Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

Не возвращенные из подотчета денежные средства - не единственный для инспекторов повод начислить НДФЛ. Есть еще три ситуации, когда у подотчетного лица могут возникнуть проблемы. Сложности грозят и работодателям, когда по логике налоговиков компании выступают налоговыми агентами и не исполнили обязанности по удержанию налога.

Андрей Илюшечкин, эксперт «УНП»

А был ли подотчет?

Самая распространенная ситуация, в которой проверяющие непременно начислят НДФЛ, - сотрудник из своего кармана оплатил приобретенные материальные ценности. То есть компания изначально не выдает работнику денежные средства под отчет. Сотрудник сам покупает необходимые ценности, а потом составляет авансовый отчет, в котором указывает сумму перерасхода. На основании этого документа компания возмещает работнику потраченные средства.

«Если товар был куплен подотчетным лицом за свои деньги, а организация возместила ему расходы, мы в обязательном порядке начислим НДФЛ. Ведь в этом случае говорить о компенсации нельзя. Происходит купля-продажа товаров, а это уже доход сотрудника», - считают специалисты Управления ФНС России по Пензенской области. Причем, по их мнению, доход возникает даже в том случае, когда документы на приобретенные ценности оформлены на компанию.

С таким подходом проверяющих трудно согласиться. Тот факт, что сотрудник действует по распоряжению компании, подтверждают первичные документы, из которых видно, что сторонами сделки являются юридические лица. Сотрудник же выступает только посредником в расчетах. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. Специалисты финансового ведомства также считают, что дохода в этом случае не будет. В письме от 25.07.06 № 03-05-01-04/219 Минфин России не усмотрел в этой ситуации экономической выгоды для работника, так как Налоговый кодекс не содержит оценки такой выгоды (ст. 41 НК РФ).

Действительно, глава 23 НК РФ не позволяет определить размер выгоды. Однако главный аргумент, в силу которого компенсация расходов не будет облагаться НДФЛ, - это приобретение работником имущества не для личных целей, а для нужд организации.

«Первичка» оформлена на работника

Но ситуация может кардинально измениться, если работник не только производит оплату собственными средствами, но и первичные документы оформлены на его имя. Тогда фактически сотрудник передаст организации принадлежащее ему по документам имущество.

Последствия такой операции очевидны. Выплаченный доход нужно отразить в справке по форме № 2-НДФЛ. При этом компания не является налоговым агентом по налогу на доходы физлиц, поскольку работник продает собственное имущество (п. 2 ст. 226, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Однако налог на доходы физических лиц работнику платить не придется, поскольку он по выбору может воспользоваться либо имущественным налоговым вычетом - 125 000 рублей, либо уменьшить доход на сумму расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но для этого ему нужно будет заявить в налоговый орган о намерении воспользоваться вычетом или же уменьшить доход на сумму произведенных расходов. Сделать это можно путем сдачи декларации по НДФЛ по окончании календарного года (п. 1 ст. 229 НК РФ).

Возможна и другая ситуация. Работник рассчитался за покупку полученными под отчет средствами и получил на руки документы, оформленные на его имя. Мы считаем, что в этом случае дохода у него не будет. Но инспекторы думают иначе. Вот что сказали корреспонденту «УНП» в межрайонной инспекции № 2 по Псковской области: «Полученные работником под отчет денежные средства должны облагаться НДФЛ. Если документы оформлены на работника, то получается, что он продает свое имущество. А тот факт, что деньги были выданы ему под отчет, не имеет значения. Ведь неизвестно, за счет каких источников совершена покупка».

С такой позицией не согласны в управлении администрирования налогов с доходов физических лиц ФНС России: «При составлении авансового отчета указывается не только на что были израсходованы выданные под отчет средства, но и для каких целей изначально предназначался аванс. Если, например, в назначении аванса стоит «покупка канцтоваров» и в наименовании расхода значатся канцелярские товары, то проблем не будет. Даже если «первичка» выписана на имя сотрудника. Кроме того, проблем поможет избежать и выданная сотруднику доверенность на приобретение имущества».

Документов не хватает

Возможна также ситуация, когда работник не смог получить все необходимые документы на товар, купленный для организации. Например, есть товарный и кассовый чеки, но нет накладной. Или есть накладная, но нет документа об оплате. Считается ли в этой ситуации подотчет закрытым? Приведет ли такая ситуация к появлению дохода у физического лица?

«Отсутствие полного пакета документов грозит тем, что полученная подотчетным лицом сумма включается в его доход и облагается НДФЛ», - солидарны специалисты Управлений ФНС России по Томской, Свердловской областям, а также межрайонной инспекции № 8 по Санкт-Петербургу.

Правда, Минфин России не столь категоричен в этой ситуации. Дохода у работника не возникнет только в том случае, если на руках у бухгалтера организации будет документ об оплате с реквизитами поставщика и с наименованием и стоимостью товаров или услуг (письмо от 25.07.06 № 03-05-01-04/219).

Мы считаем, что дохода у работника не возникнет по той причине, что он действовал в интересах компании. Подтвердить это можно любым другим первичным документом (в частности, накладной), а не только платежным документом.

Озадачим подотчетников

Итак, чтобы не попасть в ситуацию, при которой возникает риск начисления НДФЛ, нужно выполнить определенные требования при оформлении покупки имущества через подотчетное лицо. Их можно включить в инструкцию по работе с подотчетными лицами, а также составить «памятку подотчетника» и раздать работникам, которые имеют дело с подотчетными суммами.

Выполнив эти условия, компания не только оградит работника от возникновения у него нежелательного дохода, но и без проблем признает произведенные расходы.

Объекта для ЕСН и пенсионных взносов не наблюдается

Светлана Князева, эксперт «УНП»

На сумму невозвращенного подотчета инспекции также необоснованно требуют начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование.

Такой подход чиновников подтверждала арбитражная практика. А недавно точка зрения налоговиков была оформлена и их собственным документом: Управление ФНС России по г. Москве выпустило письмо с практическим пособием по ЕСН и взносам в ПФР для своих инспекторов (письмо от 15.08.06 № 21-11/ 72184@). В этих разъяснениях мы обнаружили четкое указание: не возвращенные на дату проведения проверки подотчетные суммы нужно включать в базу по ЕСН и пенсионным взносам. Никаких аргументов по этому поводу в письме не приведено, зато задолженность подотчетного лица названа выплатой, «имеющей признаки «серых» схем ухода от налогообложения».

На чем основывается убежденность налоговиков, непонятно. Ведь в объект обложения ЕСН включаются далеко не все выплаты в пользу физического лица, а только те, которые производятся в рамках трудовых или гражданско-правовых договоров, связанных с выполнением работ или оказанием услуг (ст. 236 НК РФ). Тот же самый объект установлен и для взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). В случае с подотчетом физическое лицо получает деньги явно не за выполнение обязанностей по трудовому или гражданско-правовому договору. Поэтому объект для начисления ЕСН и взносов в ПФР отсутствует. Подтверждают это и суды (например, постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 19.08.04 № Ф09-3354/04-АК).

Памятка подотчетному работнику

На ваше имя должна быть выписана доверенность от организации на приобретение товарно-материальных ценностей.

Вы должны получить от продавца весь комплект подтверждающих документов: кассовый и товарный чеки, накладную, счет-фактуру.

Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены на организацию.

По израсходованным суммам вы должны сдать авансовый отчет в бухгалтерию и все документы на расходы. Не поленитесь уточнить в бухгалтерии, в какой срок вы должны отчитаться.

Непотраченные деньги верните в кассу организации!