Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете16/05/2005, Материалы подготовлены группой консультантов-методологов «BKR-Интерком-Аудит» тел/факс (095) 937-3451 В
бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по
подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными
лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31
октября 2000 года №94н. На данном
счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им
под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. На выданные
под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в
корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные
подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в
корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные
ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных
расходов. Подотчетные
суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту
счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери
от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи
и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате
труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты
с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты
труда работника). Аналитический
учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме,
выданной под отчет. Пример. Рассмотрим при
помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных
сумм в бухгалтерском учете. Выдавая
работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные
расходы, бухгалтер сделает в учете запись:
Не забудьте,
что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом,
следовательно, дебетуется данный счет по конкретной сумме. При
утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится
списание израсходованных подотчетных сумм:
В том случае,
если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то
суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на
счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество
(работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким
расходам отражается проводкой:
Если
подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно
вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:
Если работник
не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные
средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть
отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем
сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы
работника. При этом в учете делается проводка:
При погашении
работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73
«Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо
внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи
ценностей» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; Дебет 73
«Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса». Так как в
последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением
пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или
представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того,
чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна
предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При
этом в учете делается запись:
РАБОТНИК НЕ ВОЗВРАТИЛ
СУММУ НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО АВАНСА В
вышеприведенном материале, были перечислены все основные требования,
предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания. Несмотря на то, что любая
организация стремиться организовать свои расчеты с подотчетными лицами таким
образом, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам,
закрепляя порядок отчетности и правила списания подотчетных сумм специальным
приказом, нередко возникает ситуация, когда работник не своевременно
предоставил отчет по подотчетным суммам, и не вернул в кассу неиспользованный
остаток. Как поступить бухгалтеру в данном случае? В такой
ситуации вопрос может быть решен двумя способами: ·
работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной
платы работника; ·
работодатель принимает решение не удерживать с работника сумму задолженности.
Тогда данная сумма целиком учитывается в составе доходов физического лица. В зависимости
от принимаемого варианта осуществляется и отражение данных операций в
бухгалтерском учете. Рассмотрим
каждый из вариантов в отдельности. Во-первых,
необходимо отметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенного
аванса из заработной платы работника работодатель имеет право на основании
статьи 137 ТК РФ* *Удержания
из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных
настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Удержания
из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю
могут производиться: для
возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; для
погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного
в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую
местность, а также в других случаях; для
возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также
сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению
индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть
третья статьи 155) или простое (часть третья статьи 157);* В соответствии
с данной статьей для погашения неизрасходованного и своевременно не
возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или
переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при
выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды) работодатель имеет право
произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании
принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для
возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и
размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии
работника с удержанием вопрос, о порядке возмещения ущерба решается в суде. Пример. Работнику
организации, ответственному за проведение официального приема в феврале 2004
года были выданы денежные средства в подотчет в сумме 15 000 рублей. После
проведения официальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службу
организации авансовый отчет, к которому были приложены документы,
подтверждающие представительские расходы, а именно: счет-фактура
ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 рублей
с учетом НДС и документы об оплате данного счета; счет-фактура
от транспортной организации, за услуги доставки участников переговоров к месту
встречи на сумму 1062 рублей, в том числе НДС и платежные документы. Таким образом,
принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14
632 рубля. Так как
подотчетное лицо получило аванс в сумме 15 000 рублей, а израсходовало только
14 632 рублей, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368
рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу. Руководитель
организации принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной
платы работника. Работник согласен с решением руководителя. Обратите
внимание! Удержания из
заработной платы работника нужно производить с учетом требований статьи 138 ТК
РФ, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной
платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных
федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся
работнику. Пример. Предположим,
что сумма начисленной заработной платы данному работнику с начала года
составила: В январе 2004
года – 5 000 рублей; В феврале
2004г – 5 000 рублей; Данный
работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет в размере 400
рублей. Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходы
физических лиц за февраль 2004 года. С начала года: НДФЛ = (5000
+5000 – 400 х 2 мес.) х 13% =1196 рублей. Так как за
январь 2004 года сумма удержанного налога с данного физического лица составила
598 рублей, следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей. Учитывая, что
общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать
20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на
доходы физических лиц) (5 000 рублей
– 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей. Таким образом,
при выплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны: налог на
доходы физических лиц - 598 рублей; сумма
неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские
расходы - 368 рублей. На руки
работнику будут выданы 4034 рублей (5000 рублей - 598 рублей - 368 рублей). В
бухгалтерском учете операции по удержанию с работника невозвращенной суммы
будут отражены следующим образом:
В данном
примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 рублей) меньше
максимально возможной суммы удержания (880,40 рублей), поэтому вся сумма
удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает
максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично.
Сначала погашается задолженность в сумме равной предельно допустимой,
оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы. Пример. Воспользуемся
исходными данными вышерассмотренного примера. Однако в данном варианте
руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму
задолженности в размере 368 рублей. В этом случае
сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица. Согласно
пункту 1 статьи 210 НК РФ* *1. При
определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные
им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение
которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды,
определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса. Если из
дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов
производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую
базу.* Исходя из
этого, организация, принимая решение не удерживать с работника сумму
невозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физического лица и
уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%. Таким образом,
с данной суммы необходимо произвести удержание налога на доходы физических лиц. Сумма дохода у
физического лица с начала года составит: В январе 2004
года – 5 000 рублей; В феврале 2004
года – 5 000 рублей + 368 рублей; Определим
сумму налога на доходы физических лиц. С начала года: НДФЛ = (5 000
рублей + 5 368 рублей - 400 х 2 мес.) х 13% = 1244 рублей. Так как за
январь 2004 года сумма НДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598
рублей, то к удержанию за февраль 2004 года следует 646 рублей. Следовательно,
на руки работник получит сумму в размере 4354 рубля (5 000 рублей – 646
рублей). В бухгалтерском
учете это отразится следующим образом:
Используя этот
вариант, бухгалтер неизменно столкнется с вопросом нужно ли начислять сумму ЕСН
и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на
производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса,
если данная сумма учитывается в составе доходов физического лица. В
рассматриваемом примере сумма невозвращенного аванса отражается в бухгалтерском
учете в составе внереализационных расходов: Дебет 91
«Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит 73 «Расчеты с
персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального
ущерба». Данные расходы
не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта 49 статьи
270 Налогового кодекса РФ. Следовательно,
на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не
признается объектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижают
налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Данная точка зрения верна только
для плательщиков налога на прибыль Пункт 3 статьи
236 НК РФ* * Указанные
в пункте 1 настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы,
в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если: у
налогоплательщиков - организаций такие выплаты не отнесены к расходам,
уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном
(налоговом) периоде; у
налогоплательщиков - индивидуальных предпринимателей или физических лиц такие
выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходы физических лиц в
текущем отчетном (налоговом) периоде.* Страховые
взносы на обязательное пенсионное страхование так же не начисляются. Основанием
для не начисления служит пункт 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001
года №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»* * Объектом
обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются
объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу (взносу),
установленные главой 24 «Единый социальный налог (взнос)» Налогового кодекса
Российской
|
 |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||
|