Оформляем командировку для сотрудника

Н.Н. Глущенко, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Почти у каждой фирмы возникает необходимость отправлять сотрудника в командировку. Иногда «по делам» работник может быть командирован и за границу, что, конечно, добавит бухгалтеру лишних хлопот. Также вопросы возникнут при оформлении командировки, выпавшей на выходные дни.

Кое-кого отправлять нельзя

Перед тем как начать оформление документов для поездки, необходимо выяснить, может ли вообще данный сотрудник уехать в командировку. Дело в том, что трудовое законодательство устанавливает ряд ограничений для отдельных категорий работников. Например, нельзя направлять в командировку беременных женщин (ст. 259 ТК) и несовершеннолетних сотрудников, за исключением творческих работников СМИ, организаций кинематографии, театров и т. д.

Кроме того, ограничения устанавливает статья 259 Трудового кодекса. В соответствии с ней прежде чем отправить в командировку женщину, у которой есть ребенок до трех лет, необходимо оформить три дополнительных документа:

– письменное согласие работницы на командировку;

– медицинское заключение, которое не запрещает сотруднице участие в поездке;

– расписка в том, что она осведомлена о своей возможности отказаться от командировки.

Нельзя отправлять в командировку сотрудников, с которыми заключен ученический договор (п. 3 ст. 203 ТК). Исключение составляют случаи, когда цель поездки непосредственно связана с учебой. Например, сотрудник едет в другой город, чтобы посетить семинар.

Командируем за границу

Прежде чем отправлять работника за границу, директор фирмы должен издать приказ по форме № Т-9 или Т-9а. А непосредственный начальник командируемого составляет служебное задание по форме № Т-10а. Все указанные формы утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

При заграничных поездках оформлять командировочное удостоверение (форма № Т-10) не обязательно, ведь пребывание сотрудника в той или иной стране можно подтвердить отметками о пересечении границы в загранпаспорте.

При направлении работника в зарубежную командировку организация обязана выплатить ему суточные. До 1 января 2006 года нормы суточных выплат определялись в соответствии с приказом Минфина от 2 августа 2004 г. № 64н. С нового года вступило в силу постановление правительства от 13 мая 2005 г. № 299.

Суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня выезда за границу Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется сотрудник, а со дня пересечения госграницы при въезде в Россию – по норме, установленной для командировок в пределах нашей страны.

Если работник во время деловой поездки находился в нескольких зарубежных государствах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую он направляется. Такое разъяснение в свое время дали сотрудники Минфина и Минтруда (письмо Минфина и Минтруда от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ).

Объясним всё это подробнее на примере, опубликованном в журнале «Практическая бухгалтерия».

Пример

Сотрудник фирмы «Крокус» Кузьменко И. Б. был направлен в командировку в Польшу. До места командировки Кузьменко добирался на поезде.

С 6 февраля по 7 февраля 2006 г. Кузьменко следовал по территории России.

С 7 – 8 февраля – по территории Белоруссии.

С 8 – 10 февраля он находится в Польше.

10 – 11 возвращается обратно по территории Белоруссии.

11 – 12 он вновь едет по территории России.

За 6 и 12 февраля суточные выплачиваются в размере 100 рублей, которые установлены для командировок по российской территории.

За 8 и 11 февраля суточные составят 57 долларов США, предусмотренных для Белоруссии. И только за 8 – 10 февраля И. Б. Кузьменко получит суточные в размере, характерном для командировок на территорию Польши (56 долларов США).

Если бы Кузьменко предпочел полететь в Польшу на самолете 6 февраля и возвратиться в тот же день, то суточные ему следует оплатить в размере 50 % от предусмотренной для Польши нормы (п. 7 постановления правительства от 26 декабря 2005 г. № 812).

По возвращении из поездки работник обязан отчитаться по командировочным расходам в течение трех дней (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 г. № 40). Документы, подтверждающие затраты, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный нотариально заверенный перевод. Также к авансовому отчету работник должен будет приложить ксерокопию заграничного паспорта, дабы подтвердить пребывание работника за территорией Российской Федерации.

Если уезжают надолго

Далее руководство фирмы должно определить, на какой срок сотрудник отправляется в поездку. Максимальная продолжительность поездки предусмотрена пунктом 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 и составляет 40 дней без учета времени нахождения в пути. Поездки на более длительный период рассматриваются как изменение места работы. Следовательно, необходимо будет изменить существенное условие трудового договора.

В случае, когда сотрудник направляется на выполнение монтажных, строительных и пусконаладочных работ, срок командировки не должен превышать одного года.

Выходит, что работник при таких длительных поездках выходные и праздничные дни вынужден проводить вне дома. Необходимость оплаты этих дней определяется в каждой конкретной ситуации.

Например, если сотрудник был командирован именно для работы в выходные дни, то их оплата производится по общим правилам, установленным Трудовым кодексом, то есть в двойном размере (п. 8 Инструкции № 62).

Если будучи в командировке, специалист в нерабочие дни отдыхает, то какие-либо доплаты ему не положены. Ведь свое право на отдых, предусмотренное законодательством, он использует, даже находясь вдали от дома.

При условии, что в выходной день командированный сотрудник находился в пути, то он имеет право на получение дополнительного дня отдыха (п. 8 Инструкции № 62). Но, заметим, что требовать оплаты этого дня в двойном размере, как оговорено в статье 153 Трудового кодекса, он уже не вправе.