговые фирмы, ограничен только финансовыми возможностями вашего предприятия. То есть любая приличная аудиторская компания может разработать учетную политику, составить баланс, оформить банковские документы или полностью взять на себя весь бухгалтерский учет. И все-таки в России, по статистике, большинство фирм предпочитает внешней бухгалтерии собственную.

Услугами аутсорсеров сегодня пользуются приблизительно 5% всех российских фирм. Правда, по регионам показатели довольно сильно разнятся. Так, в Петербурге, как и в Москве, к бухгалтерскому аутсорсингу прибегают около 10% предпринимателей, не считая "частников", которые, как правило, просто платят бухгалтеру-надомнику (а это, к слову, тоже аутсорсинг). Казалось бы, немного. Однако всего два года назад компаний, практикующих внешнюю бухгалтерию, было менее 2%.

Денежный вопрос

Бюджет бухгалтерии из двух сотрудников1 (в долларах):

Оплата труда - 1 500

Расходные материалы и прочие затраты - 500

Бланки и программное обеспечение - 100

Представительские расходы - 200

Услуги бухгалтерской фирмы-аутсорсера - 1 000

Услуги бухгалтера-"надомника" - 300–500

--------------------------------------------------------------------------------

1 Средние данные по Москве.

По мнению аудитора фирмы "Балтаудит" Ивана Ульянова, рост числа клиентов таких фирм обусловлен возрастающим спросом на их услуги, а также снижением цен: "Еще несколько лет назад к бухгалтерскому аутсорсингу прибегали исключительно иностранные фирмы, работающие в России, а также совместные предприятия. Причем инициаторами внешней, а значит, независимой бухгалтерии были именно иностранцы. Это и понятно. Там такая система работает уже много десятилетий, и большинство средних и мелких фирм вообще не содержат собственной бухгалтерии - выгоднее платить сторонней фирме. Да и иностранцы, работающие в России, не всегда ориентируются во всех тонкостях нашего законодательства. А специалисты аутсорсинговых фирм прекрасно знают законы.

Сейчас вектор сместился в сторону отечественного бизнеса. Теперь уже и наши предприниматели поняли, что это удобно. Сначала в Москве, затем и в регионах. Причем зачастую удобно это тем компаниям, которые занимаются несколькими видами бизнеса. Скажем, найти бухгалтера, который хорошо разбирается и в строительстве, и в торговле, и в оказании услуг, практически невозможно, а держать пять бухгалтеров в штате - накладно. При аутсорсинге же таких проблем не возникает. Предприниматель ставит перед аудиторской, как в нашем случае, компанией четкую задачу: организовать бухгалтерию в конкретной фирме, со всеми ее особенностями. Кроме того, это выгодно тем, кто занимается сезонным бизнесом. Не будешь же каждый квартал набирать новый штат финансистов! Поэтому и российские бизнесмены прочувствовали плюсы аутсорсинга".

Иногда он бывает более привлекательным, чем внутренняя бухгалтерия. А в некоторых случаях у фирмы просто не остается другого выхода, кроме как обратиться за внешней помощью. Кстати, в Законе "О бухгалтерском учете" прямо предусмотрена возможность передачи бухгалтерии специализированной компании.

Итак, чем привлекает бухгалтерский аутсорсинг? Во-первых, это реальная экономия на расходах. Если вы полностью поручаете бухучет сторонней фирме, у вас уже нет необходимости содержать свою бухгалтерию. Затраты на этот отдел из двух человек составляют сегодня в Москве примерно 2 500 долларов в месяц, с учетом оплаты труда (около 1 500 долларов), расходных материалов и прочих трат, связанных с обеспечением деятельности (около 500 долларов), бланков и оплаты за программный продукт (100 долларов), представительских расходов (200 долларов). И это без первоначальных вложений. При аутсорсинге же не нужно оборудовать рабочие места, платить жалованье бухгалтеру и приобретать специальное программное обеспечение и литературу. Затраты здесь составляют около 1 000 долларов в месяц. А мелкая фирма или индивидуальный предприниматель могут вообще передать свою бухгалтерию в чужие руки за 300–500 долларов.

Во-вторых, чаще всего такие услуги оказывают аудиторские компании. В результате бизнесмен получает не только бухгалтера, но и аудитора. К тому же консультационные услуги обычно включаются в договор о комплексном обслуживании. Проще говоря, если передать бухгалтерию аудиторской фирме, которая предоставляет и аутсорсинг, вероятность ошибок сводится к минимуму. Фактически, по большому счету, и составлением отчетности, и ее проверкой занимается одна и та же компания, только разные отделы.

