Сотрудник идет учиться

О. Курбангалеева, аудитор

Сентябрь открывает новый учебный год. Вот и ваш работник, решив пополнить свой багаж знаний, поступил в образовательное учреждение. Бухгалтеру стоит взять в руки Трудовой кодекс, поскольку государство установило для обучающихся ряд льгот.

Гарантии и компенсации для граждан, совмещающих работу и учебу, приведены в главе 26 Трудового кодекса. Этими поблажками они могут воспользоваться лишь в том случае, если:

получают образование соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ);

обучаются в образовательном учреждении, которое имеет государственную аккредитацию.

Некоторые работники поступают сразу в два учебных заведения. Они имеют право на льготы только по одному месту учебы.

Один из видов гарантий учащимся сотрудникам – учебные отпуска. Их могут взять работники, которые обучаются по заочной или очно-заочной (вечерней) форме. Такие отпуска фирма предоставляет с сохранением заработной платы. Кроме того, сотрудник-ученик может пойти в отпуск «за свой счет».

Считаем дни

В трудовом законодательстве продолжительность учебного отпуска указана в календарных днях. Она зависит:

от вида образовательного учреждения, в котором обучается сотрудник;

от целей, на которые предоставляется учебный отпуск.

Длительность учебного отпуска на календарный год с сохранением заработной платы приведена в таблице.

Отпуск без сохранения заработной платы фирма должна предоставить работникам, которые сдают вступительные экзамены. Продолжительность отпуска для поступающих в ВУЗы составляет 15 календарных дней, а для поступающих в средние профессиональные учебные заведения – 10 календарных дней.

Оформляем документы

Чтобы получить учебный отпуск, работник-студент должен представить справку-вызов. Ее форма утверждена Министерством образования:

для студентов высших учебных заведений – приказом от 13 мая 2003 г. № 2057;

для студентов средних профессиональных учебных заведений – приказом от 17 декабря 2002 г. № 4426.

На основании справки-вызова, руководитель издает приказ о предоставлении учебного отпуска. Приказ оформляется по унифицированной форме № Т-6, которая утверждена приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Приказ с подписью работника передается в бухгалтерию для начисления отпускных. Бухгалтер оформляет записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) и передает в кассу для выплаты отпускных.

Оплата учебного отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). В Трудовом кодексе не уточняется, какие дни необходимо принять в расчет – рабочие или календарные. На наш взгляд, организация должна выдать отпускные не позднее, чем за три рабочих дня до начала отпуска.

Расчет отпускных

В то время, когда работник находится в учебном отпуске, за ним сохраняются его должность и средний заработок, который рассчитывается в соответствии:

со статьей 139 Трудового кодекса;

с положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (далее – Положение о среднем заработке), утвержденным постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213.

Расчетный период при исчислении среднего заработка для оплаты учебного отпуска составляет три календарных месяца, которые предшествуют отпуску (с 1-го по 1-е число). В коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы. Например, шесть или 12 календарных месяцев. Такие изменения не должны ухудшать положение работников.

Если расчетный период сотрудник отработал полностью, отпускные определяются по следующей формуле:

Сумма отпускных = Фактический заработок за расчетный период : 3 мес. : 29,6 дн. x Количество дней отпуска

Если какой-либо месяц расчетного периода отработан не полностью, то порядок расчета отпускных несколько изменится. В этом случае необходимо определить количество календарных дней, фактически отработанных в неполном месяце. Для этого количество рабочих дней, отработанных сотрудником-студентом, умножается на коэффициент 1,4.

Пример 1

Работнику ООО «Колибри» был предоставлен учебный отпуск для сдачи сессии продолжительностью 20 календарных дней с 1 июня 2005 года. Расчетный период (март, апрель, май) работник отработал не полностью:

– в марте – он трудился весь месяц;

– в апреле – три рабочих дня пропустил по болезни;

– в мае – семь рабочих дней находился в служебной командировке.

Переведем рабочие дни в календарные:

– апрель – (21 р. дн. – 3 р. дн.) x 1,4 = 25,2 к. дн.;

– май – (20 р. дн. – 7 р. дн.) x1,4 = 18,2 к. дн.

Следовательно, при расчете среднего заработка фактически отработанное время составит:

– в марте – 29,6 к. дн.;

– в апреле – 25,2 к. дн.;

– в мае – 18,2 к. дн..

Заработок сотрудника составил:

– за март – 18 384 руб.;

– за апрель – 15 961 руб. (без учета пособия по временной нетрудоспособности);

– за май – 11 645 руб. (без учета среднего заработка, полученного за время служебной командировки).

Рассчитаем сумму среднего заработка, которая причитается работнику за время учебного отпуска:

(18 384 руб. + 15 961 руб. + 11 645 руб.) : (29,6 дн. + 25,2 дн. + 18,2 дн.) x20 дн. = 12 600 руб.

Иногда бывают ситуации, когда в расчетном периоде зарплата работнику не начислялась. Например, он был на больничном. Тогда средний заработок для оплаты отпуска определяют исходя из суммы заработной платы, начисленной за предшествующие три месяца.

