За что отвечает новый главбух

А. Леонова, налоговый консультант

Придя на новую фирму, любой главбух начинает с того, что принимает дела у своего предшественника. Как это сделать правильно, чтобы потом «не было мучительно больно»?

Ответа на этот вопрос законодательство не дает. Поэтому каждый главбух предъявляет свои требования к уходящему коллеге. А некоторые, наоборот, полагают, что ни у кого ничего принимать не нужно. Так кто же прав?

Чтобы разобраться в проблеме, проанализируем рекомендации разных специалистов – тех, кто проверяет ведение учета (налоговых инспекторов и аудиторов) и самих главбухов.

Начнем с проверяющих.

В теории

Первым делом контролеры советуют проверить учетные документы. Они должны быть в наличии как минимум за пять последних лет. Именно столько первичку надо хранить на фирме или в архиве (ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете»). Особое внимание уделите:

банковским и кассовым документам;

расчетным и платежным ведомостям;

журналам регистрации доверенностей, ценных бумаг;

журналу учета счетов-фактур;

книгам покупок и продаж и др.

Что касается налоговой отчетности, ее достаточно иметь за три последних года. Это срок, за который вас может проверить налоговая (ст. 87 НК РФ). Посмотрите, все ли декларации и расчеты у вас есть. При этом на каждом должен быть штамп налоговой инспекции или почтовое уведомление об отправке с описью вложений.

Наш комментарий:

На первый взгляд рекомендация кажется вполне уместной, но...

Проверить наличие всей первички за несколько дней невозможно. Да и откуда вам знать, чего не хватает? Для этого пришлось бы сверять каждую бумагу с журналом учета хозяйственных операций. А если обращать внимание на оформление документов, процесс затянется до бесконечности.

То же и с отчетностью. Если какой-то декларации не оказалось, то оформлять ее все равно придется вам, раз уж вы вступили в должность. Ведь ваш предшественник не сможет даже подписать отчет. А если на фирме не велись книги покупок и продаж, журналы регистрации доверенностей, то их за два-три дня сделать невозможно. Да и вообще бесполезно заставлять работать человека, который решил уйти с фирмы.

Если главбух – материально-ответственное лицо (что вполне возможно), то необходимо провести инвентаризацию вверенных ему материальных ценностей. К примеру, на маленьких фирмах главный бухгалтер нередко исполняет обязанности кассира. В этом случае снимите остаток кассы, сверьте его с кассовой книгой и книгой кассира-операциониста.

Наш комментарий:

Этому совету лучше последовать. Ведь если не провести инвентаризацию с оформлением необходимых актов, то за недостачу будет отвечать новый главный бухгалтер.

После этого рекомендуется проверить состояние бухгалтерского и налогового учета на фирме. Некоторые «теоретики» полагают, что на момент передачи дел уходящий главбух должен «закрыть» свой период. То есть провести все бухгалтерские документы, укомплектовать их в папки и свести оборотный баланс.

Наш комментарий:

К самой рекомендации претензий нет, а вот способ ее реализации не выдерживает критики. Как можно требовать проведения всех документов, если часть их бухгалтерия получает спустя недели, месяцы, а то и годы? И зачем «закрывать» промежуточный период? Вам это абсолютно ничего не даст.

Оптимальным вариантом при смене бухгалтерского лидера, безусловно, является аудит. Он позволяет ускорить темпы и повысить качество проверки. Кроме того, преемнику не придется самому выполнять огромную неблагодарную работу. Ведь зарплату за ведение учета получил предшественник, а новому главбуху предстоит выявлять чужие ошибки в сверхурочное время и на общественных началах.

Наш комментарий:

Этот пункт идеален, но, к сожалению, трудновыполним. Ведь директоров, которые готовы оплатить аудиторскую проверку только ради нового главбуха, найдется немного. Особенно, если он уже второй или третий в текущем году.

После передачи дел ревизоры советуют составить акт. В нем следует перечислить полученные от предшественника папки с документами и ценности, привести остатки по всем счетам с расшифровкой и вообще все, что сочтете нужным. Приложите к акту оборотный баланс и другие бумаги, составленные на момент передачи власти. Подписать все это должны оба главных бухгалтера – уходящий и вступающий в должность, а также специально созданная комиссия.

Наш комментарий:

Описывать папки с документами и перечислять остатки по счетам – занятие бессмысленное. Новому главбуху эта опись ничем не поможет. Ведь по мере поступления недостающих документов остатки по счетам и оборотка будут постоянно меняться. Что касается папок, то важны не перечень и количество, а содержащиеся в них документы. Поэтому если уж описывать, так именно документы. Однако это займет слишком много времени, и узнать от предшественника что-то действительно полезное вы не успеете.

«Старый» или «новый»?

Как видим, эти советы оторваны от жизни. Дело в том, что их единственная цель – избавить нового главбуха от ответственности за возможные упущения предшественника. При этом авторы рекомендаций, наверное, забыли, за что действительно отвечает главный бухгалтер. А отвечает он сразу «за себя и за того парня» – за бухгалтерский и налоговый учеты.

Учтите, главбуха могут наказать за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» (ст. 15.11 КоАП РФ). При этом грубым нарушением считается искажение любой статьи (строки) форм бухгалтерской отчетности или сумм начисленных налогов не менее чем на 10 процентов.

Приведем пример. Предприятие учло стоимость коммуникаций как малоценку, в то время как они являются составной частью здания, к которому подведены. То есть бухгалтер нарушил требования ПБУ 6/01. В соответствии с ним коммуникации надо было отнести на счет 01 «Основные средства». В результате ошибки оказалась занижена налоговая база по налогам на прибыль и имущество. За это фирму наказали по статье 120 Налогового кодекса (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 марта 2003 г. по делу № А56-22146/01).