В-третьих, отдать бухучет в чужие руки можно на любом этапе деятельности и в каком угодно состоянии. Например, если главный бухгалтер уволился перед самой сдачей баланса, а на поиск нового специалиста у вас просто нет времени, это неплохой выход из затруднительного положения. Конечно, придется заплатить двойную, если не тройную цену, но игра стоит свеч, ибо отчетность будет сдана вовремя. Об одной из таких ситуаций "Бизнес-журналу" рассказал консультант компании "ЗАО "Менджмент энд консалтинг. Северо-Запад" Николай Пинтийский:

- В моей практике был случай. Прошлой весной, за три дня до последнего срока подачи готовой отчетности, к нам обратился предприниматель - владелец небольшого салона связи. Он уволил бухгалтера, и та прихватила с собой все данные за 2003 год. Буквально за несколько дней пришлось составить необходимые документы и регистры, чтобы бизнесмен смог отчитаться. Естественно, мы справились с поставленной задачей - у нас в отделе работает больше пятнадцати специалистов. Однако понадобилось увеличить цену услуг. В том или ином варианте я считаю, что это очень удобная форма работы. К тому же мы предоставляем гарантии и страхуем риски.

Использование внешней бухгалтерии эффективно еще и при реализации инвестиционных проектов, когда инвестор и управляющий - не одно и то же лицо. В этом случае проще обеспечить независимость учета и ввести механизмы контроля за освоением инвестиций. Скажем, крупная компания вкладывается в возведение торгового центра. Заказчик не всегда может вести учет самостоятельно, так как нужно привлекать специалистов, которые разбираются в строительстве. У исполнителя есть такие кадры, однако нередко заказчик не доверяет ему, поскольку сомневается в объективности и точности информации. Поэтому инвестор и привлекает независимых бухгалтеров.

Следовательно, аутсорсинг выгоден тем, кто только начинает свой бизнес, инвесторам, которые заинтересованы в независимом контроле за ходом инвестиционного проекта, а также предпринимателям, который необходимо восстановить бухгалтерский учет или сократить свои расходы. Такая форма организации учета подойдет и для тех, кто хочет сделать свой бизнес более мобильным или просто сэкономить на расходах.

Широкий профиль

Внешняя бухгалтерия - понятие далеко не абстрактное и включает в себя вполне конкретный перечень услуг. Хотя, по большому счету, "подогнать" под аутсорсинг можно все что угодно, стоит лишь попробовать систематизировать различные услуги.

Фирмы-аутсорсеры:

готовят первичную документацию по хозяйственным операциям;

составляют концепцию учета и проводят консультирование;

ведут бухгалтерский учет по всем регистрам;

составляют регистры учета;

рассчитывают заработную плату и начисляют налоги на фонд оплаты труда;

рассчитывают все налоги;

составляют бухгалтерскую отчетность (расчеты, декларации);

сдают отчетность в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды;

представляют интересы в налоговой инспекции и внебюджетных фондах;

принимают на своей территории инспекторские проверки из налоговой инспекции и фондов.

Ложка дегтя

Итак, плюсы аутсорсинга налицо. Однако не стоит сразу увольнять своего бухгалтера и бежать в аудиторскую или консультационную фирму. На первый взгляд, все довольно просто: заключаешь договор и передаешь бухгалтерию в руки профессионалов... Но, как и везде, здесь есть свои риски.

Первый и самый главный. Бизнесмен открывает все сведения о своей деятельности посторонним лицам. Поэтому, если предприниматель опасается, что данные о его компании могут попасть в руки конкурентов, лучше заранее проверить благонадежность внешних бухгалтеров. Конечно, конфиденциальную информацию можно получить и из других источников, но в случае с аутсорсингом такие материалы бизнесмен передает в чужие руки добровольно.

Еще один аргумент против использования внешней бухгалтерии - отсутствие контроля за деятельностью фирмы или специалистов, которые предоставляют бухгалтерские услуги. Счетовода, который состоит в штате компании, руководитель может полностью проверить и организовать его работу так, как ему удобно. Через предпринимателя проходят все бухгалтерские документы. И пусть даже бизнесмен не всегда хорошо разбирается в отчетности, но то, что он лишний раз проконтролирует своего сотрудника, пойдет только на пользу. Говорят же - при проверке большую часть работы за тебя делает самолюбие исполнителя! Да и, в конце концов, вы можете просто обнаружить ошибку, которую пропустил бухгалтер.

