Рассчитать отпускные. Легко

Людмила ЗЕЛЕНКОВА

Стандартные ситуации в расчете отпускных попадаются редко. Намного чаще приходится ломать голову над теми или иными частными случаями. Как определить сумму отпускных, если работнику повышена зарплата? А если в расчетном периоде сотрудник болел или учился? Или для расчета зарплаты фирма применяет суммированный учет времени? Рассмотрим все эти нетипичные случаи по порядку.

Хорошо ли работнику будет в отпуске, зависит, в частности, от того, какой средний заработок вы ему выплатите за это время. Как его посчитать, сказано в статье 139 Трудового кодекса. Напомним: расчетным периодом являются последние три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), которые предшествуют уходу работника в отпуск. Чтобы определить размер среднего заработка, сумму заработной платы, фактически начисленную за расчетный период, нужно разделить на 3 и на среднемесячное число календарных дней, то есть на 29,6.

Для «особых» ситуаций применяют Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства от 11 апреля 2003 г. № 213.

Равнение на зарплату

Итак, первый специфический случай, с которым вы можете столкнуться, это повышение зарплаты. Как это повлияет на расчет отпускных, зависит от того, когда работник начал получать увеличенный оклад. Здесь возможны три варианта.

Вариант 1. Зарплата работнику была повышена в расчетном периоде. Как определить сумму отпускных, которую нужно начислить работнику в этом случае, покажет пример.

На цифрах

С 6 июня 2005 года фирма предоставила работнику ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

В расчетный период войдут март, апрель и май.

До 1 мая 2005 года работник получал оклад – 5000 руб. в месяц. С 1 мая 2005 года заработная плата повышена на 10 процентов и составляет 5500 руб. (5000 руб. + 5000 руб. x 10%).

Зарплата была повышена в расчетном периоде. Поэтому оклад работника до ее увеличения, который мы принимаем в расчет, нужно тоже увеличить на 10 процентов (п. 15 Положения).

Средний заработок работника, который фирма выплатит ему за период отпуска, составит:

((5000 руб. + 5000 руб. x 10%) x 2 + 5500 руб.) : (3 мес. x 29,6 дн.) x 28 дн. = 5203 руб.

Вариант 2. Может получиться, что зарплату работнику повысили после расчетного периода, но до того, как работник ушел в отпуск. В этом случае отпускные нужно рассчитывать так. Всю сумму отпускных надо скорректировать на коэффициент повышения заработной платы. Такое правило установлено пунктом 15 Положения. Чтобы определить этот коэффициент, нужно оклад работника после повышения разделить на оклад до повышения.

На цифрах

С 11 июля 2005 года работник уходит в отпуск на 14 календарных дней. Его оклад – 7000 руб. В расчетный период войдут апрель, май и июнь.

Средний заработок, сохраняемый на период отпуска, составит:

(7000 руб. + 7000 руб. + + 7000 руб.) : 3 : 29,6 x 14 календ. дн. = 3311 руб.

С 1 июля 2005 года зарплата сотрудника повышена на 20 процентов. Сумма отпускных, которую ему должна выплатить фирма, составит 3973 руб. (3311 руб. x 1,2).

Вариант 3. Зарплату работнику могут повысить и в тот момент, когда он находится в отпуске. В этом случае нужно скорректировать часть среднего заработка, которая приходится на период с момента, когда увеличен оклад, и до окончания отпуска. Поясним сказанное на примере.

На цифрах

С 23 мая по 19 июня 2005 года работник находится в отпуске (28 календарных дней). Оклад работника – 4000 руб. В расчетный период войдут февраль, март и апрель.

Средний заработок, сохраняемый на период отпуска, составит:

(4000 руб. + 4000 руб. + + 4000 руб.) : 3 : 29,6 x 28 календ. дн. = 3784 руб.

С 1 июня 2005 года оклад сотруднику увеличили на коэффициент 1,4.

Заработная плата была повышена в период, когда работник был в отпуске. Поэтому скорректировать нужно лишь ту часть среднего заработка, которая приходится на период с 1 по 19 июня 2005 года (за 19 календарных дней).

Средний дневной заработок работника, рассчитанный до его ухода в отпуск, равен 135 руб. (3784 руб./ 28 календ. дн.).

