Отпуск для работников: неясности исключаются

У сотрудников компаний начинается радостная пора отпусков. А для бухгалтера — очередная головная боль, связанная с их расчетом. Как исчислить суммы, полагающиеся к отдыху? Кто может рассчитывать на дополнительные дни отпуска?

Ю. Горбик

Кому положен отдых

Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, отсчитывается со дня начала работы. Проработав в фирме 6 месяцев, сотрудник может рассчитывать на отдых. Статьей 121 Трудового кодекса установлено, что в этот период включают:

* время фактической работы;

* период, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось рабочее место (отпуск, период болезни, выходные и праздничные дни и т. д.);

* время вынужденного прогула, если работника уволили или отстранили от работы незаконно;

* период, когда работник был отстранен от работы по причине непрохождения обязательного медосмотра не по своей вине.

Из этих 6 месяцев исключаются периоды:

* отпуска по уходу за ребенком;

* отпуска за свой счет, если он превышает 14 дней;

* время прогула без уважительной причины.

Сотрудники организации должны ежегодно ходить в отпуск. Его непредставление в течение двух лет подряд запрещено. В силу различных причин работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды. При этом за ними сохраняется право на использование всех полагающихся отпусков, которые должны предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и фирмой. Такие разъяснения даны в письме Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

Считаем отпускные

В соответствии со статьей 139 Трудового кодекса, расчет среднего заработка производится исходя из начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев. Для исчисления сумм, полагающихся к отдыху, нужно средний дневной заработок умножить на количество дней отпуска.

Для расчета среднего заработка следует определить расчетный период и сумму выплат, которую сотрудник получил за это время.

Чтобы исчислить размер отпускных, нужно полученный в указанной формуле результат умножить на количество дней отпуска.

Формула

Средний дневной заработок (руб.) = Сумма вы плат в расчетном периоде (руб.) : (12 мес. x 29,4)

У бухгалтеров возникает множество вопросов, связанных с тем, какие выплаты следует включать в расчет. Постановлением правительства от 11 апреля 2003 г. № 213 установлено, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключают время и начисленные в этом периоде суммы, если:

* за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством;

* работник получал пособие по временной нетрудоспособности;

* работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством.

А как определить отпускные в случае неполностью отработанного сотрудником одного или нескольких месяцев расчетного периода? На этот вопрос ответили специалисты Федеральной службы по труду и занятости в письме от 1 марта 2007 г. № 475-6-0 (с текстом этого документа вы сможете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс). Средний дневной заработок исчисляется путем деления начисленной заработной платы за расчетный период на количество полностью отработанных месяцев, умноженное на 29,4, плюс количество календарных дней в неполностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в неполностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Сотрудникам с суммированным учетом рабочего времени средний заработок для расчета отпускных следует исчислять в обычном порядке. Об этом информирует письмо Роструда от 10 января 2007 г. № 16-6. Чиновники напомнили, что решением Верховного Суда от 13 июля 2006 г. № ГКПИ06-637 отменены особые правила расчета отпускных для этой категории работников.

Помимо этого следует обратить внимание, что в расчет среднего заработка следует включать все премии, если они предусмотрены положениями об оплате (премировании) работников, то есть с состав этого показателя входят также разовые и единовременные вознаграждения. Такие указания даны в послании Роструда от 5 февраля 2007 г. № 274-6-0.

Суммы отпускных включаются в расходы по оплате труда и, соответственно, уменьшают налогооблагаемую прибыль. На эти выплаты начисляется единый социальный налог и с них удерживается налог на доходы.

Согласно статье 136 Трудового кодекса, деньги к отдыху должны предоставляться сотрудникам не позднее чем за 3 дня до его начала. Работодатель не вправе выплачивать эти суммы после возвращения из отпуска.

Дополнительные дни

Ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК). Однако трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя устанавливать также и дополнительные отпуска. Несовершеннолетним работникам, например, положено отдыхать 31 день. Кроме того, лишние дни отпуска должны получать сотрудники с ненормированным рабочим днем. Продолжительность такого отпуска устанавливается в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка и не может быть меньше 3 календарных дней (ст. 119 ТК).

Финансовое ведомство в письме от 6 февраля 2007 г. № 03-03-06/2/17 разъяснило порядок налогообложения дополнительного отпуска у сотрудников с ненормированным рабочим днем. Так, при заключении с физическим лицом трудового договора нужно оговорить производственную необходимость работы в режиме ненормированного рабочего дня. А все случаи трудовой деятельности сверх нормальной продолжительности должны быть оформлены локальным нормативным актом. При выполнении данных условий расходы фирмы, связанные с оплатой дополнительных отпусков таким сотрудникам, учитываются в целях налогообложения прибыли в составе расходов по оплате труда согласно статье 255 Налогового кодекса. Кроме того, в этой ситуации данные выплаты подлежат налогообложению ЕСН в общеустановленном порядке.

внимание

Корректировка налоговой базы предыдущего периода по ЕСН не производится в связи с излишне начисленными отпускными работникам за прошедший отчетный период. Такие указания даны в письме Минфина от 6 марта 2007 г. № 03-04-06-02/38. Свою позицию чиновники основывают на том, что удержанные суммы отпускных из заработной платы сотрудников за неотработанные дни отпуска уменьшают налоговую базу по ЕСН текущего отчетного периода. Данные изменения не признаются ошибкой (искажением) в исчислении налоговой базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных. Такая ситуация не является основанием для проведения перерасчета налоговых обязательств, предусмотренных статьей 54 Налогового кодекса. Следовательно, в этом случае представлять уточненную отчетность по единому социальному налогу также не нужно.

Деньги взамен отпуска

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Это правило применимо и к отпускам за предыдущие рабочие периоды. При этом замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, является правом, а не обязанностью работодателя. Такое правило установлено статьей 126 Трудового кодекса.

Столичные налоговики в письме от 18 января 2007 г. № 21-11/003925@ отметили, что эти компенсации подлежат обложению единым социальным налогом в соответствии с нормами главы 24 Налогового кодекса. Помимо этого указанные выплаты являются объектом налогообложения НДФЛ в общеустановленном порядке.