Все о новых правилах командирования сотрудников

25 октября вступило в силу новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749 (далее – Положение). Напомним, что до настоящего времени применялась Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция).

Причем пользовались ею, скорее, от безысходности, ведь она во многом противоречила Трудовому кодексу, не говоря уже о том, что государства под названием СССР не сущест­вует.

Несмотря на этот факт, чиновники при спорах с налогоплательщиками ссылались даже на устаревшие пункты Инструкции. Отметим, что хотя старая Инструкция формально до сих пор действует, применять ее положения на практике окажется затруднительно по вышеуказанным причинам.

Итак, посмотрим, какие же противоречия устранило новое Положение о командировках.

Служебная командировка

Начнем с того, что новое Положение регулирует абсолютно все виды командировок, включая зарубежные. Между тем Инструкция касалась только поездок по СССР.

Итак, лица направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Теперь четко прописано, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Именно поэтому поездки в обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне места постоянной работы, также признаются командировками (пункт 3 Положения).

Заметим, что в командировки могут направляться исключительно те работники, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем (пункт 2 Положения). Между тем и ранее, несмотря на отсутствие такой нормы в Инструкции, организация возмещала командировочные затраты только штатным работникам (письмо Минфина от 19.12.2006 г. № 03-03-04/1/844).

Как и прежде, служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, ­командировками не признаются (пункт 3 Положения о командировках).

Так ли важен срок?

В соответствии с пунктом 4 Инструкции срок командирования не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. При этом рабочие, руководители и специалисты, направляемые для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не могли уехать в командировку более, чем на год.

Чиновники считали, что если работник выполнял обязанности вне места постоянной работы в период, превышающий максимальное время командирования, установленное Инструкцией, то соответствующие затраты не могли рассматриваться как расходы на командировки (письмо Минфина от 28.03.2008 г. № 03-03-06/2/30). Аналогичной позиции они ­придерживались и в отношении загранкомандировок.

Тот же Минфин считал, что ограничение длительности поездки связано с тем, что нахождение работника в командировке на срок, превышающий установленный, приводит к невозможности исполнять свои трудовые обязанности в месте работы, указанном в трудовом договоре. Поэтому фактическое место работы сотрудника будет находиться в иностранном государстве и он не может числиться командированным (письма Минфина от 28.11.2007 г. № 03-04-06-01/421 и от 22.11.2007 г. № 03-04-06-01/405). Кстати, в письме финансистов от 25.01.2008 г. № 03-04-06-01/22 сказано, что такой работник не может считаться находящимся в командировке уже со дня отъезда.

Указанный порядок приносил массу неудобств кадровикам. Ведь приходилось корректировать табели учета рабочего времени либо делить командировки на несколько частей.

Теперь продолжительность командирования определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (пункт 4 Положения о командировках). И наконец-то отказались от идеи лимитирования количества дней нахождения в командировке.

Как и ранее, днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считают текущие сутки, а с 00 часов – последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то следует учитывать время, необходимое для проезда туда. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (пункт 4 Положения о командировках).

Документооборот

Отметим, что теперь порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки, определяются Министерством здравоохранения ­и социального развития (пункт 8 Положения о командировках).

Однако пока никаких «телодвижений» в сторону изменения форм учета Министерство не совершало. Поэтому далее мы будем говорить о все еще действующих формах.

Служебное задание

Цель командировки определяется руководителем предприятия и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель (пункт 6 Положения о командировках). Унифицированная форма служебного задания для направления в командировку (форма № Т-10а) утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1).

Как видите, теперь служебное задание относится к обязательным ­документам. Ранее его многие организации игнорировали.

Командировочное удостоверение

На основании решения работодателя сотруднику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (пункт 7 Положения о командировках). Унифицированная форма командировочного удостоверения (форма № Т-10) утверждена Постановлением № 1. При этом если работник отправляется в несколько организаций, находящихся в разных населенных пунктах, отметки в удостоверении проставляются в каждом из предприятий (пункт 7 Положения о командировках).

Ранее много споров вызывала обязательность заполнения удостоверения при отправке сотрудников в загранкомандировку. Правда, чиновники все же настаивали на его оформлении (письма Минфина от 12.05.2008 г. № 03-03-06/2/47, УФНС по г. Москве от 19.12.2007 г. № 28-11/121388). Теперь в пункте 15 Положения о командировках четко прописано, что направление сотрудников за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Исключение составляет командирование в страны СНГ – стороны межправительственных соглашений, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметки о пересечении государственной границы.

Отчеты

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней следующие документы (пункт 26 Положения о командировках):

* авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы;

* отчет о выполненной работе в командировке, согласованный ­с руководителем структурного подразделения работодателя.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, а также документы о расходах, связанных с командировкой.

Унифицированная форма авансового отчета (форма № АО-1) утверждена постановлением Госкомстата от 01.08.2001 г. № 55. В свою очередь форму отчета о выполненной работе (форма № Т-10а) можно посмотреть в Постановлении № 1.

