Легко! Учесть почтовые рассылки

Почтовая доставка не может поспорить в скорости передачи сведений с современными видами связи. Зато она подкупает своей надежностью: отправление будет получено даже там, где пока еще отсутствуют факс и Интернет. Как учесть почтовые расходы в различных ситуациях, объясняет начальник отдела общего аудита ООО «АКФ Бизнес-Аудит» Ольга ЧЕРЕВАДСКАЯ

Посылаем письма

С необходимостью пересылки корреспонденции сталкивался каждый бухгалтер. Отправить отчетность в контролирующие органы, послать контрагенту акт сверки взаиморасчетов, направить партнеру сведения об изменении реквизитов – все это обычные операции. И для их осуществления надо совсем немного, а именно: купить конверты и марки, а также оплатить почтовые услуги.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н, для учета материальных ценностей применяется счет 10 «Материалы» субсчет 10-6 «Прочие материалы». Материалы учитываются по фактической себестоимости их приобретения. Аналитический учет материальных ценностей ведется по отдельным их наименованиям. А для учета почтовых марок используется счет 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы». На этом счете учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки и другие денежные документы. Последние учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Еще один нюанс: стоимость почтовых конвертов и марок списывается на счета затрат после их использования, то есть после отправки корреспонденции. На себестоимость списывается также и стоимость услуг связи по пересылке почтовых отправлений.

Нет необходимости напоминать, что все хозяйственные операции должны быть оформлены соответствующими первичными документами. Хочется отметить только, что при оплате услуг почты через подотчетное лицо работники почтовой связи наравне с кассовыми чеками выдают бланки по форме № 1 «Квитанция в приеме почтовых отправлений» и № 5 «Квитанция

в приеме разного рода оплаты». Указанные документы являются бланками строгой отчетности. Они утверждены приказом Минфина России от 29 декабря 2000 г. № 124н «Об утверждении бланков строгой отчетности» и могут использоваться при денежных расчетах без применения кассовых аппаратов при оказании почтовых услуг.

В налоговом учете затраты на почтовые услуги можно учесть при расчете налога на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК. Законодатель не устанавливает каких-либо нормативов по данным видам услуг. Следовательно, расходы на деловую переписку принимаются к учету в полном объеме.

На цифрах.

В июле компания «Пять колец» купила конверты на сумму 2360 рублей, в том числе НДС 18% – 360 рублей

и марки на сумму 3000 рублей без НДС (продажа почтовых марок не подлежит налогообложению на основании подп. 9 п. 2 ст. 149 НК РФ). В этом же месяце для деловой переписки было использовано конвертов на 800 рублей и почтовых марок на 1200 рублей. Корреспонденция была отправлена адресатам менеджером канцелярии, которому для этой цели было выдано под отчет 380 рублей.

По израсходованным почтовым маркам менеджер представил авансовый отчет с приложением копии списка почтовых отправлений с отметкой почтового отделения, принявшего данные письма по списку.

Кроме того, работник представил квитанцию об оплате почтовых услуг по форме № 5 на сумму 354 рублей, в том числе НДС 18% – 54 рублей.

Заметьте, хотя фирма и не получила счет-фактуру от Управления федеральной почтовой связи, она все равно сможет принять к вычету НДС по услугам связи на основании пункта 7 статьи 169 НК РФ. Об этом сказано и в письме Минфина России от 25 марта 2004 г. № 16-00-24/9, ведь уплата налога подтверждена бланком строгой отчетности

Все хозяйственные операции, связанные с отправкой деловой корреспонденции адресатам, бухгалтер фирмы отразил так:

Дебет 10-6 Кредит 76

– 2000 руб. – приобретены конверты;

Дебет 50-3 Кредит 76

– 3000 руб. – приобретены почтовые марки;

Дебет 19 Кредит 76

– 360 руб. – выделен НДС;

Дебет 68 Кредит 19

– 360 руб. – принят к вычету НДС по материальным ценностям;

Дебет 76 Кредит 51

– 5360 руб. – оплачен счет за конверты и почтовые марки;

