Личный автомобиль в служебных целях

Аборин Дмитрий Евгеньевич,

ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ

Использование личного автомобиля в служебных целях – ситуация достаточно распространенная. С одной стороны, это может происходить по собственной инициативе работника, а с другой – являться одним из условий его приема на работу. По общему правилу за использование транспортного средства сотруднику должна выплачиваться компенсация1. Иными вариантами могут быть договоры аренды или безвозмездного пользования. Рассмотрим все вышеуказанные случаи.

Компенсация

Если работник использует личный автомобиль в интересах работодателя с согласия или ведома последнего, ему должна выплачиваться компенсация, а также должны возмещаться расходы, связанные с использованием транспортного средства2. Размер возмещения определяется в письменном соглашении сторон трудового договора. Однако при исчислении налога на прибыль к расходам может быть отнесена сумма, не превышающая размеров, установленных Постановлением Правительства РФ3. При этом в сумму возмещения уже закладываются износ, расходы на ГСМ, техническое обслуживание и ремонт.

Поэтому дополнительно перечисленные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов организации4.

Сумма компенсации полностью не облагается ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию5. А вот с НДФЛ ситуация спорная. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагаются любые компенсационные выплаты (в пределах норм), установленные законодательством РФ и связанные с исполнением трудовых обязанностей. В связи с тем что право устанавливать размер компенсации предусмотрено ТК РФ, вся выплачиваемая сумма облагаться этим налогом не должна. Однако налоговая служба придерживается на этот счет иного мнения6. Как разъяснили инспекторы, стороны трудового договора не могут устанавливать нормы, а вправе лишь определять размер компенсации. Поэтому следует применять установленную Правительством РФ норму, в пределах которой компенсация не будет облагаться НДФЛ.

Вниманию владельцев грузовиков

НК РФ предусматривает уменьшение прибыли организации на суммы компенсации по использованию легковых автомобилей работников7, причем утвержденные Правительством РФ размеры данной компенсации установлены только для них. Не урегулирована ситуация, при которой работник использует личный грузовой автомобиль. Получается, что такую компенсацию можно учесть в составе прочих расходов в размерах, установленных соглашением сторон8. Возможно, что эту точку зрения придется отстаивать в суде.

Договор аренды

Если автомобиль сдается в аренду, то при его использовании в служебное время самим работником-арендодателем заключается договор аренды транспортного средства с экипажем9. В этом случае собственник сдает транспортное средство в аренду, а также предоставляет услуги по управлению и технической эксплуатации.

Как известно, выплаты в рамках договоров аренды не являются объектом обложения по ЕСН, а вот с доходов по управлению и ремонту данный налог исчисляется. В связи с этим сумму вознаграждения по указанному договору лучше разделить. При формировании налоговой базы по прибыли сумма арендной платы учитывается в составе расходов10. Расходы на бензин также несет арендатор, но это лишь в том случае, если иное не установлено договором11. При исчислении НДФЛ работник вправе воспользоваться профессиональным налоговым вычетом12.

Если же работник предоставляет организации свой автомобиль за плату во временное пользование без предоставления услуг по управлению и эксплуатации, то должен заключаться договор аренды транспортного средства без экипажа13.

Затраты организации, произведенные по такому договору аренды, в том числе расходы на приобретение топлива исходя из фактического пробега автомобиля, а также издержки на приобретение запасных частей и ремонт могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль14. ЕСН с арендной платы не исчисляется, а НДФЛ удерживается арендатором со всей суммы.

Договор безвозмездного пользования

По договору безвозмездного пользования владелец автомобиля обязуется передать его в безвозмездное временное пользование организации, а последняя обязуется вернуть транспортное средство в том же состоянии, в каком получила, с учетом износа15. Организация обязана полученный в безвозмездное пользование автомобиль поддерживать в исправном состоянии, включая ремонт16. Поэтому затраты на него учитываются в расходах по налогу на прибыль при условии, что они не возмещаются ссудодателем. Расходы на бензин также учитываются в полном объеме согласно путевым листам.

При безвозмездном использовании организацией имущества у нее возникает доход в виде экономической выгоды по п. 8 ст. 250 НК РФ17.

Путевой лист и учет расхода топлива

Документами, подтверждающими расходы на бензин, являются путевые листы и чеки АЗС. По мнению контролирующих органов, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом РФ18. С данной точкой зрения удобнее согласиться, несмотря на ее неправомерность: согласно гл. 25 НК РФ такую норму может установить только Правительство РФ.

Альтернативным вариантом является списание ГСМ по указанным в технической документации нормам либо установление собственных норм. В последнем случае нужно сделать контрольные замеры расхода топлива, которые следует отразить в соответствующем акте. И на его основании издать приказ, утверждающий результаты замеров в качестве нормы. Следует иметь в виду: высока вероятность того, что подобные способы учета расходов ГСМ придется отстаивать в суде.

Относительно путевого листа. Минфин РФ разъяснил, что организация вправе самостоятельно разрабатывать форму этого документа при условии, что он будет содержать все реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»19. Указанное правило распространяется на все организации, за исключением автотранспортных. Последние обязаны заполнять только унифицированную форму путевого листа.

Организация применяет УСН

Налогоплательщики, использующие объект налогообложения «Расходы, уменьшенные на величину расходов», могут сократить налоговую базу единого налога на суммы арендной платы и компенсаций за использование в служебных целях личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ20.

--------------------------------------------------------------------------------

1) «В курсе правового дела», N 6 (10), 2005

2) ст. 188 ТК РФ

3) пп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270 НК РФ;Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов…»

4) Письмо Минфина РФ от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140

5) пп. 2 п. 1 ст. 238,п. 3 ст. 236 НК РФ; п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

6) Письмо МНС РФ от 02.06. 2004 N 04-2-06/419@

7) пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ

8) пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ

9) ст. 632 ГК РФ

10) Письмо Минфина РФ от 10.02.2004 N 04-04-06/21

11) ст. 636 ГК РФ

12) п. 2 ст. 221 НК РФ

13) ст. 642 ГК РФ

14) Письмо Минфина РФ от 28.12.2005 N 03-03-04/1/463

15) ст. 689 ГК РФ

16) ст. 695 ГК РФ

17) п. 2 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 N 98;«В курсе правового дела», N 4 (32), 2006 Письмо Минфина РФ от 17.02.2006 N 03-03-04/1/125

18) Руководящий документ Минтранса РФ от 29.04.2003 N Р3112194-0366-03; Письмо УФНС РФ по г. Москве от 11.11.2004 N 26-12/72753; Письмо Минфина РФ от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223

19) Письмо Минфина РФ от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23;«В курсе правового дела», N 5 (33), 2006

20) пп. 4 п. 1; пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