Главбуху такое нарушение грозит штрафом в размере от 2000 до 5000 рублей. Спрашивается, какому – старому или новому?

К сожалению, новому. Ведь всю бухгалтерскую отчетность составляют нарастающим итогом с начала года. Так что преемнику придется отвечать за весь текущий год, даже если он пришел на фирму в декабре. И это несмотря на то, что предыдущие балансы делал бывший главбух, который несет ответственность за весь прошлый год.

Теперь о неуплате налогов и непредставлении деклараций. Ответственность за это может быть не только административной, но и уголовной (журнал писал об этом в № 9 за 2005 год). Здесь новый главбух отвечает за налоговый период, по которому он отчитывался. А этот период, как известно, у разных налогов свой. Лишь для НДС он равен месяцу или кварталу. По большинству же остальных налогов – ЕСН, налогам на прибыль, имущество и доходы физлиц – налоговый период составляет год.

На практике

А нужно ли вообще принимать дела?

Нужно, чтобы быстро влиться в учетный процесс и понять насущные потребности бухгалтерии и фирмы в целом. Ведь у каждого специалиста свои приемы работы, известные только ему проблемы с партнерами и т. д. Кроме того, у любой отрасли есть специфика, а в бухгалтерии – разделение труда. Вот только принимать дела лучше неформально.

Вначале просто узнайте, где и в каком порядке хранятся бухгалтерские и налоговые документы. Затем поинтересуйтесь, есть ли на фирме учетная политика и ознакомьтесь с ней. Это очень важно, поскольку вы должны применять именно те методы учета, которые заявлены в учетной политике. Советуем выборочно проверить, как на практике ваш предшественник следовал этому документу, поскольку иногда дело доходит до абсурда.

Вот что нам рассказала Надежда Свикова, главный бухгалтер одной из саратовских фирм: «На одном предприятии меня очень удивило полное отсутствие задолженности покупателей. Оказалось, что, согласно учетной политике, налог на прибыль здесь рассчитывают кассовым методом. Отсюда мой предшественник сделал странный вывод: в бухучете выручку он стал отражать, только когда она получена. При этом все остальные документы бухгалтер проводил в день их составления. Короче говоря, он спутал бухгалтерский учет с налоговым. Пришлось изрядно потрудиться, чтобы исправить ситуацию».

После этого разберитесь с договорами. Прежде всего выясните у коллеги, не было ли контрактов с особым переходом права собственности и другими «нетрадиционными» условиями. Если были, проверьте правильность их отражения в учете. В подобных случаях особенно велика вероятность ошибок, поскольку не все бухгалтеры читают договоры и не все знают о существовании счета 45 «Товары отгруженные». По договорам страхования и аренды всю сумму авансового платежа некоторые сразу относят на расходы, минуя счет 97 «Расходы будущих периодов».

Советуем также распечатать оборотный баланс на любую дату и посмотреть субсчета. Иногда здесь можно увидеть много интересного. Вот реальный пример из бухгалтерской практики, рассказанный Натальей Рыбаковой из Подмосковья:

«Когда я пришла работать в иностранную компанию, то обнаружила на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» четыре уровня субсчетов:

1 уровень – виды внеоборотных активов (в соответствии с планом счетов);

2 уровень – объекты внеоборотных активов (например, «Фабрика»);

3 уровень – номера грузовых таможенных деклараций, по которым поступали детали оборудования;

4 уровень – наименование комплектующих для производственных линий и отдельных объектов будущих основных средств.

Чтобы построить такую структуру счета, бывший главбух нарушил типовую конфигурацию программы «1С». В результате поставить на баланс любое основное средство стало невозможно. Мне пришлось восстанавливать типовую конфигурацию программы и заново разносить по объектам многие сотни проводок за два года».

С предшественником также необходимо поговорить о способах ведения налогового учета, посмотреть его регистры и расчеты. Если ваш коллега не затруднял себя этим, вам придется делать все с начала года.

Таким образом, за два-три дня смены власти вы узнаете главное. С подробностями можно знакомиться постепенно в ходе дальнейшей работы. Кстати, все перечисленное рекомендуется сделать и в том случае, если познакомиться с предшественником вам не удалось. А пояснения можно получить у заместителя главбуха, директора и специалистов фирмы.

Формальности

Но даже при неформальном подходе к смене главного бухгалтера нельзя обойтись без оформления документов.

Во-первых, на фирме надо издать приказ о приеме на работу нового сотрудника. Возможны две ситуации: либо новый главбух пришел на вакантное место, либо его предшественник еще не уволился. В первом случае формулировка приказа обычная. Во втором – нового главбуха нельзя сразу утверждать на эту должность. Поэтому на время передачи дел оформите его как заместителя. Можно поступить иначе – формально уволить уходящего главбуха чуть раньше, оплатив ему эти дни работы. Например, выдать матпомощь.

Во-вторых, новый главбух должен принять у коллеги (при его отсутствии – у директора) по акту приема-передачи печать фирмы, ключи от сейфа и бухгалтерии, электронные ключи от программы «Банк-клиент», ценные бумаги, бланки строгой отчетности и т. д.

В-третьих, ему необходимо оформить банковские карточки с подписями.

В-четвертых, о смене главного бухгалтера следует известить налоговую инспекцию. Хотя в законе такая обязанность не предусмотрена, лучше это сделать. Уведомление составьте в произвольной форме, приведя в нем паспортные данные и ИНН нового лидера.

Наконец, запросите в налоговой инспекции акт сверки взаиморасчетов с бюджетом. Он станет отправной точкой вашей деятельности.