И деньги целы, и сотрудники сыты

Ю. Кёлер, налоговый консультант

Многие фирмы обеспечивают сотрудников питанием на рабочем месте. Так можно не только создать благоприятный психологический климат, который повышает производительность труда, но и сэкономить на налогах.

Своя столовая

Большинство руководителей рано или поздно задумываются о питании сотрудников. Разумеется, первое, что приходит в голову шефа, – организовать собственную столовую. Воплощая эту идею в жизнь, учтите один важный момент. Затраты на содержание помещения столовой (суммы начисленной амортизации, расходы на ремонт, освещение, отопление, водоснабжение и электроснабжение и т. д.) можно включить в состав прочих расходов фирмы. Об этом сказано в подпункте 48 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса). Однако поступить так можно, только если столовую посещают исключительно работники фирмы. В противном случае ваш объект общественного питания превратится в «обслуживающее производство» (абз. 2 ст. 275.1 НК РФ). Тогда расходы придется считать по правилам статьи 275.1 Налогового кодекса. А именно, вести раздельный учет налогооблагаемой прибыли от работы столовой и основной деятельности фирмы. Если «столовский» финансовый результат окажется отрицательным, списать этот убыток вы сможете лишь за счет прибыли, которую столовая принесет в будущем. На это Налоговый кодекс отводит десять лет. К сожалению, практика показывает, что собственные столовые очень редко приносят прибыль, поэтому убыток может так и остаться несписанным.

Правда, из этого правила есть одно исключение. Убыток от работы столовой можно списать в обычном порядке. Для этого надо сравнить стоимость продукции и расходы на содержание своей столовой с другой, работающей в схожих условиях. Если хотя бы один из показателей не совпадет, учесть убытки столовой в составе прочих расходов фирмы нельзя. Основная проблема – найти такую «аналогичную» столовую. Если ее поблизости нет, можно использовать для сравнения специальные нормативы, которые утверждают исполнительные власти.

Готовый обед в офис

Руководители небольших организаций часто не берутся за такое масштабное и затратное дело, как открытие собственной столовой. Вместо этого они заказывают доставку готовых обедов в офис.

С поставщиком съестного необходимо заключить договор. В нем обязательно должны быть прописаны условия обслуживания, цены, сроки доставки, количество блюд и т. д. Предусмотрите и взаимную ответственность сторон: если вас впоследствии что-то не будет устраивать, например качество пищи или время доставки, вы сможете отказаться от услуг этого поставщика.

Бухгалтерский учет обедов зависит от того, кто их оплачивает. Как правило, на практике встречаются два варианта оплаты. Стоимость обедов можно удержать из зарплаты сотрудников. Либо фирма полностью или частично оплачивает их за счет собственных средств.

Чаще всего фирмы оплачивают обеды работников по безналичному расчету, а в конце месяца удерживают эту сумму из их зарплаты. В этом случае вам надо соблюдать определенную осторожность. Если вы увеличите стоимость обедов на собственную наценку, транспортные расходы или, к примеру, зарплату буфетчицы, вам придется со всей цены обедов рассчитывать и платить НДС. Именно так считают налоговые инспекторы и арбитражные судьи (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 августа 2005 г. по делу № А05-2053/2005-31).

Пример 1

ООО «Пассив» заключило договор с рестораном на приготовление и ежедневную доставку обедов в офис. Ежемесячная стоимость этих услуг составляет 11 800 руб., в том числе НДС – 1800 руб.

Руководитель «Пассива» решил удерживать стоимость обедов из зарплаты сотрудников.

Бухгалтер «Пассива» ежемесячно будет делать в учете следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

– 11 800 руб. – перечислены деньги за обеды сотрудников;

Дебет 70 Кредит 60

– 11 800 руб. – удержана стоимость обедов из зарплаты сотрудников.

Если руководитель «расщедрился» на оплату обедов за счет фирмы, существует два способа учета этих трат.

Во-первых, можно включить стоимость обедов в себестоимость продукции и учесть их при расчете налога на прибыль. Это допустимо, если вашим работникам по закону полагается специальное питание (например, на вредных производствах) или если бесплатное питание предусмотрено трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 270 НК РФ). Если затраты на еду относятся к расходам фирмы, то НДС по ним можно принять к вычету.

Во-вторых, вы можете оплачивать питание сотрудников за счет прибыли, оставшейся после налогообложения.