Дебет 71 Кредит 50-1

– 380 руб. – выданы под отчет деньги для отправки писем;

Дебет 71 Кредит50-3

– 1200 руб. – отражена стоимость марок, выданных менеджеру для отправки корреспонденции;

Дебет 44 Кредит71

– 1200 – списана с подотчета стоимость марок, использованных для отправки писем;

Дебет 44 Кредит10-6

– 800 – списана на затраты стоимость конвертов;

Дебет 44 Кредит71

– 300 – приняты к учету услуги связи;

Дебет 19 Кредит 71

– 54 – выделен НДС по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

– 54 – принят к вычету НДС по услугам связи;

Дебет 50-1 Кредит 71

– 26 – возвращен в кассу остаток подотчетных средств.

Рассылаем каталоги

Нет такой компании, которая не была бы заинтересована в увеличении объема продаж своей продукции. Но для того, чтобы стимулировать покупателя совершить покупку, надо привлечь его внимание к товару. И для этого есть множество способов: стимулирующие лотереи, презентации и дегустации, предоставление товара в бесплатное пробное пользование, различные скидки.

В настоящее время фирмы все чаще используют новую форму распространения своей продукции – предварительную рассылку предложений по продаже. При этом потенциальному покупателю направляется по почте конверт, в который вложена информация о предлагаемой к приобретению продукции. К таким информационным материалам относятся: бланки заказа, конверты для направления в организацию ответа о принятом в отношении предложения решения и отдельные рекламные материалы.

Причем коммерческое предложение может быть как адресным, так и безадресным. Адресное распространение рекламных материалов представляется наиболее эффективным, ведь сведения о товаре получает аудитория, которая потенциально заинтересована в его приобретении. Например, предложение о приобретении кормов для животных будет интересно хозяевам домашних питомцев. А реклама в летний период солнцезащитных очков может заинтересовать многих вне зависимости от того, состоит ли ее получатель в обществе защиты животных или является членом клуба охотников. Поэтому такое распространение называется безадресным. И его главная задача – привлечь внимание к продукту или услуге.

Учет затрат по распространению рекламной продукции будет зависеть от схемы, которую выберет компания для продвижения своего товара. А именно: адресная будет рассылка или безадресная. Поэтому, для того чтобы учесть затраты на рассылку при расчете налога на прибыль, надо их правильно квалифицировать.

В соответствии со статьей 264 НК РФ к прочим расходам организации, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на рекламу производимых, приобретенных или продаваемых товаров (работ, услуг), товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, с учетом положений пункта 4 ст. 264 НК РФ.

Согласно абзацам втором–четвертом пункта 4 ст. 264 НК РФ, к расходам организации на рекламу, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, относятся:

расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в т. ч. объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;

расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;

расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых организацией, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Данный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит.

Остальные виды расходов на рекламу, не поименованные в абзацах втором–четвертом пункта 4 статьи 264 НК (например, расходы на приобретение или изготовление призов), нормируются.

Они учитываются для целей определения налога на прибыль в размере, не превышающем 1 процента выручки от реализации, сформированной по данным налогового учета согласно пункту 2 статьи 249 НК. При этом выручка берется без учета НДС и акцизов (п. 1 ст. 248 НК.

Так как иные виды рекламы в главе 25 «Учет налога на прибыль» Налогового кодекса не поименованы, они подлежат квалификации исходя из норм законодательства о рекламе. Это связано с тем, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Налоговом кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства. Но при условии, что иное не предусмотрено налоговым законодательством (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Статьей 2 Федерального закона от 18 июля 95 г. № 108-ФЗ «О рекламе» определено понятие «реклама». Это информация о фирме или ее товарах, которая призвана формировать и поддерживать интерес к ним. При этом рекламные материалы распространяются среди неопределенного круга лиц. Кроме того, информационные сведения должны способствовать реализации рекламируемых товаров.

Таким образом, реклама – это распространение информации неопределенному кругу лиц. Именно неопределенность круга лиц – получателей информации и является главным критерием, при несоблюдении которого фирма не вправе признать затраты в качестве рекламных.

