Оплата ГСМ по безналу поможет избежать проблемы с НДС

Многие фирмы, чтобы избежать проблем с вычетом по НДС при покупке ГСМ заключают с автозаправочными станциями договор и платят за бензин по безналу. При этом поставщик выдает талоны, которые фирма должна правильно учесть. Как это сделать, рассказали эксперты журнала «Расчет».

После того как фирма заключила с автозаправочной станцией договор купли-продажи и перечислила деньги, поставщик ГСМ выдаст талоны или топливные карты на нефтепродукты. По ним водители будут получать бензин на АЗС.

В талоне могут быть указаны:

– марка и количество топлива,

– сумма, на которую водитель может получить бензин по ценам на момент заправки,

– и то, и другое.

Учет талонов будет зависеть от того, в какой момент к фирме переходит право собственности на ГСМ и от вида талонов.

Учтем талоны, как БСО

В договоре обычно указывают, что право собственности на бензин переходит к фирме только после того, как водитель заправился по талону. В этом случае расчеты с поставщиками бензина происходят так. Сначала фирма авансом оплачивает ГСМ. Затем она получает талоны и выдает их водителям. Чтобы заправить машину, водитель передает служащему заправки талон и получает на АЗС чек, который затем сдает в бухгалтерию.

Оператор АЗС каждый день отчитывается по полученным талонам. На основании этого отчета в конце месяца поставщик составляет акт, где подробно расписывает, сколько топлива получила ваша фирма. Используя этот акт, вы должны оприходовать топливо в бухгалтерском учете организации. Кассовые чеки АЗС необходимы лишь для контроля. Вместе с актом продавец обязан выдать счет-фактуру. И только после этого вы сможете поставить НДС по полученному топливу к вычету.

Чтобы избежать злоупотреблений, нужно тщательно учитывать талоны. Для этого организация должна разработать форму книги движения талонов. Ответственность за ведение книги и выдачу талонов возлагается на материально ответственного сотрудника. В книге регистрируются полученные от поставщика и выданные водителям талоны. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером и скреплена печатью.

Пример 1

Право собственности на ГСМ переходит к фирме в момент заправки. В начале месяца она перечислила АЗС 64 900 рублей. В течение месяца водители получили по талонам бензин на сумму 59 000 рублей, в том числе НДС – 9000 рублей. На талонах указаны только марка и количество топлива. До момента заправки автомобилей учет талонов нужно вести на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в штуках по стоимости приобретения.

В учете бухгалтер должен сделать такие проводки:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– 64 900 руб. – перечислен аванс поставщику;

Дебет 006

– 64 900 руб. – оприходованы талоны на бензин;

Кредит 006

– 64 900 руб. – выданы талоны под отчет водителю организации.

После того как в конце месяца фирма получила акт и счет-фактуру на фактически полученное топливо, в учете бухгалтер должен сделать такие проводки:

Дебет 10 субсчет «Топливо» Кредит 60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

– 50 000 руб. – оприходован фактически полученный бензин;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

– 9000 руб. – отражен в учете НДС по фактически полученному бензину;

Дебет 60 субсчет «Расчеты с поставщиками» Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– 59 000 руб. – зачтен аванс;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 9000 руб. – поставлен НДС к вычету по фактически полученному бензину;

Пример 2

Воспользуемся условиями первого примера. Изменим только один момент: талоны выписаны на определенную сумму. В этом случае их нужно учитывать на счете 50 субсчет «Денежные документы». В учете бухгалтер должен сделать такие проводки:

Дебет 60 субсчет «Расчеты с поставщиками» Кредит 51

– 64 900 руб. – оплачены талоны;

Дебет 50 субсчет «Денежные документы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками»

– 64 900 руб. – оприходованы талоны на бензин;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Денежные документы»

– 64 900 руб. – выданы талоны водителям.

В конце месяца бухгалтеру нужно сделать такие записи:

Дебет 10 субсчет «Топливо» Кредит 71

– 50 000 руб. – оприходован бензин;

Дебет 19 Кредит 71

– 9000 руб. – отражен в учете НДС по фактически полученному бензину;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 9000 руб. – поставлен НДС к вычету по фактически полученному бензину.

Налог возместим сразу

Предыдущий способ не слишком выгоден для фирмы. Ведь НДС вы можете поставить к вычету только после того, как водители получат бензин на АЗС. Чтобы снизить налог, можно в договоре прописать следующий пункт: право собственности на бензин переходит к фирме в момент получения талонов.

В этом случае продавец просто хранит имущество фирмы у себя на складе. На талонах должны быть указаны и количество, и стоимость ГСМ.

Общая сумма договора в этом случае будет состоять из двух частей: стоимости ГСМ и стоимости услуг по хранению ГСМ. Услуги по хранению ГСМ вы можете определить как процент от суммы оплаченного топлива или в виде фиксированной суммы.

Акт приема-передачи ГСМ поставщик должен составить в момент выдачи талонов. Одновременно с этим он выпишет счет-фактуру.

Акт о выполненных услугах по хранению и счет-фактуру к нему поставщик составит после того, как фирма выберет все количество ГСМ, указанное в договоре.

Пример 3

Право собственности на ГСМ переходит к фирме в момент получения талонов. В начале месяца она перечислила АЗС 64 900 рублей, в том числе НДС – 9900 рублей. В течение месяца водители получили по талонам бензин на сумму 59 000 рублей, в том числе НДС – 9000 рублей. Стоимость услуги по хранению – 5900 рублей, в том числе НДС – 900 рублей. Учет талонов нужно вести на счете 10 субсчет «Талоны ГСМ», а фактически полученный бензин на счете 10 субсчет «Топливо в баках». При этом бухгалтер должен сделать такие проводки:

Дебет 60 субсчет «Расчеты с поставщиками» Кредит 51

– 64 900 руб. – оплачены талоны;

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ» Кредит 60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

– 55 000 руб. – оприходованы талоны на бензин;

Дебет 19 Кредит 60

– 9900 руб. – отражен в учете НДС по бензину;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 9900 руб. – поставлен НДС к вычету;

Дебет 10 субсчет «Топливо в баках» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ»

– 50 000 руб. (59 000 – 9000) – получен бензин по талонам;

Дебет 60 субсчет «Расчеты с поставщиками» Кредит 51

– 5900 руб. – оплачены услуги хранения бензина;

Дебет 20, 26 Кредит 60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

– 5000 руб. – учтены затраты по хранению бензина;

Дебет 19 Кредит 60

– 900 руб. – отражен в учете НДС по услугам хранения;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 900 руб. – НДС по услугам хранения поставлен к вычету.

Нормы расхода утверждаем сами

Для того чтобы списать бензин, недостаточно выдать его водителю. Топливо должно быть фактически израсходовано. Чтобы подтвердить расход, вам нужен путевой лист, в котором указан пробег автомобиля за день. Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Узнать количество израсходованного бензина можно, умножив пробег на норму расхода ГСМ для конкретной машины. Единственное требование статьи 252 Налогового кодекса – все расходы организации должны быть экономически оправданы и документально подтверждены. Поэтому нормы вы можете утвердить сами или взять из Норм расхода топлива и смазочных материалов, утвержденных Минтрансом 29 апреля 2003 г. № Р3112194-0366-03.

При списании топлива в учете нужно сделать проводку:

Дебет 20, 26 Кредит 10 субсчет «Топливо»

– стоимость бензина признана в составе расходов.