Оплатить телефонные расходы

Антон ПАЛЬМИН

Сейчас, наверное, практически уже не осталось фирм, сотрудники которых не пользовались бы в своей работе телефоном. У бухгалтеров постоянно возникают вопросы: как можно учесть телефонные расходы? Мы постарались ответить на некоторые из них.

Чтобы быть на связи

Фирма – владелец помещения – заключила бессрочный договор на предоставление доступа к телефонной сети. Как учесть расходы на подключение?

– Расходы на подключение могут состоять из:

* прокладки кабельных линий;

* подключения к местной телефонной сети с предоставлением телефонного номера.

Если фирма оплачивает прокладку новой кабельной линии, то эти расходы носят долговременный характер. Поэтому новую линию связи фирма должна принять на учет в составе основных средств, если, конечно, она удовлетворяет в бухгалтерском учете условиям ПБУ 6/01, а в налоговом – статье 256 Налогового кодекса.

Если же фирма платит только за подключение к уже существующей линии связи, то эти затраты учитывают в составе расходов на услуги связи. Ведь услуга присоединения – это «деятельность, направленная на удовлетворение потребности операторов связи в организации взаимодействия сетей электросвязи, при котором становятся возможными установление соединения и передача информации между пользователями взаимодействующих сетей электросвязи» (ст. 2 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи»).

В бухгалтерском учете эти затраты на подключение относят к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Списать их можно так. Если срок действия договора c оператором связи определить возможно, то затраты на подключение списывают в течение всего срока его действия. Расходы на подключение учитывают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и ежемесячно частично включают в состав расходов (п. 65 Положения, утвержденного приказом Минфина 29 июля 1998 г. от № 34н). Если установить срок действия договора невозможно, то можно принять решение о единовременном списании расходов.

В налоговом учете затраты на подключение относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). «Если условиями договора предусмотрено получение доходов в течение более чем одного отчетного периода и не предусмотрена поэтапная сдача товаров (работ, услуг), то расходы фирма распределяет с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов» (п. 1 ст. 272 НК). То есть, если срок договора известен (например, при аренде помещения), то расходы на подключение фирмы, использующие метод начисления, списывают в течение всего периода его действия (письмо Минфина от 6 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/86). Если же срок действия договора определить нельзя, то затраты на подключение списывают единовременно (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК).

Из условий вопроса следует, что фирма оплатила только услуги за подключение к уже существующей сети и срок договора определить невозможно. Рассмотрим ситуации на примере.

Пример.

Фирма, новый владелец ранее телефонизированного помещения, оплатила 247,8 руб. (в том числе НДС 18% – 37,8 руб.) за предоставление доступа к телефонной сети.

Бухгалтер сделает такие записи:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60

– 210 руб. (247,8 руб. – 37,8 руб.) – списаны затраты на подключение к линии связи;

Дебет 19 Кредит 60

– 37,8 руб. – отражен НДС, предъявленный оператором связи по услуге за подключение;

Дебет 68 Кредит 19

– 37,8 руб. – принят к вычету НДС;

Дебет 60 Кредит 51

– 247,8 руб. – перечислена оплата оператору связи за подключение.

Несанкционированный доступ

Фирма использует факс, не согласовывая его подключение с оператором городской телефонной сети и не внося дополнительную плату за его подключение и использование. Какие могут быть последствия?

– К абонентской линии может быть подключено только оборудование, на которое есть документ о подтверждении его соответствия установленным требованиям (п. 7 Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи, утвержденное постановление Правительства от 18 мая 2005 г. № 310). Если фирма нарушает этот запрет, то оператор связи вправе обратиться в суд с требованием о возмещении убытков (п. 147 Правил). Обратите внимание: оператор связи, предварительно уведомив, может приостановить оказание услуг до устранения абонентом нарушения. Если фирма-абонент в течение шести месяцев с даты получения уведомления нарушение не устранит, оператор может расторгнуть договор в одностороннем порядке (п. 118 Правил).

Личные звонки – за счет звонившего

Было установлено, что сотрудник фирмы помимо служебных телефонных разговоров вел также и личные междугородные переговоры. Общая сумма по счету, полученному от оператора связи, составила 5900 руб. (в том числе НДС 18% – 900 руб.), стоимость личных междугородных переговоров сотрудника – 708 руб. (в том числе НДС 18% – 108 руб.) Фирма оплатила счет в полном объеме. Сотрудник внес компенсацию в кассу организации. Как учесть эти операции?

– Расходы на оплату услуг телефонной связи в бухгалтерском учете включают в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В налоговом учете при расчете налога на прибыль их учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Если установлен факт использования сотрудником фирмы телефона в личных целях, то можно поступить так. Первый вариант – учесть всю сумму по счету в составе расходов, а потом, когда сотрудник внесет деньги, включить внесенную сумму в состав доходов. Именно так посоветовал поступать Минфин, правда, при превышении лимита установленного для сотрудников на использование сотовой связи (письмо Минфина от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15). Однако в этом случае получается, что фирма либо реализует услуги связи, либо выступает в качестве агента между оператором связи и сотрудником, оплачивающим сверхлимитную разницу. Конечно, ни соответствующей лицензии, ни соответствующего договора у организации, скорее всего, нет. Да и письма Минфина носят лишь рекомендательный характер.

Поэтому можно воспользоваться вторым вариантом – не включать суммы за личные переговоры в состав расходов и, соответственно, в состав доходов. Обратите внимание: поскольку частично затраты на телефонные переговоры фирма не учитывает в расходах, то нельзя принять к вычету и соответствующую часть НДС. В этом случае бухгалтер фирмы может сделать такие проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60

– 4400 руб. ((5900 руб. – 900 руб.) – (708 руб. – 108 руб.)) – списаны расходы за пользование услугами связи;

Дебет 19 Кредит 60

– 792 руб. (900 руб. – 108 руб.) – отражена сумма НДС, предъявленного оператором связи по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

– 792 руб. – принят к вычету НДС;

Дебет 73 Кредит 60

– 708 руб. – отражена задолженность сотрудника за личные междугородные телефонные переговоры;

Дебет 60 Кредит 51

– 5900 руб. – оплачены услуги связи оператору;

Дебет 50 Кредит 73

– 708 руб. – внесена сотрудником компенсация за личные междугородные телефонные переговоры.

Звонки в выходные

Некоторые сотрудники по производственной необходимости иногда выходят работать в выходные и праздничные дни. Можно ли учесть расходы на междугородные телефонные звонки, которые совершают сотрудники в это время?

– Если работа в выходные оформлена соответствующими распорядительными документами, то расходы на телефонные звонки включить в состав расходов можно. Естественно, они должны носить производственный характер и быть документально подтверждены. О том, как оформить работу в выходные, читайте в июньском номере журнала за 2005 год на странице 111.

Телефон на время аренды

Фирма арендует помещение. В нем установлены телефоны. Организация заключила договор на предоставление услуг связи с этих телефонов с городской телефонной сетью. Можно ли включить оплату за подключение в расходы при расчете налога на прибыль? В целях налогообложения фирма применяет метод начисления.

– Поскольку договор на оказание услуг телефонной связи заключен непосредственно между фирмой-арендатором и оператором городской телефонной сети, то фирма может включить оплату за подключение в состав расходов в налоговом учете. Ее относят к прочим расходам, связанными с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). В данном случае срок договора можно установить, как соответствующей сроку аренды помещения. И если фирма использует метод начисления, то платежи за подключение включают в расходы в налоговом учете равномерно в течение всего срока действия договора аренды (письмо Минфина от 6 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/86).