А вот при использовании "внешней" бухгалтерии предприниматель практически изолирован от подготовки и сдачи отчетности. А это может повлечь за собой самые неприятные последствия. Вот что говорит глава компании "Эксклав трейд" Алексей Мирка: "У нас была небольшая фирма, которая осуществляла продажу продукции в Польшу со склада в Калининградской области. Офис был очень маленький, там работали всего пятеро сотрудников. Иметь собственную бухгалтерию было просто невыгодно. Из бухгалтера-надомника и фирмы выбрали последнюю. Услуги чуть дороже, но мы думали, что фирма - более надежный вариант. И заключили договор, по которому еженедельно предоставляли все наши первичные документы. Но каково же было удивление, когда мы узнали, что в течение полугода от нашего имени в налоговую инспекцию шли нулевые отчеты! У нас прошла выездная налоговая проверка, которая выявила кучу нарушений. В общей сложности нас оштрафовали на 19,2 миллиона рублей. Сейчас судимся с фирмой, составлявшей нашу отчетность. А главная проблема в том, что большинство документов находится у этой псевдобухгалтерской компании, и поскольку мы отдавали бумаги без описи, сейчас очень трудно доказать что-либо".

Впрочем, подобных проблем можно избежать. Заключая договор с компанией, которая будет оказывать аутсорсинговые услуги, разумно предусмотреть порядок отчетности перед фирмой-заказчиком. К тому же все документы нужно передавать по описи или просто предоставлять копии. Сложность состоит лишь в том, что чаще всего договор вообще не заключается. Предприниматель может обратиться не в специализированную фирму, но к бухгалтеру-надомнику, и тогда ни о какой защите речи идти не может.

Но когда все оформлено по правилам и бизнесмен пользуется услугами специализированной компании, следует урегулировать порядок возмещения вреда. Если фирма недобросовестно подошла к выполнению своих функций и тем самым деятельности вашей компании был нанесен ущерб, она должна возместить потери - платит тот, кто напортачил. К слову, ответственность фирмы-исполнителя перед заказчиком предусмотрена гражданским законодательством.

А лучше всего, если договоры об оказании подобных услуг также будут предусматривать ответственность сторон. И это еще не все. Даже если компания признает свои ошибки и пойдет навстречу, не факт, что она имеет финансовую возможность покрыть ущерб. Поэтому придется еще и застраховать риски.

И последнее. Когда предприниматель заключает договор, компания обещает, что ваш учет будут вести "специалисты самой высокой квалификации". Но на практике небольшие фирмы, которые оказывают аутсорсинговые услуги, привлекают кадры как раз с весьма сомнительной квалификацией - они дешевле. Другими словами, поручают отчетность и весь бухгалтерский учет не аудиторам, а тем же самым бухгалтерам-надомникам. Результаты могут быть плачевными. И если возникнет конфликтная ситуация, существует опасность просто не найти концов. Привлечь к ответственности нерадивого бухгалтера невозможно, скорее всего, с фирмой его не связывают договорные отношения.

Доверяй, но проверяй

Чтобы избежать перечисленных осложнений, решив отдать бухгалтерский учет в руки специализированной компании, предпринимателю стоит побольше узнать о ней. И здесь возникает проблема выбора аутсорсинговой фирмы или специалиста.

Лучший вариант - воспользоваться рекомендацией знакомых, коллег, партнеров или друзей. Если такой возможности нет, то информацию придется искать самостоятельно. Конечно, обращаться в детективное агентство не нужно. Чтобы сделать правильные выводы, достаточно проанализировать информацию, которую фирма сама предоставляет о себе.

Несмотря на то, что услуги аутсорсинга не лицензируются, чаще всего их оказывают аудиторские компании, а у них лицензии есть. Поэтому, прежде всего, узнайте, есть ли у фирмы лицензия на осуществление аудиторской деятельности. Идеально, если срок ее действия истекает позже, чем срок договора на оказание аутсорсинговых услуг. Кроме того, играет роль время работы компании на рынке, наличие различных сертификатов, дипломов. Кстати, количество услуг аутсорсинговой фирмы тоже имеет немалое значение. Соответственно, чем шире их спектр, тем лучше - тогда компания сможет решить гораздо больше задач.

Довольно часто между бухгалтерскими компаниями и различными ведомствами складываются, так сказать, неформальные отношения. Однако охватить все службы и все отделения, скажем, налоговой инспекции, невозможно. Поэтому есть смысл подбирать аутсорсинговую компанию в зависимости от того, где предприниматель или фирма состоят на учете и где у аутсорсеров есть связи. Тогда внешние бухгалтеры будут с легкостью решать все проблемы в официальных структурах.