Необходимо отметить, что с 1 июля 2006 г. вступил в действие новый Закон «О рекламе» от 13 марта 2006 г. № 38-ФЗ. Между тем, определение рекламы не претерпело изменений в связи с принятием нового нормативного документа.

Следовательно, адресная рассылка презентационных материалов не является рекламой. Поэтому затраты фирмы на изготовление информационных документов и их доведение до потенциального потребителя не могут быть учтены при расчете налога на прибыль в качестве рекламных расходов. Мало того, все издержки компании, связанные с безвозмездной передачей каталогов, буклетов и т. п. также не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта 16 статьи 270 Кодекса.

Эту позицию единодушно отстаивают специалисты финансового и налогового ведомств (письма Минфина России от 18 января 2006 г. № 03-03-02/13 и 24 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/390, а также письмо Управления ФНС России по г. Москве от 16 марта 2005 г. № 20-08/16391).

Некоторые специалисты считают, что если на почтовом отправлении не указан конкретный получатель – физическое лицо, а проставлено только наименование предприятия, то затраты на проведение такой рассылки материалов рекламного характера можно учесть в составе расходов, уменьшающих прибыль. Между тем такое мнение ошибочно. И на эту ошибку указывают не только контролеры, но и арбитры (постановление ФАС Московского округа от 28.04.2005 г. № КА-А40/3274-05).

Что касается безадресной рассылки коммерческих материалов, то расходы на их изготовление и доведение до потенциального потребителя можно принять в уменьшение прибыли. При этом затраты на приобретение и изготовление каталогов, буклетов и прочих материалов принимаются при расчете налога на прибыль полностью. А издержки фирмы по отправке подобной информации следует рассматривать как нормируемые рекламные расходы, которые учитываются с учетом требований пункта 4 статьи 264 Кодекса. То есть в пределах 1 процента от выручки.

Необходимо отметить, что к услугам почты по безадресной рассылке относится не только доставка корреспонденции, но и раскладка ее по почтовым ящикам потенциальных клиентов, а также непосредственно в почтовом отделении.

Вследствие того, что бесплатная раздача рекламных сведений признается безвозмездной передачей, эта операция является объектом налогообложения по НДС на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 146 НК (письмо Минфина России от 15 августа 2005 г. № 03-04-05/ 13). При этом при распространении печатной продукции компания должна начислить налог, исходя из стоимости ее изготовления (п. 2 ст. 40 НК). Возникает вопрос, почему не исходя из рыночной стоимости в соответствии с пунктом 2 статьи 154 НК РФ? Да потому, что определить такую стоимость невозможно: кто выразит желание приобрести листовку или каталог за плату?

На цифрах.

Воспользуемся условиями примера. В этом же месяце фирма «Пять колец», торгующая спортивным инвентарем, заказала, получила и оплатила типографии изготовление каталогов, содержащих сведения рекламного характера. А именно: какие предлагаются к продаже товары, цены, условия и места их возможного приобретения. Стоимость изготовления каталогов – 47 200 рублей (в т. ч. НДС – 7200 рублей).

Кроме того, торговая компания заключила договор с Управлением почтовой связи на рассылку информационных материалов. Стоимость почтовых услуг – 11 800 рублей (в т. ч. НДС – 1800 рублей).

При этом 40 процентов тиража распространено путем адресной почтовой рассылки спортивным магазинам – постоянным партнерам. Остальные 60 процентов тиража разосланы путем безадресной почтовой доставки и раскладки сотрудниками почты по почтовым ящикам физических лиц – потенциальных клиентов, а также непосредственно в почтовом отделении.

Выручка компании-распространителя за январь–июль составила 7 200 000 рублей (без НДС).

Таким образом, для расчета налога на прибыль фирма может учесть следующие расходы:

по изготовлению каталогов, распространяемых по безадресной рассылке – 24 000 рублей ((47 200 – 7200) x 60%);

по услугам почты – 6000 рублей ((11 800 – 1800) x 60%).

