Система «Клиент-банк»: учет затрат на установку и обслуживание

Татьяна Амитова, Аудитор

Необходимость возить платёжки в банк и лично общаться с операционистом с развитием безбумажных технологий постепенно уходит в прошлое. Бухгалтеру гораздо удобнее оплачивать счета, не покидая своего рабочего места. Для этого в офисе нужно установить систему «Клиент-банк». Что представляет собой эта система? Как учесть расходы на её установку и абонементное обслуживание?

О системе и документальном оформлении

Система «Клиент-банк» – это технология удаленного банковского обслуживания, позволяющая организации получать банковские услуги, не посещая банковский офис. Она строится на базе обмена данными между двумя компьютерами, один из которых находится в банке, а другой - в офисе организации. Используя специальное программное обеспечение, бухгалтер со своего компьютера подаёт электронный сигнал банковскому компьютеру, скажем, о перечислении денег поставщику. При этом обязательно соблюдаются форматы передачи данных и условия защиты информации.

Первый шаг на пути к использованию системы «Клиент-банк» – это оформление договора с банком или дополнения к основному договору банковского счёта. В любом случае, прежде всего, нужно обратить внимание на заполнение бумаг.

Для установки системы обслуживающий банк предложит организации пакет документов. Как правило, он состоит из договора (дополнительного соглашения к договору) и приложений к нему. Заполнить типовой договор не составит труда. В него вносятся наименование и реквизиты организации, а также фамилия директора или уполномоченного представителя.

В составе приложений к договору обычно следуют тарифы на услуги банка, специальные данные по программному обеспечению и техническим данным компьютера, заявка от организации на установку системы, акт об установке.

Кроме того, некоторые банки сразу предлагают оформить доверенность на лицо, принимающее программное обеспечение. То есть на человека, который в дальнейшем будет ответственным за эксплуатацию системы «Клиент-банк». Такую доверенность лучше составить на бухгалтера, поскольку именно ему предстоит пользоваться системой.

После заключения договора сотрудник банка передаст организации документацию по работе с системой, установит специальное программное обеспечение на офисный компьютер и обучит персонал работе с системой. За обучение банк может взять отдельную плату.

Что может «Клиент-банк»?

Если у организации открыты счета в разных банках, то нужно будет установить системы «Клиент-банк» отдельно для каждого банка. Если же фирма имеет несколько счетов разных типов в одном банке, то всеми ими можно управлять через единожды установленную систему.

Довольно часто встречаются ситуации, когда на одном компьютере бухгалтер ведет сразу несколько организаций. В таком случае о возможности использовать одну систему «Клиент-банк» для нескольких фирм следует узнать в банке. Системы некоторых банков очень гибко настраиваемы и позволяют пользоваться одной программой для разных юридических лиц.

С помощью системы «Клиент-банк» бухгалтер может формировать и отправлять в банк следующие документы:

платежное поручение;

заявку на инкассацию;

поручение на обязательную продажу валютной выручки;

заявку на конвертацию валютных средств;

заявку на покупку или продажу валюты;

заявление на перевод валюты;

распоряжение на перевод валюты со специального транзитного счета.

Работая в системе, можно составлять реестры введённых документов, получать выписки по счетам. Кроме того, есть возможность обмениваться с банком почтовыми сообщениями. А оригиналы платёжек и выписки можно получать в банке в любое удобное для бухгалтера время.

Некоторые банки предлагают возможность составлять с помощью системы «Клиент-банка» и другие валютные документы. Речь идет о:

паспорте сделки по контракту;

паспорте сделки по кредитному договору;

справке о поступлении валюты Российской Федерации;

справке о подтверждающих документах и справке о валютных операциях.

Если бухгалтер ошибется при заполнении платёжного поручения, то система известит его о невозможности приёма платежки к исполнению, а также укажет, где именно допущена ошибка.

Сроки проведения документов различные в разных банках. Как правило, документ, присланный до обеда, проходит в тот же операционный день. А поручения, переданные в банк после обеда или даже вечером, будут исполнены на следующий рабочий день.

