Доставка сотрудников на работу: налоговая дилемма

Общеизвестно, что Налоговый кодекс выдвигает всего два условия для обоснованного признания транспортных затрат на доставку сотрудников до места работы и обратно. Однако на самом деле все не так просто. В недавно опубликованном письме представители Минфина решили уточнить отдельные вопросы учета таких операций. В результате проблема лишь обострилась.

К. Хетагуров, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Расходы на перевозку работников

Для того чтобы добраться до работы, сотрудникам порой приходится проделать очень непростой путь. Сделать по пути на работу несколько пересадок – это еще полбеды. А если общественный транспорт вообще не ходит до места службы? В любом случае действия руководителя, который заботиться о том, чтобы снять транспортную проблему имеющуюся у работников, понять можно. Организуя доставку своих подчиненных, он может рассчитывать на их большую производительность. Очевидно, что при этом у организации возникнут дополнительные расходы, которые, ко всему прочему, имеют свою специфику отражения в налоговом учете.

Законодательство содержит всего два условия, которые позволяют предприятию включить затраты на перевозку персонала в расходы, уменьшающие прибыль. Во-первых – если доставка вызвана «технологическими особенностями», то есть когда отсутствуют городские маршруты, на которых можно было бы добраться к месту службы, и работник может попасть на производство только с помощью специального транспорта (письмо Минфина от 5 июля 2005 г. № 03-03-04/1/54). И второе – когда обязанность фирмы организовать перевозки прописана в трудовых или коллективных договорах. Что интересно, Налоговый кодекс вовсе не требует соблюдения обоих требований одновременно. Однако сотрудники финансового ведомства придерживаются прямо противоположной точки зрения, утверждая, что учесть в налоговых расходах затраты на перевозку можно лишь при выполнении сразу и первого и второго условия (письмо Минфина от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21). Причем данное мнение чиновники высказывали и ранее (письмо Минфина от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435).

Дабы избежать конфликтов с инспекторами и судебных издержек, эксперты журнала «Нормативные акты для бухгалтера» советуют «прописать» перевозки в трудовых (коллективных) договорах, а также обосновать необходимость в них «технологическими особенностями». Это можно сделать с помощью следующих документов:

– графика работы компании по сменам (это необходимо, если фирма работает в то время, когда общественный транспорт не ходит);

– выписки о расписании маршрутов;

– приказа руководителя об организации доставки работников и т.п.

А в подтверждение понесенных затрат фирме надо оформить:

– договор с транспортной компанией;

– приказ руководителя с указанием ответственного за перевозку (если она организована собственными силами фирмы).

Обратите внимание: по мнению Минфина, любые перевозки сотрудников в черте города облагаемую прибыль не уменьшают. Тот факт, что данная обязанность предусмотрена трудовым договором и «технологическими особенностями», значения не имеет (письмо Минфина от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21).

Налоги с «доходов» сотрудников

Налоговики, как правило, считают, что доставку персонала на рабочие места следует расценивать как дополнительный доход сотрудников со всеми вытекающими отсюда последствиями. В частности, фирма должна начислять на него единый социальный налог. Однако слепо исполнять требования инспекторов нужно далеко не всегда. Ведь если условие о перевозке персонала не прописано в трудовых договорах и фирма не уменьшает налогооблагаемую прибыль, то в такой ситуации ЕСН платить не надо.

Более того, при определенных обстоятельствах перевозка может вообще не расцениваться как услуга, которую фирма оказывает своим сотрудникам, и вот почему. Если у работников нет другой возможности добраться до службы, то такие затраты будут считаться обычными производственными расходами работодателя. В этом случае об экономической выгоде сотрудников говорить не приходится, как и о ЕСН. Также по этой причине у работника нет и дохода, который нужно облагать НДФЛ.

Если же предположить, что фирма, организовав перевозку персонала, тем самым просто решила дополнительно позаботиться о своих сотрудниках (то есть какие-либо «технологические особенности» отсутствуют) и при этом уменьшила облагаемую прибыль на сумму таких затрат, то на стоимость доставки придется начислить соцналог и НДФЛ. Здесь возникает другая проблема: необходимо определить сумму дохода каждого сотрудника. Вместе с тем оплата услуг сторонней организации не зависит от количества перевозимых работников. Учет сотрудников, которые пользуются служебным транспортом, как правило, не ведется. Следовательно, определить сумму выплат за какой-либо период (например, за месяц) в пользу конкретного работника, а соответственно и базу по «зарплатным» налогам, будет практически невозможно. В то же время от споров с налоговой сей факт не спасает. Контролеры настаивают, что бухгалтер обязан вести персонифицированный учет доходов работников, которые пользуются служебным транспортом. Правда, при этом они не поясняют, как это можно сделать на практике. По всей видимости, помочь решить проблему может ежедневное составление списка сотрудников, которые добираются до работы и обратно на бесплатном автобусе. Дело это, как видим, хлопотное. Есть и менее затратный по времени вариант: можно воспользоваться «средним» расчетом дохода сотрудников для целей НДФЛ.

Пример

ООО «Катрит» возит сотрудников до места работы и обратно. Для этого фирма заключила договор с транспортной компанией. Затраты на перевозку работников составляют 23 600 руб. в месяц (в т.ч. НДС – 3 600 руб.). В список сотрудников, которые пользуются бесплатным автобусом, включено 80 человек.

Доставка работников не предусмотрена трудовыми договорами. Производственной необходимости в этом также нет.

ООО «Катрит» решило последовать разъяснениям Минфина. Затраты по «перевозке» персонала в размере 20 000 руб. (23 600 руб. – 3 600 руб.) фирма не учитывает в расходах на оплату труда.

Получается, что такие суммы, потраченные на оплату проезда, не облагаются также ЕСН и пенсионными взносами.

Так как сотрудники могут доехать до работы на общественном транспорте, при проезде за счет работодателя у них возникает доход в натуральной форме в виде услуг по доставке. В их стоимость фирма включает и сумму НДС (3 600 руб.).

При расчете НДФЛ налоговая база каждого сотрудника, который указан в списке, увеличится на 295 руб. (23 600 руб. : 80 чел.).

Стоит отметить, что в арбитражной практике есть примеры, когда фирмам удавалось доказать свое право не начислять «зарплатные» налоги с обезличенной материальной выгоды (см. постановление ФАС Московской области от 28 февраля 2006 г. № КА-А40/558-06).

В заключение хочется сказать, что гораздо меньше проблем возникает у компаний, которые подписывают договор аутсорсинга с кадровым агентством о предоставлении им персонала. Поскольку сотрудники в данном случае не являются «родными», представители Минфина в уже упомянутом нами письме от 4 декабря подчеркивают, что их доставка до места работы и обратно ЕСН не облагается.