Необходимо отметить, что распространитель должен проверить, укладываются ли почтовые услуги

в норматив: 7 200 000 руб. x 1% = 72 000 рублей. В данном случае нормы соблюдены, поэтому расходы в сумме 6000 рублей уменьшают прибыль.

Оставшиеся затраты нельзя учесть при формировании прибыли, а именно:

по изготовлению каталогов, распространяемых по адресной рассылке – 16 000 рублей ((47 200 – 7200) x 40%);

по услугам почты – 4000 рублей ((11 800 – 1800) x 40%).

Кроме того, необходимо начислить НДС на безвозмездно передаваемую продукцию: 7200 рублей ((24 000 +16 000) x 18%). Причем вид рассылки при этом не имеет значения.

Зато начисленный НДС можно принять к вычету, так как безвозмездная передача – налогооблагаемая операция (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Бухгалтер продавца спортивных товаров сделал такие записи в учете:

Дебет 10 Кредит 60

– 40 000 руб. – приняты к учету каталоги товаров (47 200 руб. – 7200 руб.);

Дебет 19 Кредит 60

– 7200 руб. – отражен НДС, предъявленный изготовителем каталогов;

Дебет 68 Кредит 19

– 7200 руб. – принят к вычету НДС по полиграфической продукции;

Дебет 60 Кредит 51

– 47 200 руб. – оплачены услуги типографии;

Дебет 60 Кредит 51

– 11 800 руб. – оплачены услуги почты по рассылке каталогов;

Дебет 19 Кредит 60

1800 руб. – отражен НДС, предъявленный Управлением почтовой связи;

Бухгалтерские записи при распространении каталогов по безадресной рассылке выглядели так:

Дебет 44 Кредит 10

– 24 000 руб. – стоимость каталогов отнесена на расходы на продажу (40 000 руб. x 60%);

Дебет 91 Кредит 68

– 4320 руб. – начислен налог на добавленную стоимость при безвозмездной передаче каталогов в рекламных целях (24 000 руб. x 18%);

Дебет 44 Кредит 60

– 6000 руб. – стоимость почтовых услуг по доставке каталогов отнесена на расходы на продажу (10 000 руб. x 60%);

Дебет 68 Кредит 19

– 1080 руб. – принят к вычету НДС по услугам почтовой связи (1800 руб. x 60%);

Бухгалтерские записи при распространении каталогов по адресной рассылке

Дебет 44 Кредит 10

– 16 000 руб. – стоимость каталогов отнесена на расходы на продажу (40 000 руб. x 40%)

Дебет 99 Кредит 68

– 3840 руб. – отражено постоянное налоговое обязательство (16 000 руб. x 24%);

Дебет 91 Кредит 68

– 2880 руб. – начислен НДС при безвозмездной передаче каталогов в рекламных целях (14 000 руб. x 18%);

Дебет 99 Кредит 68

– 691,20 руб. – отражено постоянное налоговое обязательство (2880 руб. x 24%);

Дебет 44 Кредит 60

– 4000 руб. – стоимость почтовых услуг по доставке каталогов отнесена на расходы на продажу (10 000 руб. x 40%);

Дебет 99 Кредит 68

960 руб. – отражено постоянное налоговое обязательство (4000 руб. x 24%);

Дебет 91 Кредит 19

720 руб. – списан НДС со стоимости почтовых услуг (1800 руб. x 40%);

Дебет 99 Кредит 68

172,80 руб. – отражено постоянное налоговое обязательство; (720 руб. x 24%)

<*> Считаем, что в целях налогообложения прибыли данная сумма НДС может быть признана прочим расходом, связанным с производством и реализацией, (пп. 1 п. 1 ст. 264 и п. 1 ст. 252 НК).

Пересылаем товар

Если продавец и покупатель товара расположены в разных регионах, то покупка чаще всего доставляется по почте. Такой вид почтовых услуг, как доставка товара покупателю, очень удобен при продажах по каталогам.