Командировочные выплаты

Возмещаемые расходы

Согласно пункту 11 Положения сотрудникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. При этом размеры затрат, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Иными словами, ныне состав командировочных расходов, прописанных в Положении, аналогичен затратам, установленным в статье 168 Трудового кодекса.

Как и ранее, в случае пересылки командированному сотруднику по его просьбе заработной платы расходы по ее доставке несет работодатель (пункт 11 Положения о командировках).

Теперь в расходы по проезду включаются затраты на транспорт общего пользования к станции, пристани, аэропорту и соответственно от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Естественно, при условии представления подтверждающих документов. Также возмещаются страховые взносы, оплата услуг по оформлению проезд­ных документов и предоставление в поездах постельных принадлежностей (пункты 12 и 22 Положения о командировках). Кстати, предыдущей Инст­рукцией было запрещено использовать такой вид транспорта, как такси (пункт 12 Инструкции). Теперь, как видим, запрет снят.

Суточные

До последнего времени особенности выплаты суточных при пересечении сотрудниками границы регулировались письмом Минтруда и Минфина от 17.05.1996 г. № 1037-ИХ (письма Минфина от 17.05.2006 г. № 03-03-04/1/469 и УФНС по г. Москве от 28.06.2007 г. № 20-12/060968). Теперь в пункте 18 Положения о командировках говорится, что при следовании работника с территории России дата пересечения границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в ино­странной валюте. И наоборот: при следовании на территорию России дата пересечения границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. При направлении сотрудника в командировку на территории нескольких иностранных государств суточные за день пересечения границы выплачивают по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник. При этом даты пересечения государственной границы определяют по отметкам пограничных органов в паспорте.

Как и ранее, при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (пункт 11 Положения о командировках). Однако теперь командированному сотруднику, выехавшему на территорию иностранного государства и возвратившемуся в Россию в тот же день, полагаются суточные в иностранной валюте в размере 50% от нормы расходов, определенной для командировок за рубеж (пункт 20 Положения о командировках). Ранее аналогичная норма была прописана в уже давно не действующем постановлении Правительства от 01.12.1993 г. № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств». Похожий порядок изложен и в постановлении Правительства от 26.12.2005 г. № 812 применяемый организациями, ­финансируемыми за счет средств ­федерального бюджета.

Заработок

Как и прежде, средний заработок за период пребывания работника в командировке, а также за дни нахождения его в пути (в том числе за время вынужденной остановки) сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Причем в случае направления сотрудника, работающего по совместительству, в командировку одновременно по двум работам средний заработок сохраняется у обоих работодателей. А возмещаемые расходы распределяются между организациями по соглашению между ними (пункт 9 Положения о командировках).

Оплата труда сотрудника при привлечении его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством (пункт 5 Положения о командировках). Речь здесь идет о статье 153 Трудового кодекса.

Фрагмент документа

Статья 153 ТК РФ

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:

сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;

работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, – в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;

работникам, получающим оклад (должностной оклад), – в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может определяться на основании коллективного договора, локального нормативного акта, трудового договора.

Напомним: в пункте 8 Инструкции говорилось, что если по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, то ему по возвращении должен быть предоставлен другой день отдыха. Данная норма вызывала много споров. Например, было не ясно, касается ли данный пункт дней приезда? Опять же, если командируемое лицо не желает воспользоваться другим днем отдыха, то вправе ли оно получить оплату труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни? Поэтому организациям приходилось пользоваться разъяснениями арбитров и чиновников. К примеру, в определении Верховного Суда от 27.08.2002 г. № КАС02-441 говорится, что в соответствии с действующим законодательством возможна замена дней отдыха денежной компенсацией, а также компенсация выходного дня, приходящегося на время следования из командировки. Похожий вывод содержится и в письме Минфина от 27.03.2008 г. № 03-03-06/1/206. Теперь же поводов для спора нет: данные положения закрепили законодательно.

Больничный

Как и ранее, работнику в случае его временной нетрудоспособности выплачиваются:

* расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда ­сотрудник находится на стационарном лечении);

* суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства;

* пособие по временной нетрудоспособности.

Об этом сказано в пункте 25 Положения о командировках.

Новшеством является отсутствие двухмесячного ограничения ­на выплату суточных и расходов по найму жилого помещения.

Также раньше было прямо прописано, что дни временной нетрудо­способности не включаются в срок командировки (пункт 16 Инструкции). В новом документе такая норма отсутствует. Посмотрим, что это дает кадровикам. Всем известно, что в Табеле учета рабочего времени время командировки отмечается буквенным кодом «К», а период болезни – «Б». И поскольку о болезни командированного работника кадровик узнавал только по приезду работника, то «К» приходилось исправлять на «Б». Естественно, это доставляло массу неудобств. Опять же за дни болезни возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные. И получалось, что это возмещение начислялось за время, которое в Табеле учета рабочего времени было отмечено как время болезни. Снова путаница. Теперь же в Табеле учета рабочего времени весь период служебной ­командировки (включая дни болезни) отмечается буквенным кодом «К».