Управление документами в современной организации

Виктор Таранов
руководитель отдела корпоративных решений
ЗАО "Поликом Про"

Безбумажный документооборот: зачем?

Лучший ответ на этот вопрос содержится на 68 странице книги М. Дж. Саттона "Корпоративный документооборот". Здесь автор приводит поражающие воображение цифры экономии, которых можно достигнуть, внедрив корпоративную систему управления документами (СУД).

Главный результат внедрения СУД - существенное уменьшение времени на поиск информации. В компании, где с документами работают 2000 сотрудников, это ведёт к прямой экономии времени в количестве 200-400 человеколет! Попросту говоря, можно уволить или найти лучшее применение для 200-400 человек.

С чего начинать не нужно

Самая распространённая ошибка - это попытка "автоматизировать документооборот", ограничившись рамками канцелярии - специализированного подразделения, занимающегося учётом входящих и исходящих документов.

Чтобы те цифры экономии, о которых шла речь, стали реальностью, задачей корпоративной СУД должна быть ликвидация бумаги на всех стадиях её жизненного цикла. А это означает, что система должна быть рассчитана на охват каждого сотрудника, который имеет дело с документами.

Из чего состоит корпоративная СУД?

ЭТО ОЧЕНЬ ПРОСТО.

1. Централизованное хранилище электронных документов: база данных, в которой хранятся графические образы бумажных документов или документы, которые никогда не существовали в бумажном виде (например, электронные таблицы). Основной принцип - документ хранится в единственном экземпляре, в месте, защищенном от несанкционированного доступа.
2. Система документооборота: механизм, который позволяет определить, кто, что и когда делает с документами, размещёнными в хранилище. Процедуры обработки документов в каждой организации уникальны и многообразны, да ещё и подвержены неизбежным изменениям. Поэтому гибкость - главное требование к системе документооборота. Как правило, для реализации этого требования используются так называемые Workflow-системы.
3. Коммуникационная среда. Как правило, "сигнальной системой" в системах документооборота служит электронная почта. Получая автоматически генерируемые извещения в виде ссылок на соответствующие документы, сотрудники узнают о появлении новых документов в хранилище, о нарушении контрольных сроков и о прочих событиях.
   В последнее время также становятся всё более популярными средства мгновенной связи (Instant Messaging), позволяющие участникам бизнес-процессов общаться "в режиме реального времени".
4. Интеграционные компоненты. Обязательная часть любой корпоративной СУД, связывающая её с другими информационным системами предприятия. Типичный пример интеграции - заявка на закупку оборудования, прошедшая с помощью системы документооборота процедуру согласования, автоматически передаётся в ERP-систему для исполнения.
5. Системные компоненты, оборудование. Серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков или магнитных лент, сканеры для массового ввода документов и программное обеспечение для обслуживания этой техники.
   Где всё это взять?

На российском рынке представлено не так много производителей, предлагающих комплексные решения по управлению документами на крупных предприятиях. В первую очередь стоит назвать IBM, Documentum, Hummingbird. Отечественные производители, как правило, решают отдельные задачи автоматизации документооборота.

И НАПОСЛЕДОК

Планируя создание СУД в своей организации, не забудьте включить в смету оборудование спортивного зала. Дело в том, что сотрудники, которые перестают перемещаться от кабинета к кабинету с бумагами, могут пострадать от гиподинамии.