Аутосорсинг глазами бухгалтера

Е. Цивилева, эксперт бератора «Современная налоговая энциклопедия»

Чтобы создать и поддерживать собственный сайт, фирме совсем необязательно приглашать в штат веб-дизайнера и системного администратора. А чтобы проводить эффективные рекламные акции, не нужно принимать на работу PR-менеджера. Все это могут делать сотрудники специализированных компаний-аутсорсеров.

Смысл аутсорсинга заложен в формуле: сосредоточьте все ресурсы на вашей основной деятельности, а все обслуживающие процессы передайте профессиональному партнеру. Это может быть охрана, уборка помещений, логистика, администрирование программного обеспечения, маркетинговые исследования, ведение бухгалтерского учета и т.п.

О правовых и отдельных налоговых аспектах аутсорсинга наш журнал уже рассказывал (№12 за 2003 год, № 4 и № 5 за 2006 год). Тема, как оказалось, вызвала интерес у многих наших читателей. Ведь в той или иной степени аутсорсингом занимаются многие (зачастую и не подозревая об этом, как и о существовании столь мудреного слова).

Аутсорсинг постепенно становится рычагом эффективного управления, позволяющим перераспределять мощности, снижать затраты. По договору на аутсорсинг заказчик платит фиксированные суммы. А это дешевле, чем организовать бизнес-процесс своими силами.

Предпочтительная форма договора аутсорсинга – договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ) с четко прописанным предметом договора (ст.779 ГК РФ).

Бумаги: беречь, как зеницу ока!

Аутсорсинг бухгалтерского учета – явление довольно частое. На практике существует множество вариантов такого аутсорсинга. Например, главный бухгалтер может передать аутсорсеру текущие функции бухгалтерии. А сам – заниматься решением лишь глобальных задач (минимизация налогов, подготовка и сдача отчетности и т.п.). Фирма вправе вообще не иметь в штатном расписании должности бухгалтера. Вести бухучет, рассчитывать налоги и составлять отчетность в этом случае будет сторонняя компания.

При аутсорсинге бухучета важнейшее значение приобретает сохранность первичных документов. Каждая фирма решает эту проблему по-своему.

Например, владелец небольшой строительной компании, который привык держать руку на пульсе, делится своим опытом: «Вся “первичка” находится у меня. Я сам вбиваю данные в бухгалтерскую программу. Так легче отслеживать расчеты с поставщиками и покупателями. Раз в месяц передаю базу по интернету в фирму, с которой заключил договор на аутсорсинг бухучета. Налоговых проверок не боюсь, поскольку знаю, что там работают квалифицированные специалисты».

У компаний покрупнее и документооборот больше, и больше сложностей с первичкой. Каждый бухгалтер знает, с каким трудом приходится ее собирать. Поэтому все документы лучше передавать по описи. Еще более безопасный вариант – предоставить аутсорсеру копии «бумаг», оставив себе оригиналы.

А бухгалтер одной из московских компаний Зинаида Макарова решила иначе.

Передав часть работы бухгалтерам из аудиторской фирмы, она привлекла к организации документооборота специалистов-компьютерщиков. «Мы сделали ключи от нашего интернет-банка с ограниченным правом доступа, – поведала Зинаида. – Куратор из аудиторской фирмы скачивает оттуда банковские выписки и разносит их в бухгалтерскую программу. Наши менеджеры пересылают ему в электронном виде акты выполненных работ и данные о приобретенных ценностях и услугах. Вся документация хранится у меня». Раз в месяц куратор присылает базу, которую при помощи несложной компьютерной программы сливают с основной. После проверки итогов Зинаида делает распечатки и сверяет полученные данные с первичными документами.

По мнению Зинаиды, успех ее затеи в том, что она изначально отказалась от передачи документов в бумажном виде. «“Первичка” слишком тяжело мне достается, чтобы собственными руками отдать ее фирме, о которой пока ничего не знаю. Да и контроль лишним не бывает», – сказала она.