Помимо этого необходимо уточнить, кто именно будет готовить вашу отчетность. Специалист, который станет вести бухгалтерию, должен быть сотрудником фирмы. Не лишним будет познакомиться с ним напрямую и выяснить его профессиональный уровень. Диплом просить вовсе не обязательно - это прерогатива работодателя, а вот задать несколько специфических вопросов специалисту предприниматель имеет полное право.

Аутсорсинг. "За" и "Против"

За:

не нужно оборудовать рабочие места и платить зарплату бухгалтеру;

НДС по услугам внешней бухгалтерии можно принять к зачету;

внешняя бухгалтерия независима и как правило, соответствует законодательству;

аудит может проводить та же фирма, которая ведет бухгалтерию;

налоговики с проверкой будут приходить в офис аутсорсинговой компании;

реальная экономия расходов на первом этапе деятельности.

Против:

конфиденциальная информация попадает в чужие руки;

отсутствует непосредственный контроль за составлением и сдачей отчетности;

не ясно, кто, как и в каких объемах будет возмещать нанесенный ущерб;

трудно получить сведения о профессиональном уровне специалистов, ведущих учет вашей компании;

на рынке аутсорсинга бухгалтерских услуг, как и на любом другом, встречаются мошенники.

Договорились

Обычно в каждой фирме существует готовый шаблон договора. И если бизнесмен согласен сотрудничать с компанией, то в этот бланк просто вписывают сведения о компании или частном предпринимателе. Не стоит сразу соглашаться с предложениями. Аутсорсинговая компания, естественно, почти всегда поворачивает условия соглашения так, как это выгодно ей.

Внимательно прочтите договор. Он не должен содержать общих формулировок (например, "фирма готовит и сдает все предусмотренные законодательством отчеты"). По возможности конкретизируйте, какие отчеты будет готовить фирма, какое программное обеспечение используется, есть ли на него лицензия. Можно указать условия, что формы отчетности обязаны соответствовать действующему законодательству. Контракт должен отвечать и характеру вашей деятельности. Самый простой пример - сезонная торговля. Скажем, сельскохозяйственные компании, в основном, торгуют осенью. Следовательно, обо всей специфике нужно сообщить специалистам аутсорсинговой компании еще до заключения договора, чтобы впоследствии эти условия попали в контракт.

Если по договору бизнесмен передает всю бухгалтерию сторонней фирме, соглашение стоит зарегистрировать в налоговой инспекции, хотя напрямую такая обязанность законодательством не предусмотрена. Однако "вся бухгалтерия" подразумевает и главного бухгалтера, а приказ о назначении главбуха нужно отнести налоговикам. Проще говоря, если роль "главбуха" будет исполнять сторонняя организация, договор нужно показать инспекторам, а уж они сами решат, нужен он им или нет. Кстати, подпись на ваших отчетах будет ставить руководитель аудиторской фирмы или любой сотрудник компании, уполномоченный соответствующим приказом, а значит и этот приказ должен попасть в налоговую инспекцию. Поэтому не лишним будет проконтролировать данный процесс.

Чтобы полностью защитить себя от возможных рисков, поинтересуйтесь, застрахована ли ответственность аутсорсинговой фирмы перед третьими лицами. Для этого предпринимателю необходимо ознакомиться с договором страхования (страховым полисом) и уточнить размер соответствующей страховки. Если ответственность исполнителя застрахована и предпринимателю будет нанесен ущерб, то проблем с его возмещением не возникнет. В противном случае возмещения придется добиваться через суд, и не факт, что это удастся. По крайней мере, на сегодняшний день практики по "аутсорсинговым" делам нет. А вот суды с аудиторскими компаниями бизнесмены чаще всего проигрывают. Скажем, в Москве за первое полугодие 2004 года столичные фирмы проиграли больше половины исков к аудиторским компаниям. Правда, большинство из них касались аудиторских заключений по ревизиям.

Таким образом, если аутсорсинговая фирма откажется предоставить вам информацию о себе, значит, ей есть что скрывать. Тогда просто следует обратиться в более открытую для клиентов компанию. Если вы еще не определились, кто будет вести бухгалтерию (фирма или штатный бухгалтер), то есть над чем подумать. Предложения аудиторских и консультационных компаний более чем заманчивы, однако они таят в себе дополнительные риски. До того как принять окончательное решение, вам необходимо взвесить все "за" и "против".