Учет спецовки и формы: неясности устранены

В Налоговый кодекс внесены изменения, которые позволили решить спорные вопросы учета спецодежды и формы.

Нововведения коснулись подпункта 3 пункта 1 статьи 254 (спецодежда) и пункта 5 статьи 255 (форма) Налогового кодекса. Рассмотрим их более подробно.

Новое в учете спецовок

Учет расходов. Раньше расходы на спецодежду предприятие могло учесть при расчете налога на прибыль двумя способами: как материальные затраты либо как амортизируемое имущество. В первом случае ее стоимость списывали в полной сумме в момент выдачи сотруднику. Во втором случае учитывалась спецодежда, срок полезного использования которой был более года, и ее первоначальная стоимость превышала 10 000 рублей (п. 1 ст. 256 НК РФ).

И теперь фирма сможет учесть в составе материальных расходов затраты на приобретение спецодежды для сотрудников. Но только в случаях, если спецовка выдается в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Указание на это есть в самом Налоговом кодексе.

Еще до принятия изменений некоторым фирмам приходилось общаться не только с налоговиками, но и со служителями Фемиды. Ведь у инспекторов было свое мнение на этот счет. Они настаивали, что признать расходы на спецодежду можно только в том случае, если организация обязана выдавать ее по закону (постановление ФАС Московского округа от 18 февраля 2005 г. № КА-А40/280-05).

Компании, как правило, выигрывали подобные разбирательства, но были и неудачи. Примером может послужить дело, рассмотренное ФАС Северо-Западного округа (постановление от 24 апреля 2006 г. № А56-25290/2005). Фирма не смогла обосновать расходы на приобретение жилеток из овчины для работников, которые трудятся в неотапливаемых помещениях. А все потому, что такой вид спецодежды попросту отсутствовал в Типовых нормах бесплатной выдачи специальной одежды. У компании были возможности решить эту проблему. По согласованию с государственным инспектором по охране труда она могла бы заменить один вид одежды на другой (п. 5, 6 Правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утверждены постановлением Минтруда от 18 декабря 1998 г. № 51). Другой вариант – провести аттестацию рабочих мест и выдать своим сотрудникам спецодежду, не указанную в нормах. Но организация ничего из этого не предприняла. Арбитры сделали вывод, что у нее не имелось оснований для уменьшения налогооблагаемой прибыли.

Обратите внимание, что с введением поправок в Налоговый кодекс положительный исход подобных дел для фирм стал довольно проблематичным.

Отметим, что в бухучете спецодежда, стоимость которой не выше 20 тысяч рублей, по решению организации может быть отражена в составе материально-производственных запасов (п. 5 ПБУ 6/01). В этом случае по ней надо вести специальные карточки учета. Например, приходный ордер по форме № М-4, требование-накладную по форме № М-11, карточку учета материалов по форме № М-17.

Расчет НДФЛ. Что же касается вопроса удержания налогов со стоимости средств защиты, то свои комментарии по этому поводу дали чиновники (письмо Минфина от 18 апреля 2006 г. № 03-05-01-04/91). Так, если выдаваемая работникам спецовка является собственностью предприятия, учитывается на его балансе и выдается работникам в пользование только на время работы, то ее стоимость не облагается НДФЛ.

О форменной одежде

Учет расходов. С затратами на форменную одежду ситуация была иной. По старой редакции кодекса стоимость формы, выдаваемой работникам бесплатно в соответствии с законодательством Российской Федерации, относилась к расходам на оплату труда. Но только в случае, если она оставалась в личном постоянном пользовании сотрудника. Отметим, что на стоимость такой одежды не начисляют ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование (подп. 11 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Не облагалась ЕСН и форма, которую по окончании срока ношения надо было вернуть организации. Правда, при условии, что она числилась на балансе фирмы в составе оборотных средств, и ее предоставление было предусмотрено внутренним документом фирмы, например, коллективным договором (письмо Минфина РФ от 29 октября 2004 г. № 03-03-02-04/1/41).

С этого года законодатели четко определили, что стоимость одежды складывается из расходов на ее приобретение или изготовление. С учетом всех изменений к расходам на оплату труда, как и прежде, можно отнести стоимость одежды, которая выдается работникам бесплатно и остается в их личном постоянном пользовании. Кроме того, теперь в таком же порядке могут быть учтены и расходы на форму, которая указывает, что человек работает именно на этом предприятии (п. 5 ст. 255 НК РФ).

Чтобы признать расходы на форменную одежду, она должна выдаваться в соответствии с требованиями законодательства. В частности, такая возможность есть у рестораторов (ГОСТ Р 50762-95), предприятий торговли, где форма предусмотрена для работников торгового зала (письмо Роскомторга от 11 июля 1995 г. № 1-952/32-9), у владельцев гостиниц категории «две звезды» и более (приказ Федерального агенства по туризму от 21 июля 2005 г. № 86).

«Зарплатные» налоги. Представители Минфина при ответе на частный запрос дали свои комментарии и по поводу начисления ЕСН на стоимость форменной одежды. Напомним, что ЕСН облагаются выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу сотрудников по трудовым договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ). Чиновники же считают, что предоставление формы не является выплатой в пользу работника. Значит, ее стоимость не облагается ЕСН. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/502.

В этом же письме рассмотрен вопрос и об удержании НДФЛ. Так, если форма принадлежит организации и выдается работникам только во временное пользование, то ее стоимость не является доходом сотрудника (ст. 41 НК РФ). И, следовательно, не облагается НДФЛ.

для справки

Выдача спецодежды обязательна для гардеробщиков, грузчиков, дворников, кладовщиков, маляров, курьеров, сторожей, слесарей, экспедиторов и т. д. (Типовые отраслевые нормы, утвержденные постановлением Минтруда от 30 декабря 1997 г. № 69). Одежда должна подходить работнику по размеру, должна храниться в специальном помещении. Выдача работнику спецовки фиксируется в его личной карточке (постановление Минтруда от 18 декабря 1998 г. № 51).

для справки

Форменная одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме и содержать товарный знак или логотип фирмы, ее символику. Причем все эти атрибуты должны быть нанесены на саму одежду, а не содержаться «на значке, галстуке, косынке или жилете». Об этом говорится в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99.