Запишем проводки

В бухгалтерском учете затраты на аутсорсинг относят к расходам по обычным видам деятельности как управленческие расходы (п. 9 ПБУ 10/99). Их сначала отражают на счете 26 «Общехозяйственные расходы» в том периоде, когда аутсорсер оказал фирме свои услуги (независимо от того, оплатила их компания или нет). А потом общехозяйственные расходы списывают на себестоимость продукции (работ или услуг). Делают это одним из двух способов (в зависимости от того, какой порядок фирма закрепила в «бухгалтерской» учетной политике):

в дебет счетов учета производственных затрат (20, 23 или 29);

в дебет счета 90-2 «Себестоимость продаж».

В налоговом учете затраты на аутсорсинг включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 19 и 36 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если компания определяет налогооблагаемую прибыль методом начисления, то она может отражать эти расходы (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

на дату проведения расчетов в соответствии с условиями договоров;

на дату предъявления расчетных документов (например, счетов-фактур или актов сдачи-приемки работ);

в последний день отчетного (налогового) периода.

Конкретный порядок учета расходов устанавливает «налоговая» учетная политика фирмы.

Те же, кто использует кассовый метод, отражают расходы в налоговом учете тогда, когда оплатят услуги аутсорсера (ст. 273 НК РФ).

Сумму НДС, предъявленную фирмой-аутсорсером, заказчик вправе зачесть из бюджета. Разумеется, при условии, что он ведет деятельность, облагаемую НДС, и получил от исполнителя счет-фактуру.

Пример

По договору на аутсорсинг ООО «Ким» проводит администрирование программного обеспечения для ЗАО «Прима». Предположим, что ежемесячная стоимость услуг по договору составляет 11 800 руб., в том числе НДС – 1800 руб. В бухгалтерском учете «Примы» это будет отражено такими записями:

Дебет 26 Кредит 60

– 10 000 руб. – отражена стоимость услуг аутсорсера;

Дебет 19 Кредит 60

– 1800 руб. – учтен НДС по оказанным услугам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 1800 руб. – принят к вычету НДС по оказанным услугам;

Дебет 90-2 Кредит 26

– 10 000 руб. – стоимость услуг включена в себестоимость продаж.

Зарплата «чужих» работников

Выполняя работы для фирмы, сотрудники компании-аутсорсера могут находиться на территории заказчика, подчиняясь правилам его внутреннего трудового распорядка. Однако работодателем для таких сотрудников является именно аутсорсер. Он выплачивает им зарплату и перечисляет в бюджет «зарплатные» налоги (ЕСН, НДФЛ, взносы в Пенсионный фонд РФ). Заказчик же оплачивает только услуги аутсорсера.

Поэтому аутсорсинговую схему часто используют как способ «ухода» от единого социального налога. А именно: компания не нанимает персонал в штат, а привлекает работников по договору аутсорсинга. Аутсорсер же, в свою очередь, может быть освобожден от ЕСН (например, если он применяет упрощенную систему налогообложения). Правда, платить «пенсионные» взносы и удерживать НДФЛ из зарплаты работников исполнителю все равно придется.

Надо сказать, что аутсорсинг – не только способ сэкономить на ЕСН, но и повод для лишних ошибок. Как правило, они возникают тогда, когда необходимо определить среднесписочную численность сотрудников или величину фонда оплаты труда. Поэтому бухгалтеру фирмы, где трудятся «арендованные» работники, при расчете этих показателей приходится быть особенно внимательным.

Пример

Компания имеет обособленное подразделение – цех, оборудованный стационарными рабочими местами. В цехе работают сотрудники по договору аутсорсинга. Чтобы определить долю прибыли, которая приходится на обособленное подразделение, фирма использует такие показатели (ст. 288 НК РФ):

долю среднесписочной численности работников подразделения в общей среднесписочной численности сотрудников компании;

долю среднегодовой остаточной стоимости основных средств подразделения в общей остаточной стоимости основных средств компании.

