Должностная инструкция спасет от необоснованных претензий

Наличие должностных инструкций является неотъемлемой частью нормативно-правовых актов любой организации, ведь их отсутствие может привести к неисполнению сотрудниками своих обязанностей. Правда, для того чтобы инструкции действительно работали, документы необходимо правильно составить и ознакомить с ними каждого работника компании.

Основные задачи

К сожалению, очень часто в трудовых отношениях возникают споры и разногласия по поводу законности тех или иных требований руководства к сотруднику. Зачастую происходит это по вине директора, который нечетко сформулировал то, чем должен заниматься его подопечный. А сотруднику, в свою очередь, бывает сложно узнать, что входит в его непосредственные обязанности и за что он должен нести ответственность, если все передается на словах.

Избежать подобных проблем поможет должностная инструкция, говорит генеральный директор организации «Премьер-ГЕО» Анна Устинова:

— Это документ, регулирующий производственные полномочия и функции работника в соответствии с занимаемой им должностью. Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях служащего и помогает разрешать возникающие трудовые споры.

Одна из главных задач должностных инструкций — установление сферы ответственности и компетентности сотрудников организации. Документ должен включать в себя пошаговое описание обязанностей сотрудника, тем самым исключая пробелы в представлениях о том, что входит и что не входит в обязанности работника. Это играет важную роль при подборе нового сотрудника, дает ему возможность заранее точно узнать требования работодателя и принять более обдуманное решение — устраиваться на работу или нет. Задача номер два — облегчение адаптации нового работника. Если человек ознакомится с детально прописанными обязанностями и правами, ему будет проще сориентироваться, что и как он должен делать. Третья задача — у сотрудника появляется возможность самоуправления и самоконтроля. Если в инструкции подробно описаны ожидаемые результаты, а также критерии оценки эффективности труда, работник сможет сам оценивать свою работу, что значительно облегчит руководителю процесс взыскания и премирования. Последняя задача должностной инструкции — использование ее при аттестации сотрудников, то есть в момент оценки соответствия работника занимаемой должности.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что должностная инструкция — документ весьма значимый и незаменимый. Однако чтобы данный регламент мог служить для взаимовыгодного решения трудовых вопросов, необходимо, чтобы прописанные в нем моменты полностью соответствовали действительности.

Правила оформления

Должностная инструкция разрабатывается, исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием и соблюдением требований Трудового кодекса. Обычно инструкция содержит в себе следующие разделы: «Общие положения», «Права», «Должностные обязанности» и «Ответственность сотрудника». В «Общих положениях» описывается наименование должности, требования, предъявляемые к образованию и стажу работника, непосредственная подчиненность, наличие и состав подчиненных, порядок назначения и освобождения от должности. В данный раздел также могут быть включены другие пункты, уточняющие статус работника и условия его деятельности. В пункте «Права» содержатся возможности, которыми обладает сотрудник при исполнении своих обязанностей. Также здесь отражаются взаимоотношения работника с другими служащими организации. В «Должностных обязанностях» указываются основные задачи работника, которые ему необходимо выполнять по решению руководителя организации. В разделе «Ответственность» излагается мера вины сотрудника за несоблюдение требований должностной инструкции или других внутренних нормативно-правовых актов. Сюда также могут быть включены прочие требования, регулирующие ответственность работника. Несмотря на то что вышеуказанных пунктов, на взгляд специалистов, вполне достаточно, довольно часто работодатели вводят в должностную инструкцию еще один раздел — «Квалификационные требования». В нем отражается уровень образования, необходимый для сотрудника, претендующего на ту или иную должность. Также там подробно описывается необходимый стаж работы и наличие у соискателя определенных качеств и навыков.

Разрабатывается инструкция, как правило, специалистом по персоналу, но может быть составлена любым служащим организации, например секретарем или самим работником. Согласовывается трудовой регламент с руководителем подразделения. Он должен ознакомиться и подписать документ для своих подчиненных. Затем инструкцию утверждает руководитель организации и заверяет специалист.

Для создания должностных регламентов можно использовать уже существующий на предприятии пакет базовых кадровых документов о положении организационной структуры, подразделениях и штатном расписании. Наравне с этим можно проводить анкетирование работников предприятия, использовать тарифно-квалификационные справочники и внешние нормативные документы. Наибольший же эффект достигается при сочетании вышеперечисленных подходов. Чтобы должностные инструкции стали действительно полезными документами и участвовали в решении управленческих задач, при составлении данных регламентов необходимо соблюдать несколько простых правил. Во-первых, инструкции должны регулярно пересматриваться и приводиться в порядок в соответствии с реальным положением дел. Все планы предприятия, а также изменения, связанные с выполнением конкретных работ, должны быть отражены в соответствующем документе. Во-вторых, инструкции должны использоваться в повседневной жизни предприятия, в частности в процессе управления персоналом.

В-третьих, инструкции должны быть написаны простым понятным языком. Чем длиннее формулировка документа, тем вероятней появление в ней неясных, двусмысленных или противоречивых положений, которые избавляют руководителя от необходимости четко ставить задачи, а подчиненного — их безупречно выполнять. Поэтому все пункты должностной инструкции должны быть максимально конкретными.

Также обязательной частью инструкции является лист ознакомления, который служит доказательством того, что работник ознакомился с документом, говорит директор организации «Кобальт» Ирина Родина. После подписания данного листа сотруднику обязательно должен быть вручен один экземпляр инструкции. Только в этом случае документ можно рассматривать как локальный нормативно-правовой акт и ждать результатов от его применения.

Локальные акты

Нормативно-правовые акты, которые распространяют свое действие на определенный круг людей, обладающих определенным статусом, называют внутренними или локальными. Особое и специфическое место среди этих документов занимает должностная инструкция сотрудника. Тем не менее к локальным нормативно-правовым актам относятся и такие документы, как коллективные договоры и соглашения, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о системе премирования сотрудников организации и многие другие.

В суде пригодится

Итак, должностная инструкция характеризуется четким определением обязанностей работника. Однако следует отметить, что в процессе трудовой деятельности споры между работником и руководством, к сожалению, происходят довольно часто. И нормы, изложенные в должностной инструкции, могут не только сыграть существенную роль при разрешении таких конфликтов, но и предотвратить их возможное появление, уверен директор компании «Русь» Илья Новозеленцев:

— Дело в том, что при наличии инструкции разбирательства сторон часто решаются внутри самой организации без привлечения государственных органов. Например, подписанная работником должностная инструкция позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием сотрудника занимаемой должности и, если дело дошло до суда, доказать, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Если же начальство не сможет предоставить требуемую инструкцию либо, предъявив ее, не сможет доказать, что сотрудник был с ней ознакомлен, то суд примет решение в пользу работника, так как должностные инструкции являются внутренними нормативно-правовыми актами, отражающими правила внутреннего распорядка. В связи с вышесказанным грамотно составленная инструкция превращается в руках умелого руководителя в отличный инструмент управления персоналом и значительно облегчает такую проблему, как мотивация сотрудников к лучшим результатам трудовой деятельности.