Нет данных – нет баланса

Сейчас рабочее место бухгалтера уже невозможно представить без компьютера. И рано или поздно каждый сталкивается с проблемой потери информации, сохраненной в его недрах. На этот раз «Расчет» попытался разобраться, из-за чего происходят такие неприятности и как их можно избежать.

Потеря информации происходит по разным причинам: сбой в электропитании, вирусы, повреждения или неудачное форматирование жесткого диска. Да и сами бухгалтеры иногда случайно удаляют нужные файлы.

Чтобы защитить себя от потерь, очень полезно периодически создавать копии важных файлов. Будем копировать файлы с компьютерного жесткого диска, где вы их обычно храните, на другой носитель. В случае необходимости информацию можно будет восстановить с носителя обратно в компьютер.

Дешево и сердито

Самый простой и экономичный способ резервного сохранения документов – это копирование их на второй жесткий диск в вашем компьютере. А если жесткий диск у вас только один, то может подойти общесетевой сервер. Но для того чтобы хранить там свои файлы, лучше обратиться к администратору, обслуживающему локальную сеть в офисе. Он создаст для вас отдельную папку и установит к ней ограниченный доступ. Тогда никто, кроме вас, не сможет воспользоваться хранящейся там информацией.

Внешние накопители

В качестве внешних информационных носителей для сохранения постоянно обновляемых бухгалтерских баз удобно использовать так называемые «флэшки» – USB Flash Drive. Они имеют малый вес, а размером не больше обыкновенной зажигалки. Но при этом обладают весьма большой скоростью чтения и записи. Информацию, хранящуюся в их микросхемах, можно менять как угодно часто. При подключении USB-накопителя к компьютеру в папке «Мой компьютер» вы увидите, что появился новый значок «Съемный диск».

У флэшек бывает разный объем памяти: от 64 мегабайт до двух гигабайт. Но даже самый маленький объем накопителя вмещает в себя информации столько же, сколько 45 дискет.

Также можно воспользоваться компактным жестким диском. Как и флэшки, он подключается к компьютеру через USB-порт. Только объем памяти у него значительно больше. Его можно подключать к любому компьютеру с USB-портом и пользоваться им, как обычным жестким диском.

Кстати, именно на съемных носителях информации, подключаемых через USB-порт, лучше всего хранить те данные, которые не стоит показывать ревизорам. Тогда при визите, например, сотрудников управления по борьбе с экономическими преступлениями съемные диск или флэшка просто выдергиваются из компьютера. После чего, в зависимости от ситуации, их можно либо быстро увезти из офиса, либо просто грубо разломать, скажем, при помощи молотка. В таком случае флэшка даже удобнее – в отличие от диска она пластмассовая и разбивается проще.

Прибережем информацию для баланса

Не забывайте, что надо регулярно делать архивирование базы данных бухгалтерской программы. Такую работу лучше всего доверить специалистам по поддержке и обслуживанию этого продукта. При отсутствии таковых архивирование можно сделать и самостоятельно, но все равно предварительно лучше проконсультироваться у работников фирмы-изготовителя. Обычно все инструкции по архивированию можно получить в центре поддержки пользователей программы.

Профилактика компьютерных заболеваний

Существует множество вирусов, после пребывания которых на компьютере могут быть удалены нужные файлы. Поэтому, чтобы сохранить свою информацию в целости, необходимо использовать антивирусные программы. Они, конечно, не являются панацеей, но при регулярном обновлении обеспечивают неплохую защиту. Дело в том, что для обнаружения вирусов программы используют антивирусные базы, которые создают их разработчики. Когда появляются какие-то новые вирусы, специалисты берут уже существующие базы и дописывают туда новую информацию. В итоге получается, что при атаке вашего компьютера уже известным вирусом сработает защита, а если вирус в базе еще не записан, то антивирусная программа его не «узнает» и не среагирует.

Для эффективности защиты рекомендуется делать ежедневное обновление антивирусных баз. А большинство современных «антивирусников» сами сообщают особо забывчивым пользователям, что их базы пора обновить.

Без отключений

Для решения проблем с отключением электроэнергии можно укомплектовать каждый компьютер источником бесперебойного питания – ИБП. Еще их называют «УПС» (UPS – Uninterruptible Power Supply). Эти приборы могут в течение некоторого времени поддерживать работу компьютера после внезапного отключения электричества. Сколько может проработать каждый конкретный ИБП, зависит от его мощности и того, сколько электроэнергии потребляет подключенное к нему оборудование. Но обычно – не менее пяти минут. За это время вполне можно успеть сохранить все данные и выключить компьютер.

Только не стоит подключать к источнику бесперебойного питания лазерный принтер, потому что в режиме печати он имеет слишком большое потребление электроэнергии – в ИБП может сработать защита от перегрузки или короткого замыкания, и компьютер будет обесточен.

Порядок упростит резервное сохранение

Старайтесь сохранять документы в определенных тематических папках, а не по всему компьютеру. Этим вы значительно упростите процедуру создания резервной копии документов – записывать сразу целую папку удобнее, чем собирать необходимые документы в разных директориях.

Автосохранение

В программах MS Word и Excel полезно включать функцию «Автосохранение», что позволит программам сохранять создаваемый документ, если вы забываете нажимать кнопку сохранения. Настроить автосохранение можно следующим способом: в меню программы Word выбрать «Сервис» затем «Параметры». В появившемся окошке на закладке «Сохранение» поставьте галочку напротив «Автосохранение каждые» и установите значение, через сколько минут нужно сохранять документ. Наиболее удобно это делать каждые две минуты.

Если в начале работы с документом вы сразу дадите ему имя, то в дальнейшем программа будет сама производить автосохранение в указанный файл.

Специалисты рекомендуют копировать документы ежедневно в конце рабочего дня

Запишем на диск

Сохранять копии документов можно на оптических дисках. Они бывают двух видов: CD и DVD. Так называемые CD – это компакт-диски объемом от 650 мегабайт. А DVD – цифровые универсальные диски. Объем диска DVD значительно больше, чем у CD – от 4800 мегабайт (4,7 гигабайта). Но несмотря на это, разница в цене дисков не очень велика. Чтобы не загромождать шкафы дисками с сохраненными на них файлами, целесообразно использовать для записи DVD.

Для архивирования документов, с которыми вы постоянно работаете, идеально подойдут два перезаписываемых диска. Они имеют аббревиатуру RW (read/write).

Диски лучше использовать по очереди: то есть сперва сохраните весь архив на первый диск, а в следующий раз – на второй, потом снова на первый. Тогда в вашем распоряжении всегда будут две версии архива: последняя и предпоследняя.

Для записи дисков можно использовать специальную программу, которая входит в состав Windows XP. Или нужно установить пакет Nero, в котором тоже предусмотрена такая возможность. Только не забывайте перед записью очищать перезаписываемый диск, если на нем уже была информация.

Соотношение объемов

В среднем размер файлов MS Word и Excel составляет 50– 100 килобайт. Документы в формате специализированной бухгалтерской программы «потяжелее». Они занимают 2–3 мегабайта. То есть на CD может уместиться от 200 до 15 тысяч файлов, а на DVD – от 1600 до 94 тысяч.

Какой объем занимают документы, можно выяснить, если установить курсор на папке с документами и нажать правую кнопку мышки. А потом в ниспадающем меню выбрать пункт «Свойства». Там будет указан размер папки с документами.

Александр ПОПОВ