Мобильный в служебных целях

Служебным телефоном сегодня никого не удивишь. Для представителей некоторых профессий он просто необходим: например, для менеджеров, водителей и т. д. Решение вопроса о том, как учесть компенсацию переговоров ложится, как правило, на плечи главбуха.

Материал подготовила С. Ярошенко, аудитор

При современном развитии бизнеса надо уметь быстро реагировать на ситуацию, приходится быть мобильным. Первый помощник здесь — сотовый телефон. Поэтому многие фирмы оплачивают своим работникам мобильную связь. Вопрос о том, как отразить такие затраты в учете был поднят и на форуме www.buhgalteria.ru. Со своей проблемой к коллегам обратилась «Лора»: «Мы оплачиваем работникам “мобилки”: как аппараты, так и переговоры. У компании заключен корпоративный договор с оператором сотовой связи. Подскажите, пожалуйста, какими документами мне стоит запастись, чтобы безболезненно уменьшить на эти расходы налогооблагаемую прибыль?»

Ответ не замедлил себя ждать. Первым откликнулся «Ярослав»:

«Все зависит от того, на какой риск вы готовы. Если придерживаться только Налогового кодекса, то затраты на сотовую связь можно учесть на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264, просто как расходы на связь. Конечно, издержки надо будет документально подтвердить: например, договором с оператором и т. д. При этом, если подключить безлимитные тарифы, то установление лимитов и наличие детализованных счетов просто потеряют всякий смысл».

«Рита» поспешила предостеречь участников форума:

«Боюсь, что без дополнительных документов в любом случае не обойтись. Ведь сколько было разъяснений чиновников о том, что учесть оплату мобильного в налоговых расходах можно только, если серьезно подготовить обоснованность их производственного характера. Так что одного лишь договора с оператором и счетов к нему будет маловато».

Опасения «Риты» разделил «Алекс»:

«Я тоже считаю, что лучше перестраховаться. У нас большой штат персонала и эта статья затрат весьма внушительна. Лично мне не трудно собрать бумаги, требуемые контролерами. Я «прикрываюсь» письмом Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 и собираю следующий пакет документов: приказ директора с перечнем должностей работников, которым положен сотовый, ну и, естественно, договор с оператором связи, у которого мы запрашиваем детализованные счета. В них есть вся необходимая информация: номера абонентов, дата и время переговоров, тариф. Такую позицию я выбрал еще и потому, что работаем в Москве, а столичные налоговики полностью поддержали мнение финансистов (письмо УФНС России по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834)».

Своим опытом поделилась «Галина Михайловна»:

«А мы дополнительно к вышеперечисленным бумагам, право пользования корпоративным сотовым прописываем еще и в трудовых договорах. Причем в приказе руководителя о выдаче и оплате телефона мы заодно утверждаем лимит, в пределах которого разговоры будут оплачены за счет фирмы. Все, что сверх лимита — головная боль работника, удерживаем из зарплаты. «Фишку» с лимитом мы почерпнули из письма Минфина России от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275. Правда, иногда мы все-таки принимаем сверхлимитные затраты. Например, когда командированному сотруднику приходится общаться по мобильному из другого города или даже страны. Но даже если работник и никуда не выезжал, доказать, что превышение лимита произошло именно из-за личных переговоров, нереально. Так что, по моему мнению, утверждение лимитов — это скорее для внутренней дисциплины».

Поскольку нормативных пределов по оплате мобильных для работников не существует, участники конференции озадачились вопросом: как рассчитать лимит, который устроит проверяющих? Решение предложила «Рита»:

«Я вижу два варианта. Первый — взять фактические данные по расходам за предыдущие периоды, вывести некое среднее значение и на его основании рассчитать лимит. Второй — по истечении периода выяснить, какова фактическая сумма затрат, и установить задним числом соответствующий лимит. Но это вряд ли будет выглядеть естественно и скорее наведет контролеров на мысли об уловках».

Отметим, что столичные контролеры установленные нормы звонков по мобильным едва ли примут в налоговом учете. Причиной является письмо УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153, в котором чиновники изложили весьма категоричную точку зрения: «...учет затрат на телефонные переговоры по мобильным телефонам по примерным среднегодовым нормам не может применяться для целей налогообложения прибыли». С другой стороны, свое право на списание в расходы оплаты сотовых в пределах внутрифирменных лимитов фирма может отстоять в суде. Пример тому — постановление ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. по делу № КА-А40/4775-06. В ходе судебных разбирательств арбитры расценили утвержденные лимиты как документальное подтверждение издержек. Что в последствии было учтено как важный аргумент в пользу фирмы.

Скажем пару слов и о детализированном счете оператора. Перечень документов, необходимых для подтверждения экономической целесообразности телефонных переговоров, в налоговом законодательстве не представлен. Поэтому нередко возникают сомнения в необходимости запрашивать детализацию звонков. Отметим, что на данный момент по этому вопросу нет однозначной арбитражной практики. Так, некоторые арбитры считают, что для отражения расходов на оплату мобильных в налоговом учете детализация не обязательна (постановления ФАС Поволжского округа от 30 марта 2006 г. по делу № А65-16024/2005-СА1-37, ФАС Северо-Западного округа от 23 мая 2006 г. по делу № А13-15096/2005-08). Вместе с тем, отдельные судьи придерживаются мнения, что доказать производственный характер переговоров можно лишь при наличии детализованного счета (постановление ФАС Уральского округа от 26 декабря 2005 г. по делу № Ф09-2102/05-С2). Так что, если споры с контролерами в «планы развития» вашей компании не входят, лучше все же запросить у оператора сотовой связи детализацию по счетам.