Покупка за наличные без вычета не останется

К. Зюхан, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Право на вычет по НДС не зависит от того, каким образом расплачивалась фирма: наличными или перечислением. Однако Налоговый кодекс практически во всех ситуациях требует представления счета-фактуры. Вот тут и может возникнуть проблема. Ведь далеко не на каждую покупку его с легкостью выпишут.

Оформить документы

Обойтись без наличных средств, решая различного рода задачи, очень сложно. Существует масса причин, по которым нужна «наличка». Это может быть отправка сотрудника в командировку (покупка билетов, суточные, оплата жилья и т. д.) или в магазин за канцелярскими принадлежностями. Перечисленные операции должны быть правильно оформлены, чтобы не возникло проблем с вычетом «входного» НДС.

В пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса указывается возможность получения вычета по НДС только в случае наличия счета-фактуры, но не все операции должны оформляться данным документом. К примеру, счет не нужен при возмещении НДС со стоимости авиа- или железнодорожных билетов, оформленных командированным сотрудникам. Основанием для вычета НДС будет сам проездной билет с выделенной отдельной строкой суммой налога (письмо Минфина от 16 мая 2005 г. № 03-04-11/112).

Когда работник, покупая товары в магазине, рассчитывается деньгами, выданными ему из кассы в подотчет, список необходимых документов для зачета «входного» НДС будет таким:

* счет-фактура;

* накладная или товарный чек;

* приходный кассовый ордер или чек контрольно-кассовой машины.

Без вышеперечисленных документов рассчитывать на вычет не стоит. Так что, отправляя сотрудника в магазин, проинструктируйте его, какие документы он должен оттуда принести. Вооружить работника надо не только деньгами, но и доверенностью, так как без нее все документы выпишут на имя «гонца», а не на фирму. Учтите, что полный пакет документов, как правило, можно получить лишь в крупных магазинах, и тут уж ничего не поделаешь.

Так и на заправках – вряд ли вашему работнику кто-нибудь даст счет-фактуру. Для того чтобы ставить к вычету НДС по затратам на бензин, эксперты журнала «Нормативные акты для бухгалтера» советуют заключить договор с какой-нибудь сетью заправок. Исходя из среднемесячных расходов на бензин закупаются необходимые объемы топлива, а водителям выдаются специальные талоны на каждый день. Основанием для вычета НДС будут счета-фактуры, выставленные сетью заправок согласно договору поставки.

Сомнительные реквизиты

Получив необходимые документы от «подотчетника», вернувшегося из магазина, бухгалтеру расслабляться не стоит. Ведь можно остаться и без вычета, и пропадут все старания даром. Причины, которые могут стать преградой для вычета, заключаются в следующем.

Первое – это выделение НДС в документах, дающих право на вычет. Тут надо отметить тот факт, что прописана сумма налога должна быть отдельной строкой не только в счете-фактуре, в накладной и в приходном кассовом ордере, но и в кассовом чеке (п. 4 ст. 168 НК). Так что будьте внимательны, проверяя документы из магазина, обращайте внимание на кассовый чек – выделена ли в нем сумма НДС.

Второй причиной является строка 5 счета-фактуры – «К платежно-расчетному документу…». Специалисты из финансового ведомства по непонятным причинам считают, что в этом месте должны быть указаны реквизиты кассового чека (письмо Минфина от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07). Свой вывод финансовое ведомство обосновало ссылкой на состав показателей счета-фактуры, которые приведены в правилах, утвержденных постановлением правительства от 2 декабря 2000 г. № 914. Однако в данной ситуации с мнением Минфина можно не согласиться. Ведь Налоговый кодекс требует заполнять строку 5 «К платежно-расчетному документу» счета-фактуры только в одном случае: при предварительной оплате покупки. Кто-то посчитает, что спорить со специалистами из финансового ведомства не стоит, и, возможно, по-своему будет прав. Для таких налогоплательщиков положительной стороной данной проблемы будет то, что реквизиты чека могут быть вписаны от руки, так как законодательство допускает заполнение счета-фактуры смешанным способом (пункт 14 Правил № 914.).