О подтверждении использования автомобиля в служебных целях

Письмо Министерства финансов РФ от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 [О ПОДТВЕРЖДЕНИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ]

Эксперт “НА” Т.Ю. Легарова

Вопрос. На организации числится автомобиль, на котором ездит генеральный директор. Бензин он оплачивает за счет собственных средств (не хочет собирать чеки), и налоговую базу по налогу на прибыль фирма на такие расходы не уменьшает. Можно ли в этом случае суммы амортизации, которые начисляются по автотранспортному средству, относить к расходам, учитываемым при расчете налогооблагаемой прибыли? Могут ли путевые листы, заполненные с указанием пробега и мест назначения поездок (но без указания затрат на бензин), служить доказательством тому, что автомобиль используется в производственных и управленческих целях?

Ответ. Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее.

В целях главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 настоящего Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Амортизируемым имуществом в целях главы 25 Кодекса признаются имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика на праве собственности (если иное не предусмотрено настоящей главой), используются им для извлечения дохода и стоимость которых погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 рублей (п. 1 ст. 256 Кодекса).

Согласно пункту 1 статьи 257 Кодекса, под основными средствами в целях настоящей главы понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией.

В соответствии с подпунктом 3 пункта 2 статьи 253 Кодекса сумма начисленной амортизации учитывается для целей налогообложения прибыли в составе расходов, связанных с производством и реализацией.

Таким образом, сумма начисленной амортизации по автотранспортному средству учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании подпункта 3 пункта 2 статьи 253 Кодекса.

Что касается вопроса порядка применения путевых листов легкового автомобиля, сообщаем следующее.

Согласно Федеральному закону от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (п. 2 ст. 9), первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Форма № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в т. ч. служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.

Заполнение раздела “Движение горючего” производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов.

Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”, а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ А.И. Иванеев

--------------------------------------------------------------------------------

Комментарий

У организаций, на балансе которых числится один или несколько автомобилей, неизбежно возникают траты на топливо. При наличии правильно оформленных документов, подтверждающих такие расходы, фирма без труда сможет учесть их при расчете налога на прибыль. Однако случается, что в силу различных причин администрация добровольно отказывается от этой возможности. Как в такой ситуации подтвердить производственное (служебное) использование транспорта, и будут ли суммы начисляемой на него амортизации снижать налогооблагаемую прибыль организации? Рассмотрению данных вопросов посвящено опубликованное письмо специалистов Минфина.

Амортизация ни при чем

Дирекция подавляющего большинства организаций располагает специально выделенным для нужд управления автотранспортом. Причем руководство не всегда прибегает к услугам водителя, предпочитая осуществлять разъезды самостоятельно. А это подчас влечет появление определенных проблем у бухгалтерии: сложно требовать от директора аккуратного сбора чеков на приобретенный для поездок бензин. Поэтому на практике и возникают ситуации, когда за неимением подтверждающих расход топлива документов учесть такие траты в целях налога на прибыль не представляется возможным.

Однако, как следует из разъяснений финансовых специалистов в комментируемом документе, это не повлечет за собой изменений в налоговом учете амортизационных начислений по “директорскому” автомобилю. Ведь и само начисление амортизации основного средства, и отнесение ее к расходам при расчете налога на прибыль обусловлены совсем иными факторами.

Так, для отнесения основного средства к амортизируемому имуществу необходимо, чтобы срок его использования был более 12 месяцев, а стоимость превышала 10 000 рублей (п. 1 ст. 256 НК РФ). При этом под основными средствами организации понимается часть имущества, которое используется в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) либо для управления организацией (п. 1 ст. 257 НК РФ). Поскольку находящийся в распоряжении руководства транспорт соответствует всем указанным критериям, фирма вправе списывать начисленную сумму его амортизации в составе расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пункта 2 статьи 253 Налогового кодекса.

Унифицированная форма – не для всех

Как видно из комментируемого письма, финансисты не посчитали актуальной проблему подтверждения производственного (служебного) использования автомобиля, расходы на топливо по которому не участвуют в расчете налога на прибыль. Соответственно не был рассмотрен специалистами Минфина и вопрос о применении в качестве такого обоснования частично заполненных путевых листов. То есть таких путевок, в которых отсутствует информация по разделу “Движение горючего”.

Тем не менее саму по себе необходимость ведения путевых листов даже в случае несписания топливных затрат финансисты под сомнение не ставят. Другое дело, что в опубликованном документе прозвучало нехарактерное прежде для ведомственных разъяснений замечание. Так, финансовые работники прямо указали, что унифицированная форма первичной учетной документации № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, которая предусматривает обязательное заполнение всех реквизитов, разработана и действует только для автотранспортных организаций. И, следовательно, фирмы с другой направленностью деятельности вправе разработать свою форму путевого листа, содержащую все необходимые для отнесения этого документа к “первичке” реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).

Таким образом, логично предположить, что фирма, которая не относит топливо на расходы, может исключить из собственной формы путевки информацию о движении горючего. Ведь в данной ситуации путевой лист, строго говоря, не потребуется в качестве первичного учетного документа. Тем более что и заработную плату водителя при личных разъездах директора начислять не придется.