Архивная канитель

О. Горшенина, эксперт ПБ

Бухгалтерия – самое «бумажное» подразделение каждой организации. Сюда поступают первичные документы, которыми оформляют все хозяйственные операции. Кроме того, бухгалтерам приходится вести соответствующие регистры, составлять отчетность. В итоге за год накапливается большое количество всевозможных документов. Как долго и где их хранить?

Хранить документы фирму обязывает закон. В статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что организация должна хранить первичные документы не менее пяти лет. Сроки хранения определяет и Налоговый кодекс. В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 кодекса документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны сохраняться четыре года. Как же разделить бумаги на бухгалтерские и те, которые нужны для исчисления налогов? Еще в 1999 году Минфин попытался внести ясность (письмо Минфина России от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10). Он пояснил, что в законе о бухучете и кодексе речь идет о разных документах: одни необходимы для бухгалтерского, другие для налогового учета. Но о том, как поделить документы на группы, финансисты умолчали. Поэтому, чтобы избежать неприятностей, лучше все документы хранить в течение пяти лет.

Кроме Закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентируют Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс и архивное законодательство. В «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г., подробно прописано, какие бумаги сколько времени хранить. Так, в соответствии с Перечнем дольше всего фирмам придется беречь документы, касающиеся учета кадров. Их полагается хранить 75 лет.

«Фирменный» архив

Как организовать хранение документов, личное дело каждой фирмы: можно все сдать в архив или организовать хранилище в офисе.

Итак, вы приняли решение держать бумаги под рукой в организации. Однако следует помнить, что нельзя хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях. Поэтому для хранилища необходимо выделить отдельный кабинет. Затем придется позаботиться о создании специальных условий. Прежде всего архив надо оснастить стеллажами или шкафами. Если хранилище имеет окна, то лучше приобрести глухие запирающиеся шкафы. Они предохранят документы от воздействия солнечных лучей и последующего выцветания. Если же вы решили, что стеллажами пользоваться удобнее, то закройте окна жалюзи или плотными занавесями. Не пренебрегайте мерами охраны помещения. Хорошо бы защитить окна решетками и поставить металлическую дверь.

Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, нужно разработать номенклатуру дел или опись. Это перечень документов с определенными характеристиками: номер дела, количество единиц хранения, срок хранения. Например, личные дела сотрудников можно сортировать по году их увольнения. Копии номенклатуры дел для удобства необходимо повесить на шкафах или стеллажах.

Отдаем бумаги частному смотрителю

Хранить документы можно и в частном архиве. Эти организации гарантируют как сохранность бумаг, так и конфиденциальность.

В таких фирмах документы помещаются в специальные архивные короба. В зависимости от степени секретности бумаг они бывают открытого и закрытого типа. На короба наносят штрихкод, с помощью которого можно определить, кому принадлежит архив.

Если предприятию понадобились какие-либо бумаги, то о визите надо договориться заранее. Документы будут выданы после составления и подписания акта. Оплата хранения ваших документов будет зависеть от объема архива, а именно от количества занятых коробов.

Услуги Госархива

Документы фирмы можно сдать и в Государственный архив. Для этого достаточно заключить специальный договор с его территориальным отделением и оплатить услуги.

Иногда организация вынуждена прибегать к услугам Госархива. Это происходит при ликвидации фирмы без правопреемника. Все документы ликвидируемого предприятия, касающиеся его работников (приказы, учетные карточки, карточки лицевых счетов по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости и т. д.), плюс документы, по которым еще не истек срок хранения, а также все учредительные документы нужно обязательно сдать в архив по месту расположения организации.

Бумажка к бумажке

Прежде чем отправить бумаги в архив, их нужно правильно сгруппировать, пронумеровать и подшить в дела. Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, одного срока хранения и относящихся к одному календарному году. Исключение составляют переходящие дела. В них группируют бумаги за несколько лет (например, личные дела сотрудников). Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банков и другие документы необходимо подобрать в хронологическом порядке. Каждое дело должно содержать не более 250 листов при общей толщине не более 40 мм.

Подготовить бумаги к сдаче в архив могут сотрудники бухгалтерии, но без специальных навыков и знаний это будет сделать достаточно сложно. Поэтому лучше данную работу поручить архивариусам.

Учет архивных расходов

Какой бы способ хранения документов вы ни выбрали, расходов в любом случае избежать не удастся.

Так, организациям, которые создали свой архив, придется оплачивать аренду помещения, коммунальные услуги и т. д. Все эти траты являются управленческими расходами, поэтому в бухгалтерском учете они относятся на счет 26. В целях налогообложения архивные затраты учитываются в составе прочих расходов фирмы. Об этом сказано в подпункте 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Пример

ООО «Маяк» имеет собственный архив. В январе 2006 г. была оплачена аренда помещения – 13 000 руб. (в том числе НДС – 1983 руб.).

В бухгалтерском учете бухгалтер фирмы «Маяк» сделает такие проводки:

Дебет 26 Кредит 60

– 11 017 руб. ( 13 000 – 1983) – получен счет на оплату аренды помещения;

Дебет 19 Кредит 60

– 1983 руб. – учтен НДС по аренде;

Дебет 60 Кредит 51

– 13 000 руб. – оплачен счет за аренду помещения;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 1983 руб. – принят к вычету из бюджета НДС по аренде.

Если фирма передала документы на хранение в архив, то плату за такую услугу бухгалтер отразит как расходы будущих периодов. Ее нужно включать в себестоимость в течение срока хранения документов. В бухгалтерском учете данные операции следует оформить проводками:

Дебет 97 Кредит 76

– отражена стоимость услуг архива по хранению документов;

Дебет 76 Кредит 51

– оплачены услуги архива по хранению документов.

Ежемесячно в затраты включается часть расходов будущих периодов, относящаяся к текущему месяцу. При этом делается следующая проводка:

Дебет 26 Кредит 97

– списана часть затрат по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

В налоговом учете затраты на обработку и хранение документов включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Надо помнить, что услуги архивных учреждений не облагаются НДС (подп. 6 п. 2 ст. 149 НК РФ). Поэтому облагаемую налогом прибыль уменьшит вся сумма, перечисленная архиву.