Если сотрудники работают посменно, то на предприятии ведется суммированный учет рабочего времени. В этом случае для расчета отпускных необходимо использовать такую формулу:

Сумма отпускных = Фактический заработок за расчетный период : Количество часов, фактически отработанных за расчетный период x Количество рабочих часов, которое приходится на период учебного отпуска

При определении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат независимо от их источника (ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положения о среднем заработке).

Начисленные в расчетном периоде премии учитываются по правилам пункта 14 Положения о среднем заработке. Ежемесячные – не более одной, квартальные – не более 1/3, полугодовые – не более 1/6 за каждый месяц расчетного периода. Речь идет о премиях, которые начислены в расчетном периоде за одни и те же показатели.

Пример 2

Сотрудник ООО «Орбита» А. Петров уходит в учебный отпуск в октябре 2005 года. В расчетный период для исчисления среднего заработка войдут июль, август и сентябрь.

В июле Петрову была начислена премия по итогам работы за первое полугодие в размере 4800 руб. Сумма премиальных, которую бухгалтер «Орбиты» учел при исчислении средней зарплаты, составила:

4800 руб. : 6 мес. x3 мес. = 2400 руб.

Годовую премию, начисленную за предыдущий год, а также единовременное вознаграждение за выслугу лет следует включать в фактический заработок в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени ее начисления.

Бухгалтерские проводки

В бухгалтерском учете отпускные признаются расходами по обычным видам деятельности. Если весь отпуск укладывается в один календарный месяц, то сумма отпускных списывается на затраты как обычно. Эту операцию оформляют записью:

Дебет 20 (26, 44 ...) Кредит 70

– начислены отпускные.

Если же часть учебного отпуска работника приходится на следующий месяц, то всю сумму отпускных нельзя сразу включать в себестоимость продукции (работ, услуг). Ведь расходы организации нужно отражать в бухгалтерском учете в том периоде, в котором они были произведены. При этом не имеет значения, когда выплачивались деньги (п. 18 ПБУ 10/99).

В этом случае часть отпускных, которые относятся к следующему месяцу, отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов». А когда этот месяц наступит, данную сумму включают в себестоимость.

Налог на прибыль

Отпускные входят в состав расходов по оплате труда и уменьшают облагаемый доход организации (ст. 255 НК РФ). Исключение составляют те отпуска, которые организация установила своим сотрудникам сверх норм, предусмотренных законодательством РФ. В этом случае суммы сверхнормативных отпускных организация не может учесть при расчете налога на прибыль (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Как же включать отпускные в расходы? Это зависит от того, каким методом организация рассчитывает облагаемую прибыль – кассовым или методом начисления.

При использовании второго метода затраты на оплату труда учитывают ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ). Следовательно, отпускные нужно включать в расходы в том месяце, в котором они возникли, а не в том, когда деньги были выданы работнику. Иными словами, если учебный отпуск работника-студента приходится на июнь, а отпускные были выплачены в мае, то указанные расходы организация учитывает в июне.

Если же отпуск работника попадает на два или более календарных месяца, то нужно отдельно посчитать суммы отпускных, которые приходятся на каждый месяц. Их включают в расходы соответствующего месяца.

В случае применения кассового метода отпускные можно включить в расходы в день, когда работнику выдадут деньги (ст. 273 НК РФ).

НДФЛ

Средний заработок работника, начисленный за период отпуска, включается в его совокупный доход и облагается налогом на доходы физлиц.

При расчете налога бухгалтер должен удостовериться, можно ли предоставить работнику стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ). Их размер составляет 400 руб. на работника и 600 руб. на каждого его ребенка. Вычеты предоставляют до того месяца, в котором доход работника превысит соответственно 20 000 руб. и 40 000 руб.

НДФЛ перечисляют в бюджет не позднее дня получения денег в банке на выплату отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ).

ЕСН и взносы в ПФР

На суммы, которые организация выплачивает работнику, в том числе и на отпускные, необходимо начислить ЕСН (ст. 236 НК РФ). Исключением являются отпускные, превышающие установленные нормы. Их не учитывают при расчете налога на прибыль, и, следовательно, на них не начисляется ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

В том месяце, когда отпускные фактически начислены, нужно рассчитать по ним ЕСН. При этом момент выплаты отпускных значения не имеет. Такое же правило действует и в том случае, когда отпуск приходится более чем на один месяц. Все это актуально и для взносов на обязательное пенсионное страхование, которые рассчитываются исходя из налоговой базы по ЕСН (ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

И, наконец, на сумму отпускных необходимо начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184).

Другие льготы

По соглашению между работником и работодателем учебные отпуска могут присоединяться к ежегодному оплачиваемому отпуску работника.

Кроме того, сотрудник вправе попросить сократить ему рабочую неделю на 7 часов. Такой режим работы возможен в течение десяти учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта и сдачи государственных экзаменов. По соглашению сторон вместо сокращения каждого дня работы сотруднику можно в течение недели предоставить один свободный день.

За время освобождения от работы обучающимся сотрудникам выплачивается 50 процентов среднего заработка, но не ниже минимального размера оплаты труда.

Заочники имеют еще одну привилегию. Один раз в учебном году фирмы должны оплатить им проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно. Причем, если работник учится в ВУЗе, то проезд ему оплачивают полностью. Если же работник учится в образовательном учреждении среднего профессионального образования, то проезд ему могут оплатить только в размере 50 процентов.