Кроме того, такой характер дистанционной торговли достаточно выгоден для обеих сторон. Покупателю не надо тратить время на поход в магазин. Это особенно актуально в тех случаях, когда торговая точка расположена вдалеке от желающего совершить покупку. Продавец также в выигрыше: ему не надо нести дополнительные затраты для расширения торговли. Ведь не надо арендовать помещение, оформлять витрины, приглашать консультантов. Покупатель все сделает сам: выберет приглянувшийся товар, посмотрев его фотографии, описание и характеристики в каталоге. Кроме того, клиент сам заполнит заявку, вложенную в буклет.

Задача торговца – обработать полученный бланк и доставить приглянувшийся товар по адресу, указанному в заказе. Вот на этом, втором этапе, и требуются услуги почтовой связи. Ведь почтовая пересылка – самый удобный вид доставки ценностей.

Обычно трудностей с учетом издержек на пересылку товаров почтой не возникает. Самая распространенная практика – включить стоимость доставки в цену товара. Тогда затраты на оплату почтовых услуг включаются в расходы на продажу. Если же почтовая отправка не включена в стоимость покупки, а оплачивается покупателем отдельно от товара, то и в этом случае услуги связи отражаются в учете в полном объеме в качестве расходов, связанных с реализацией.

Основными покупателями товаров по каталогам являются физические лица. Поэтому самый распространенный вид почтовой доставки – почтовое отправление с наложенным платежом. Таким образом покупатель платит деньги за товар в почтовом отделении, а затем сумма наложенного платежа перечисляется отправителю. Ведь именно это входит в обязанности Управления федеральной почтовой связи при таком способе отправления (постановление Правительства РФ от 15.04.2005 г. № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи»).

Таким образом, при отправлении товаров наложенным платежом у компании могут возникнуть определенные вопросы с учетом.

А именно: когда можно признать реализацию? Ведь и в бухгалтерском, и в налоговом учетах продажу можно отразить только в момент перехода права собственности (п. 12 ПБУ 9/99 «Доходы организации», п. 3 ст. 271, п. 1 ст. 39 НК РФ).

Между тем, согласно статьи 223 ГК РФ, право собственности на товар происходит в момент его передачи. Но это верно только в том случае, если иное не установлено в договоре.

В соответствии с пунктом 21 статьи 224 ГК РФ передачей товара является:

вручение вещи покупателю;

сдача вещи в организацию связи, которая и доставит вещь покупателю.

Следовательно, отражая в учете компании реализацию товара, необходимо обращать внимание на условия его продажи. Если в заказе, каталоге или иных документах предусмотрено, что продавец доставляет товар в указанное покупателем место, то право собственности на товар перейдет в момент, когда покупатель получит его на почте. При этом дата вручения ценностей будет указана в уведомлении о вручении, которое почтовая служба перешлет отправителю. Этот документ и является основанием для отражения дохода в учете торговой компании.

Если же договором не предусмотрена обязанность продавца доставить товар покупателю, то выручку от продажи отражают на дату передачи заказа на почту.

На цифрах.

7 июля в ООО «Пять колец» поступила заявка на надувную лодку стоимостью 23 600 руб. (в т. ч. НДС – 3600 руб.). Заказ был сделан через рекламный каталог. В буклете предусмотрено, что продавец обязан доставить товар покупателю.

Покупная стоимость лодки – 16 000 руб.

Товар отправили наложенным платежом 11 июля. Уведомление почтового отделения о вручении товара покупателю поступило 27 июля. На следующий день поступили деньги на расчетный счет отправителя.

В учете ООО «Пять колец» были сделаны следующие записи:

11 июля

Дебет 45 Кредит 41

– 16 000 руб. – передан товар почтовому отделению для доставки покупателю;

27 июля

Дебет 62 Кредит 90-1

– 23 600 руб. – отражена выручка от продажи надувной лодки на основании уведомления почты;

Дебет 90-3 Кредит 68

– 3600 руб. – начислен НДС к уплате в бюджет.

Дебет 90-2 Кредит 45

– 16 000 руб. – списана стоимость проданной лодки;

28 июля

Дебет 51 Кредит 62

– 23 600 руб. – поступили деньги за проданный товар.

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.