Бытовая техника в офисе

М. Колтакова, финансовый директор ЗАО «Туристическая компания АКТИС»

Ваша фирма купила кондиционер, печь СВЧ или электрочайник. Такие расходы инспекторы могут признать экономически не обоснованными. Приведите аргументы, которые заставят контролеров изменить свое мнение.

Требования ТК

В течение рабочего дня сотрудникам должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ). Если такой перерыв невозможен, то работодатель обязан обеспечить отдых и прием пищи в рабочее время.

Кроме того, в фирме должны быть оборудованы санитарно-бытовые помещения для еды, комнаты для отдыха и психологической разгрузки (ст. 223 ТК РФ).

За нарушение действующих санитарных правил в статье 6.3 КоАП предусмотрен штраф. Его величина составляет:

для должностных лиц – от 500 до 1000 рублей;

для организаций – от 10 000 до 20 000 рублей.

Таким образом, расходы на приобретение бытовой техники в отдельных случаях обусловлены не прихотью руководства, а являются обязательными для организации. Условно их можно разделить на две группы:

расходы на обеспечение санитарно-бытовых условий труда на рабочем месте (приобретение кондиционеров, вентиляторов, обогревателей, ионизаторов воздуха и т. п.);

расходы на обеспечение санитарно-бытовых условий для отдыха и питания сотрудников в рабочее время (приобретение электрочайников, микроволновых печей, холодильников, кулеров для питьевой воды, кофеварок и т. п.).

Оборудование рабочих мест

Согласно статье 25 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», условия труда, рабочее место не должны оказывать вредное воздействие на человека. Поэтому организации обязаны оборудовать рабочие места, организовать режим труда и отдыха так, чтобы предупредить травмы и профессиональные заболевания.

Например, помещение, где работают персональные компьютеры, необходимо проветривать каждый час. Об этом говорится в пункте 4.4 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, которые утверждены постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 3 июня 2003 г. № 118. Поэтому, сославшись на данные требования законодательства, фирма может обосновать приобретение вентилятора.

Для оправдания затрат на установку кондиционера или приобретение обогревателей бухгалтеру следует руководствоваться СанПиН 2.2.4.548-96, которые утверждены постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. № 21. В этом документе приведена таблица оптимальных величин показателей микроклимата на рабочих местах в производственных помещениях.

Так, летом температура воздуха в помещении не должна превышать 25 градусов, а его относительная влажность не может быть ниже 40 процентов. Такие нормы обеспечивают ощущение теплового комфорта в течение рабочего дня, не влияют на здоровье, а также создают предпосылки для высокого уровня работоспособности.

Также для обоснования покупки кондиционера, вентилятора или обогревателя можно воспользоваться СанПиН 2.2.2.1332-03, которые утверждены постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 30 мая 2003 г. № 107. В пункте 5.1 этих правил сказано о том, что помещение, в котором стоит ксерокс, должно быть оборудовано системами отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха.

Таким образом, экономическую обоснованность расходов на обеспечение санитарно-бытовых условий труда на рабочем месте организация может подтвердить распорядительным документом и (или) положением коллективного (трудового) договора в соответствии с Санитарными правилами и нормативами (СанПиН).

Создание условий для отдыха и питания

Если фирма оборудует помещения для отдыха и питания работников, то обосновать расходы на приобретение электрочайников, микроволновых печей, холодильников, кулеров для питьевой воды и т. п. несложно. Ведь тем самым предприятие выполняет требования трудового законодательства (ст. 223 ТК РФ). Дополнительным аргументом в случае претензий проверяющих могут стать анализы качества воды, поставляемой по водопроводу в помещения. Предельно допустимые концентрации вредных веществ и микробов в воде приведены в СанПиН 2.1.4.1074-01, которые утверждены Главным государственным санитарным врачом РФ 26 сентября 2001 г. № 24.

Отметим, что работодатель обязан обеспечить условия труда, определяемые не только законодательством, но и коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (правилами, положениями, приказами, другими распорядительными документами). Это следует из статьи 56 Трудового кодекса РФ.

Бухгалтерский учет

Срок полезного использования бытовой техники обычно превышает 12 месяцев. Поскольку такие объекты используются в деятельности организации и, следовательно, приносят экономические выгоды, они должны быть учтены в составе основных средств (п. 4 ПБУ 6/01). При этом стоимость активов определяется как сумма фактических затрат на их приобретение и приведение в состояние, пригодное для использования (например установка и монтаж), за минусом НДС и акциза.