Сумма отпускных, причитающаяся работнику за 9 (28 – 19) календар- ных дней мая, составит 1215 руб. (135 руб. x 9 календ. дн.).

Сумма отпускных, причитающаяся работнику за 19 календарных дней октября, составит 3591 руб. (135 руб. x 19 календ. дн. x 1,4).

Общая сумма отпускных, которую фирма должна выплатить работнику, будет равна 4806 руб. (1215 + 3591).

Болел, учился, гулял

Далеко не всегда получается так, что в расчетном периоде сотрудник полностью отработал все дни. В большинстве случаев при расчете отпускных бухгалтер наталкивается на те или иные «уважительные» пропуски рабочих дней (например, если сотрудник болел, учился или находился в отпуске).

Среднедневной заработок в таких случаях рассчитывают так. Суммы фактически начисленной за расчетный период заработной платы нужно разделить на определенную величину. Ее вычисляют следующим образом. Сначала нужно умножить среднемесячное количество календарных дней – 29,6 на количество полностью отработанных месяцев. А затем к полученной сумме прибавить количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах Посмотрим, как рассчитать этот показатель при пятидневной и шестидневной рабочих неделях.

Вариант 1. Сначала о тех, кто работает пять дней в неделю. В этом случае нужный нам показатель получится, если мы умножим количество отработанных в «неполном» месяце дней на коэффициент 1,4.

На цифрах

Работник уходит в отпуск с 13 июня 2005 года на 28 календарных дней. Его оклад – 6000 руб. в месяц. В расчетный период войдут март, апрель и май.

В мае работник болел и отработал всего 11 рабочих дней. Зарплата за этот месяц составила 3300 руб.

Размер среднего заработка, сохраняемого на период отпуска, определяем так:

(6000 руб. + 6000 руб. + 3300 руб.) : (2 мес. x 29,6 дн. + 1 раб. дн. x 1,4) x 28 дн. = 5743 руб.

Вариант 2. Для сотрудников, которые работают по «шестидневке», тоже нужно рассчитать условное количество календарных дней в «частично» отработанных месяцах.

Для этого количество рабочих дней, приходящихся на отработанное время по «шестидневке», сначала надо разделить на 1,2 (6 дн./5 дн.), а затем умножить на 1,4.

На цифрах

С 4 июля 2005 года работник уходит в отпуск на 28 календарных дней. Его оклад – 7000 руб. Он работает шесть дней в неделю.

В расчетный период войдут апрель, май и июнь.

В июне сотрудник болел, поэтому отработал только десять рабочих дней. В этом месяце 21 рабочий день. Таким образом, зарплата работника составит 3333 руб. (7000 руб. : 21 раб. дн. x 10 раб. дн.).

Количество календарных дней, которые войдут в расчетный период, бухгалтер рассчитает так:

10 раб. дн. : 1,2 x 1,4 = 1,67 календ. дн.

Сумма отпускных будет равна:

(7000 руб. + 7000 руб. + 3333 руб.) : (29,6 календ. дн. + 29,6 календ. дн. + 11,67 календ. дн.) x 28 календ. дн. = 6848 руб.

Суммированный отпуск

Некоторые фирмы применяют суммированный учет рабочего времени. Как посчитать средний заработок в этом случае, сказано в пункте 13 Положения. Главный компонент, который нужен для расчета, – это средний часовой заработок. Его можно определить, разделив сумму заработной платы фактически начисленную за расчетный период, на количество часов, отработанных в этом периоде.

Получив значение среднего часового заработка, умножаем его:

– на количество рабочих часов в неделю;

– на количество календарных недель отпуска.

На цифрах

С 23 мая 2005 года фирма предоставила сотруднику ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней (четыре недели). Сотрудник работает на условиях суммированного учета рабочего времени. Оклад установлен в размере 5000 руб. в месяц.

В расчетном периоде – февраль, март и апрель – сотрудник фактически отработал соответственно 160, 155 и 172 часа.

Размер среднечасового заработка бухгалтер вычислит так:

(5000 руб. + 5000 руб. + 5000 руб.) : (160 час. + 155 час. + 172 час.) = 30,80 руб.

Средний заработок, сохраняемый на период отпуска, будет равен:

30,80 руб. x 40 час. x 4 недели = 4928 руб.