Отправляем сотрудника учиться

Е. Ермакова

Некоторые профессии требуют постоянного обновления знаний. Поэтому руководству приходится время от времени посылать своих сотрудников «подучиться». Ведь их недостаточная квалификация может отрицательно сказаться на результатах работы фирмы. Разберемся, как учесть расходы на такое обучение.

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно выяснить, что получит сотрудник в результате обучения. С этой точки зрения обучение можно разделить на три вида.

1. Профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации. Эти формы обучения могут проходить в виде курсов повышения квалификации или учебных семинаров. При этом работник не получает высшего или среднего образования.

Дадим определения вышеперечисленным понятиям. Профподготовка – это ускоренное приобретение навыков, необходимых для выполнения определенной работы (ст. 21 Закона от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании»). Профпереподготовка – это получение дополнительных знаний, умений и навыков, необходимых для освоения новой профессии. А повышение квалификации – это обновление теоретических и практических знаний по специальности (п. 7 постановления Правительства от 26 июня 1995 г. № 610).

2. Консультационные семинары. Такие семинары посещают для того, чтобы получить разъяснения по какому-либо конкретному вопросу, который имеет значение для деятельности фирмы.

3. Дополнительное образование. Этот вид обучения предполагает получение сотрудниками высшего или среднего специального образования.

От того, к какому виду относится обучение работника, зависит, можно ли его учесть при расчете налога на прибыль.

Профподготовка

Затраты на подготовку и переподготовку кадров можно учесть в составе прочих расходов фирмы (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК). Но для этого надо выполнить ряд условий. Они перечислены в пункте 3 статьи 264 Налогового кодекса.

Во-первых, у учебного учреждения, в которое вы посылаете работника, должна быть государственная аккредитация (лицензия). Копию лицензии надо приложить к документам, подтверждающим производственную необходимость и экономическую обоснованность расходов на обучение (см. пункт «Доказываем производственную необходимость»).

Во-вторых, направленные на подготовку (переподготовку) работники должны состоять в штате. Расходы на повышение квалификации внештатников при расчете налога на прибыль учесть нельзя.

И последнее условие: программа обучения должна способствовать «повышению квалификации и более эффективному использованию» специалиста в организации в рамках ее деятельности.

Возникает вопрос: как доказать «более эффективное использование специалиста»? Видимо, необходимо какое-то подтверждение того, что сотрудник стал лучше работать.

Таким документом может быть, например, приказ о возложении на работника новых должностных обязанностей или благодарность, вынесенная работнику за повышение производительности труда.

Некоторые компании любят организовывать «выездное» обучение сотрудников, например, в загородных домах отдыха. Обратите внимание: затраты на такие мероприятия уменьшат налог на прибыль лишь частично. Ведь затраты на организацию развлечения, отдыха или лечения работников учесть в расходах нельзя (п. 3 ст. 264 НК).

С налогом на прибыль разобрались. Переходим к зарплатным налогам. Нужно ли удерживать НДФЛ со стоимости обучения? Должна ли организация уплачивать ЕСН и взносы в Пенсионный фонд?

Компенсационные выплаты (в пределах установленных норм), связанные с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников, не облагаются НДФЛ. Об этом сказано в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса. Минфин в письме от 16 мая 2002 г. № 04-04-06/88 разъяснил: стоимость обучения (с НДС) не облагается НДФЛ, только если оно вызвано производственной необходимостью (документы, которые ее подтверждают, см. в пункте «Доказываем производственную необходимость»).

Теперь насчет ЕСН. Посмотрим подпункт 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса. Здесь сказано, что компенсационные выплаты, связанные с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников, ЕСН не облагаются. Взносы в Пенсионный фонд тоже не нужно начислять, так как база для их исчисления совпадает с базой по ЕСН. И от взносов на травматизм со стоимости обучения фирма освобождена (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС, утв. постановлением Правительства от 7 июля 1999 г. № 765).

Обратите внимание: даже если вы документально не подтвердите производственную необходимость расходов на обучение, ЕСН платить не придется. Хотя, казалось бы, такие расходы подпадают под базу по ЕСН – как расходы в интересах работника (п. 1 ст. 237 НК). Дело в том, что в этом случае плата за обучение не будет признана расходом при расчете налога на прибыль (ст. 252 НК). А значит, будет действовать пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса. А он разрешает не начислять ЕСН с выплат из «чистой прибыли».

Консультационный семинар

Участие сотрудника в консультационном семинаре требует меньше всего документов. Затраты на такие семинары относятся к прочим расходам. При расчете налога на прибыль их можно учесть как расходы на консультационные услуги (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК). Естественно, при условии, что будет доказана их производственная необходимость и экономическая обоснованность (см. пункт «Доказываем производственную необходимость»).

«Обратите внимание, – говорит директор аудиторской фирмы “Финстатус” Алексей Беклемешев, – ни подтверждения того, что сотрудник состоит в штате, ни копии лицензии учебного заведения в этом случае не требуется. Так что посещение семинаров можно оплачивать даже внештатным работникам. А устроителем семинара может быть любая коммерческая фирма».

Если производственная необходимость затрат на посещение семинара налицо, зарплатные налоги, а также пенсионные взносы и взносы на травматизм начислять не надо. Аргументы в этом случае такие же, как и в случае с расходами на профподготовку, профпереподготовку и повышение квалификации.

Дополнительное образование

А если фирма оплачивает работнику дополнительное образование, высшее или среднее специальное? Такие расходы фирма не может учесть при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 264 и п. 43 ст. 270 НК).

Оплату обучения в этом случае нужно отнести к доходам работника, полученным в натуральной форме. А с них нужно начислять НДФЛ. Эту позицию налоговая служба подтвердила в своем письме от 24 апреля 2002 г. № 04-4-08/1-64-П758.

Арбитражные суды не всегда с этим согласны. Судьи считают, что необходимо выяснить, была ли заинтересована организация в получении работником высшего образования по конкретной специальности. Если она сможет доказать, что была, стоимость обучения не будет облагаться НДФЛ (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 мая 2003 г. № А19-18938/02-33-Ф02-1357/03-С1, ФАС Центрального округа от 4 декабря 2003 г. № А09-6421/03-14-13).

А вот насчет ЕСН споров нет. Если вы не включаете затраты на обучение в расходы по налогу на прибыль, начислять единый соцналог не надо (п. 3 ст. 236 НК). Это же правило распространяется и на взносы в Пенсионный фонд.

Доказываем производственную необходимость

Чтобы подтвердить производственную необходимость и экономическую обоснованность учебных расходов, нужно собрать целый ряд документов.

Во-первых, желательно ежегодно утверждать план обучения работников. В этом документе имеет смысл указывать:

сотрудников, которых необходимо направить на обучение в текущем году;

производственную необходимость (причины и цели) их обучения.

По каждому сотруднику должен быть отдельный приказ руководителя – о направлении сотрудника на тот или иной конкретный вид обучения.

Главный документ – это договор с учебным заведением. Обратите внимание: его нужно заключать от имени фирмы. Иначе вы не сможете доказать, что плата за обучение является расходами организации.

Вопросы, которым буду посвящены занятия, должны быть отражены в программе обучения. Этот документ доказывает, что тема обучения соответствует профилю организации и должности работника. Если такого документа нет, тему занятий надо прописать в самом договоре.

Еще одна полезная «бумажка» – это копия документа об образовании работника (сертификат, свидетельство, аттестат и т. п.). Она подтвердит, что в результате обучения работник действительно получил необходимые для работы по его профессии знания.

Ко всем этим документам не забудьте приложить акт об оказании услуг учебным учреждением.