Удобно и то, что системы «Клиент-банк» некоторых банков полностью совместимы с широко известными компьютерными бухгалтерскими программами.

Учет затрат

Чтобы перейти на систему «Клиент-банк» организация оплачивает банку непосредственную установку программы. Также банк может предложить другие платные услуги, например, по настройке программы, по обучению работе с ней и т. п.

Затем банк будет ежемесячно списывать со счёта организации плату за пользование системой «Клиент-банк».

По нормам Налогового кодекса стоимость услуг банка, связанных с установкой и эксплуатацией электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе систем «Клиент-банк» относится к внереализационным расходам (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). А расходы по оплате услуг банков, если они связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример 1

ООО «Старт» заключило договор с банком на расчётно-кассовое обслуживание. По условиям договора за проведение безналичных операций по счёту банк взимает плату в размере пяти рублей за каждое платёжное поручение, за исключением налоговых платежей.

В сентябре 2005 года фирма оплатила банку следующие услуги:

открытие счета – 500 руб.;

проведение безналичных операций по счёту фирмы (проведено 44 платежных поручения по оплате услуг, связанных с производством и реализацией продукции) – 220 руб. (5 руб. х 44).

Кроме того, организация заплатила 2400 руб. за установку системы «Клиент-банк».

Общая сумма расходов на банковские услуги в сентябре 2005 года составила 3120 руб. (500 + 220 + 2400).

Из этой суммы 720 руб. (500 + 220) включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, а 2400 руб. относятся к внереализационным расходам.

Согласно пункту 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», расходы на оплату банковских услуг относятся к операционным. Они отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

В бухгалтерском учете на сумму таких затрат делается запись:

Дебет 91-2 Кредит 51

– перечислены денежные средства за услуги, связанные с установкой и использованием системы «Клиент-банк».

Пример 2

В августе 2005 года ООО «Восход» заключило договор с банком на установку и обслуживание системы «Клиент-банк». Расходы на установку и настройку системы составили 4500 руб. Ежемесячный платеж за обслуживание системы равен 800 руб. В соответствии с НК РФ (подп. 3 п. 3 ст. 149) эти услуги не облагаются НДС.

В бухгалтерском учёте организации перечисленные расходы отражаются проводками:

Дебет 60-1 Кредит 51

– 5300 руб. (4500 руб. + 800 руб.) – оплачены установка системы «Клиент-банк» и услуги по её обслуживанию за август;

Дебет 91-2 Кредит 60-1

– 5300 руб. – списаны на операционные расходы затраты по установке и обслуживанию системы.

Для спецрежимщиков

Налогоплательщики-«упрощенцы», выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. При этом такие расходы должны соответствовать критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ.

Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, прямо указаны в подпункте 9 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Поэтому «упрощёнцы» вправе относить затраты на оплату установки и эксплуатацию системы «Клиент-банк» к расходам, уменьшающим полученные доходы при определении объекта обложения единым налогом.

Аналогичным образом затраты по использованию удалённого доступа учитывают в составе расходов и сельскохозяйственные товаропроизводители при определении налоговой базы по ЕСХН (подп. 9 п. 2 ст. 346.5 НК РФ). В налоговой декларации по ЕСХН (утв. приказом Минфина России от 28.03.05 № 50н) эти расходы отражают по коду строки 020.

Организации, применяющие общий режим налогообложения и одновременно уплачивающие ЕНВД, должны вести раздельный учёт доходов и расходов. Если разделить расходы по видам деятельности невозможно, то деление должно осуществляться пропорционально доле доходов организации от деятельности, переведенной на ЕНВД, в общем доходе организации по всем видам деятельности. Это следует из положений пункта 9 статьи 274 НК РФ.

Таким образом, затраты по установке и обслуживанию системы «Клиент-банк», учитываемые в составе внереализационных расходов, подлежат пропорциональному распределению по видам деятельности.

Если система «Клиент-банк» используется организацией, полностью перешедшей на уплату ЕНВД, то пропорцию к затратам, связанным с этой системой, определять не нужно. Учёт таких затрат ведётся в общеустановленном порядке.