Не забудьте, что бесплатные обеды считаются доходом ваших работников, который получен в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Поэтому с их стоимости надо удерживать налог на доходы физических лиц по ставке 13 процентов с каждого сотрудника (п. 1 ст. 224 НК РФ). Причем в цену обедов, с которой удерживается НДФЛ, включается сумма НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ).

Помимо налога на доходы на стоимость обедов нужно начислить и ЕСН (п. 1 ст. 237 НК РФ), а также взносы на страхование от несчастных случаев на производстве. Не придется начислять ЕСН только в том случае, если вы оплачиваете обеды работников за счет чистой прибыли фирмы, так как ЕСН облагаются только выплаты, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ). Если стоимость обедов не учитывается при расчете налога на прибыль, ЕСН на нее начислять не надо.

Пример 2

Воспользуемся данными предыдущего примера.

Предположим, что руководитель «Пассива» решил компенсировать сотрудникам стоимость обедов за счет фирмы. Он заключил с ними трудовые договоры, в которых были предусмотрено бесплатное питание сотрудников.

Бухгалтер «Пассива» сделает в учете следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

– 11 800 руб. – оплачены обеды для сотрудников организации;

Дебет 19 Кредит 60

– 1800 руб. – отражена сумма НДС;

Дебет 20 Кредит 60

– 10 000 руб. (11 800 руб. – 1800 руб.) – включена стоимость обедов в себестоимость продукции;

Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 1800 руб. – принят к вычету НДС по обедам;

Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»

– 2360 руб. (11 800 руб. x 20%) – начислен ЕСН в части, подлежащей перечислению в федеральный бюджет;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты по ЕСН»

– 708 руб. (11 800 руб. x (26% – 20%)) – начислен ЕСН в части, подлежащей перечислению в ФСС, ФФОМС, ТФОМС;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» Кредит 69-2

– 1652 руб. (11 800 руб. x 14%) – начисленные взносы в ПФР зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 1534 руб. (11 800 руб. x 13%) – удержан НДФЛ со стоимости обедов из зарплаты работников.

Если в трудовых или коллективных договорах вы не предусмотрите питание сотрудников за счет фирмы, сделайте в учете следующую проводку:

Дебет 91-2 Кредит 60

– списана стоимость обедов на прочие расходы.

К сожалению, такие расходы при расчете налога на прибыль учесть нельзя.

Организуем шведский стол

Существует одно довольно интересное письмо Президиума ВАС. В нем говорится, что стоимость материального блага включается в доход конкретного работника только в том случае, если размер дохода можно определить. Расчетным путем, исходя из общей стоимости пищи и количества людей, сделать это нельзя (п. 8 приложения к информационному письму Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Именно это письмо подсказало многим фирмам самый простой и экономный способ организации питания для сотрудников – по принципу шведского стола.

Сделав выбор в пользу шведского стола, вы не будете ни удерживать НДФЛ, ни начислять ЕСН. Можете забыть и о «травматических» взносах. Дело в том, что, согласно статье 41 Налогового кодекса, доход – это экономическая выгода в денежной или натуральной форме. Поэтому учитывать его нужно только в том случае, если размер выгоды можно определить. Если же сотрудники питаются по принципу шведского стола, подсчитывать количество и цену пищи, съеденной каждым, на практике нереально. А раз нельзя установить доход каждого конкретного работника, не получится и начислить на него налог (постановление ФАС Северо-Западного округа от 31 июля 2000 г. по делу № А56-4253/00). По той же причине не надо начислять ЕСН и взносы «по травме».

внимание

Если фирма расплачивается за готовые обеды наличными, не забывайте про лимит расчетов между организациями. На сегодняшний день он составляет 60 000 рублей по одной сделке (договору). Это установлено пунктом 1 указания Банка России от 14 ноября 2001 г. № 1050-У. Наказание за нарушение лимита – штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Он налагается только на фирму-покупателя, которая расплатилась наличными. Для руководителя этой фирмы тоже предусмотрен штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП).

внимание

Некоторые налоговые инспекторы убеждены, что фирма, которая организовала питание сотрудников, продает товары и должна начислять НДС на стоимость обедов. С контролерами можно поспорить. Скорее всего арбитры встанут на сторону организации (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 сентября 2005 г. по делу № А44-1500/2005-15).

совет

Владимир Мещеряков, руководитель авторского коллектива книги «Годовой отчет–2005»:

«Необходимость питания в виде шведского стола следует обосновать. Например, численность сотрудников в офисе постоянно меняется. Зафиксируйте эту причину в приказе или распоряжении руководителя. После измените коллективный и трудовой договоры. Эти несложные действия помогут вам избежать проблем с инспекторами во время проверки».