Расходы на покупку техники, не требующей монтажа, в бухгалтерском учете сначала учитывают на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», а требующей монтажа – на счете 07 «Оборудование к установке». К технике, требующей монтажа, относится оборудование, которым можно пользоваться только после сборки его частей, прикрепления к фундаменту или опорам и т.п.

Монтажные работы, которые выполнили подрядчики, бухгалтер учитывает на основании акта. При вводе в эксплуатацию смонтированного оборудования должен быть оформлен акт о приеме-передаче объекта основных средств по форме ОС-1. Этот бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Пример 1.

ООО «АВС» приобрело для офиса кондиционер стоимостью 29 500 руб. (в том числе НДС – 4500 руб.). Монтаж осуществила подрядная организация. Стоимость монтажных работ – 5900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.). Кондиционер был введен в эксплуатацию в июле 2005 г.

В бухгалтерском учете фирмы сделаны следующие записи:

Дебет 07 Кредит 60

– 25 000 руб. – приобретен кондиционер;

Дебет 19 Кредит 60

– 4500 руб. – отражен НДС со стоимости приобретения;

Дебет 60 Кредит 51

– 29 500 руб. – оплачен кондиционер;

Дебет 60 Кредит 51

– 5900 руб. – оплачен счет за монтаж оборудования;

Дебет 08 Кредит 07

– 25 000 руб. – передан кондиционер для монтажа;

Дебет 08 Кредит 60

– 5000 руб. – смонтирован кондиционер;

Дебет 19 Кредит 60

– 900 руб. – учтен НДС по монтажу;

Дебет 01 Кредит 08

– 30 000 руб. (25 000 + 5000) – введен в эксплуатацию кондиционер.

Вычет НДС по амортизируемому имуществу, требующему монтажа, производится с момента начисления амортизации (п. 5 ст. 172 НК РФ). Ее начисляют с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект был введен в эксплуатацию. В нашем примере это июль. Следовательно, амортизацию бухгалтер начнет начислять с августа и тогда же поставит НДС к вычету:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 900 руб. – принят к вычету НДС по монтажным работам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 4500 руб. – принят к вычету НДС со стоимости кондиционера.

Что касается норм амортизации, то в Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, в четвертой группе под номером 16 2930000 числятся «Приборы бытовые» со сроком полезного использования свыше 5 лет и до 7 лет включительно. Таким образом, организация вправе выбрать срок полезного использования в указанных пределах.

Если стоимость бытовой техники составляет менее 10 000 рублей, то фирма вправе сразу списать ее на расходы при вводе в эксплуатацию.

Пример 2.

ООО «АВС» приобрело электрочайник стоимостью 2360 руб. (в том числе НДС – 360 руб.). В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

– 2360 руб. – оплачен электрочайник;

Дебет 08 Кредит 60

– 2000 руб. – получен электрочайник;

Дебет 19 Кредит 60

– 360 руб. – отражен НДС со стоимости приобретения;

Дебет 01 Кредит 08

– 2000 руб. – введен в эксплуатацию электрочайник;

Дебет 26 Кредит 01

– 2000 руб. – списаны расходы на приобретение электрочайника в день ввода в эксплуатацию.

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 360 руб. – принят к вычету НДС.

Налоговый учет

Поскольку бытовая техника используется в деятельности организации, она должна быть учтена в составе амортизируемых основных средств (п. 1 ст. 256 и п. 1 ст. 257 НК РФ).

В первоначальную стоимость техники входит сумма расходов на ее приобретение, сооружение и т. д., а также затраты на доведение имущества до состояния, в котором оно пригодно для использования. При этом нужно вычесть НДС и акциз.

Таким образом, первоначальная стоимость данных объектов в бухгалтерском и налоговом учете будет совпадать. Совпадет и сумма амортизационных отчислений, если в бухгалтерском и налоговом учете установить одинаковый срок полезного использования и выбрать линейный способ амортизации.

Технику стоимостью менее 10 000 рублей списывают на прочие расходы единовременно на дату ввода в эксплуатацию. При этом можно сослаться на подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В нем упоминаются расходы на создание безопасных условий труда. О том, что работодатель обязан их обеспечить, говорится в статье 212 Трудового кодекса.

Бытовую технику стоимостью более 10 000 рублей списывают на расходы по мере начисления амортизации.

внимание

Результаты измерений температуры оформляются специальным протоколом. Это важный документ, который подтвердит экономическую обоснованность затрат. Его должен подписать начальник АХО и специалист, ответственный за охрану труда.