Однако «своих» сотрудников у подразделения нет, ведь здесь работает только персонал по договору аутсорсинга. Значит, удельный вес среднесписочной численности работников равен нулю. Поэтому в расчете доли прибыли должен участвовать лишь удельный вес остаточной стоимости амортизируемого имущества.

Нюансы производственного аутсорсинга

При производственном аутсорсинге компания передает на сторону часть производственного цикла. Например, фабрика изготавливает мебель по индивидуальным заказам. Один из клиентов потребовал доукомплектовать гарнитур светильниками. Однако производственные мощности фирмы не позволяют этого сделать. Поэтому она отправила гарнитур на другую фабрику, где его и «доделали».

Передавать на доработку на сторону можно не только готовые изделия, но и материалы, сырье и полуфабрикаты. При этом возникает вопрос: не посчитают ли налоговики такую передачу реализацией со всеми вытекающими последствиями? Нет, не посчитают. Ведь реализация – это передача права собственности на ценности (ст. 39 НК РФ). Когда же вещи отдают на доработку, право собственности на них остается у владельца.

Пример

ООО «Зима» выпускает меховые изделия. Фирма закупила партию невыделанных шкурок, хотя своего цеха по выделке сырья у нее нет. Выход нашли и передали эту партию шкурок в скорняжную мастерскую, заключив договор аутсорсинга. После обработки на стороне шкурки «вернулись» на склад, готовые к отпуску в производство.

Стоимость невыделанных шкурок составляет 35 400 руб., включая НДС – 5400 руб. Услуги аутсорсера по выделке сырья – 11 800 руб., включая НДС – 1800 руб.

Дебет 10 субсчет «Сырье и материалы» Кредит 60

– 30 000 руб. – оприходованы полученные от поставщика невыделанные шкурки;

Дебет 19 Кредит 60

– 5400 руб. – отражен НДС по оприходованным материалам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 5400 – зачтен НДС по полученным материалам;

Дебет 10 субсчет «Материалы, переданные в переработку на сторону» Кредит 10 субсчет «Сырье и материалы»

– 30 000 руб. – переданы невыделанные шкурки для обработки;

Дебет 10 субсчет «Сырье и материалы» Кредит 10 субсчет «Материалы, переданные в переработку на сторону»

– 30 000 руб. – выделанные шкурки возвращены на склад;

Дебет 20 Кредит 60

– 10 000 руб. – отражена задолженность скорняжной мастерской за выделку шкурок;

Дебет 19 Кредит 60

– 1800 руб. – учтен НДС по услугам мастерской;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 1800 руб. – зачтен НДС по услугам мастерской.

Аутсорсинг для «упрощенца»

Компании на УСН, как правило, не хотят покидать спецрежим. Это и понятно: «упрощенцы» освобождены от бухучета и не платят большинство так называемых «традиционных» налогов. Однако, если фирма перестанет отвечать одному из требований, перечисленных в пункте 3 статьи 346.12 Налогового кодекса, с «упрощенкой» придется проститься. В частности, право применять УСН компания потеряет, как только средняя численность ее работников за налоговый (отчетный) период превысит 100 человек.

А ведь при стабильной работе вопрос о расширении штата все же возникает. Вот тут на помощь и приходит аутсорсинг. Численность штатных сотрудников в этом случае можно не увеличивать, переложив часть нагрузки «на плечи» аутсорсера.

для справки

Порядок списания общехозяйственных расходов устанавливают в «бухгалтерской» учетной политике. Он зависит от того, каким способом компания формирует себестоимость продукции, работ или услуг. А именно:

по полной производственной себестоимости;

по сокращенной себестоимости.

Оба эти способа подробно описаны в книге «Годовой отчет – 2006» под общей редакцией В.И. Мещерякова.