Опыт передовых предприятий как фактор снижения проектных рисков при внедрении ИТ

Успешно реализуя программы информатизации, руководители ОАО “ММК” активно передают накопленный опыт другим предприятиям и оказывают им всестороннюю поддержку. Состоявшаяся в апреле текущего года конференция “Электронный документооборот и технологии управления знаниями – опыт Управления по ИТ ОАО ² ММК² ” с участием руководителей и сотрудников управления информационных технологий, административного управления, отдела системного анализа ОАО “ММК”, специалистов компаний АйТи и “СофтИнКом” на этот раз была посвящена вопросам автоматизации документационного обеспечения управления. Поводом для организации этой конференции стало завершение первого этапа проекта по развертыванию на ОАО “ММК” системы электронного документооборота (СЭД) БОСС-Референт. На конференции был дан детальный анализ результатов этого проекта, продемонстрирована работа СЭД БОСС-Референт, представлены планы по дальнейшему развитию системы документооборота в ОАО “ММК”.

По оценкам специалистов административного управления, потребность автоматизировать процесс документационного обеспечения управления возникла давно. К примеру, за 2001 год на предприятии было обработано более 4 млн. документов, для передачи документов в структурные подразделения используется специальная кольцевая автомобильная почта, доставляющая корреспонденцию в 250 адресов. Поэтому в июне 2000 года в ОАО “ММК” был поднят вопрос о создании единой системы управления деловыми процессами обработки документов и контроля исполнительской дисциплины. В качестве технологической платформы для реализации проекта была выбрана разработанная компанией АйТи система автоматизации документооборота и делопроизводства БОСС-Референт. Практическое внедрение системы проходило при активном участии регионального партнера компании АйТи - “СофтИнКом”.

В настоящее время в ОАО “ММК” создано и функционирует 160 автоматизированных рабочих мест системы СЭД БОСС-Референт, объединившей более 40 подразделений управления ОАО “ММК” в единую инфраструктуру документооборота. Автоматизирована работа отдела делопроизводства и инспекторов-делопроизводителей в большинстве подразделений управления ОАО “ММК”. Более 15 тыс. документов введены в БД “Справочно-правовая система”. Специалистами отдела системного анализа ОАО “ММК” завершен расчет оценки экономического эффекта от внедрения системы документооборота в масштабах всего комбината. И хотя конкретная цифра является предметом коммерческой тайны, показательна оценка, данная начальником управления информационных технологий ОАО “ММК” Юрием Васильевичем Ипатовым: “Меня поразил тот экономический эффект, который может быть достигнут в результате полномасштабного внедрения системы автоматизации документооборота”.

В ОАО “ММК” активно используются такие модули системы электронного документооборота, как:

• БД “Канцелярия”
• БД “Документы”
• БД “Внешние адресаты” (телефонный справочник контрагентов)
• БД “Поручения”
• БД “Справочник ММК” (телефонный справочник предприятия и дочерних акционерных обществ)
• Справочно-правовая система (СПС) ММК
• БД “Альбом форм”
• Организация Web-доступа к СПС
• Новая БД “КИД” - контроль исполнительской дисциплины

Готовится к работе новая БД “Совещания”, разработанная специалистами ЗАО “Фирма “СофтИнКом” по заказу управления персонала ОАО “ММК”.

Необходимо отметить, что существенная часть работ по развитию и расширению функционала системы документооборота БОСС-Референт в ОАО “ММК” осуществлялась специалистами управления информационных технологий, административного управления, отдела системного анализа и других подразделений ОАО “ММК”.

На конференции были выделены три главных фактора успеха первого этапа проекта по внедрению БОСС-Референта в ОАО “ММК”:

• активное, заинтересованное участие пользователей системы
• достижение “молниеносных” выгод для руководства
• четкая, слаженная работа исполнителей проекта

Дальнейшее развитие СЭД в ОАО “ММК” планируется вести в направлении расширения функциональности эксплуатируемой системы, создания новых рабочих мест (в 2002 году предполагается оснастить системой БОСС-Референт еще 60 рабочих мест) и территориального масштабирования СЭД. Для этого в ОАО “ММК” сейчас готовится концепция развития СЭД, ведется активное обучение пользователей, разрабатываются регламенты работы в СЭД структурных подразделений ОАО “ММК”. При этом работники ОАО “ММК” видят во внедряемой системе не только решение проблем, связанных с документооборотом и делопроизводством, но и перспективную систему Управления Знаниями предприятия. На следующем этапе проекта также предусматривается интеграция СЭД БОСС-Референт с внедряемой на предприятии системой управления персоналом.