Все, что вы хотели знать о расчете отпускных

Лилия ИЗОТОВА

Наступило лето – период массовых отпусков. Как показывают письма, которые читатели присылают к нам в редакцию, в это время у бухгалтеров всегда возникает много проблем с расчетом отпускных. В этой статье мы ответим на наиболее часто встречающиеся вопросы.

Год у каждого свой

В Трудовом кодексе указано, что отпуск предоставляется сотрудникам ежегодно. Имеется в виду календарный год с 1 января по 31 декабря?

Действительно, в Трудовом кодексе сказано, что работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК). Законодатели здесь имеют в виду не календарный, а рабочий год. То есть двенадцать месяцев со дня поступления сотрудника на работу. Причем именно к данному работодателю (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169). Получается, что для каждого сотрудника рабочий год свой.

Пример

Смирнов устроился на работу в ООО «Мечтатель» 20 января 2006 года. Первый отпуск он имеет право получить через полгода (ст. 122 ТК), то есть с 20 июня 2006 года. Следующий отпуск Смирнову положен после того, как он отработает на фирме год, то есть после 19 января 2007 года.

Внимание – «первичка»

Предусмотрена ли законодательством какая-либо ответственность, если мы не составляем график отпусков?

График отпусков относят к первичной учетной документации. Он определяет сроки ежегодных оплачиваемых отпусков. Фирма обязана иметь такой график (ст. 123 ТК). Его составляют по унифицированной форме № Т-7 (утвержден постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. №1). Если фирма такой график не составляет, то трудовая инспекция может привлечь ее к административной ответственности за нарушение законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП). Фирме грозит штраф от 500 до 5000 рублей.

Есть и еще одна опасность. К отсутствию графика отпусков могут придраться налоговики. Ведь затраты на оплату отпуска учитывают в составе расходов, считая налог на прибыль (п. 7 ст. 255 НК). Следовательно «отпускные» расходы должны быть подтверждены документально, то есть «первичкой» (п. 1 ст. 252 НК).

Отпуск один – месяца два

Отпуск работника пришелся на разные месяцы. Как учесть такой отпуск, считая налог на прибыль?

Расходы учитывают именно в том месяце, к которому они относятся (пп. 1, 4 ст. 272 НК). Дата выплаты отпускных значения не имеет. Если, конечно, фирма не использует кассовый метод расчета налога на прибыль (п. 3 ст. 273 НК). Получается, затраты на «переходный» отпуск придется поделить пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц (письмо Минфина от 4 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/315).

Пример

Сотрудник ООО «Мечта» взял отпуск с 29 мая 2006 года по 11 июня 2006 года. Средний дневной заработок составляет 550 рублей.

В мае бухгалтер сделает проводки:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 70

– 1 650 руб. (3 дня х 550 руб.) – начислены отпускные на часть отпуска, приходящуюся на май;

Дебет 97 Кредит 70

– 6 050 руб. (11 дней х 550 руб.) – начислены отпускные на часть отпуска, приходящуюся на июнь;

В июне:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 97

– 6 050 руб. – отпускные за июнь учтены в составе затрат.

Считаем дни для компенсации

Сотрудник решил уволиться. Как подсчитать количество дней отпуска, за которые надо платить компенсацию при увольнении?

Если за отработанный год сотрудник отпуск не брал, то ему компенсируют 28 дней. Если сотрудник увольняется, а год еще не закончился, то надо определить количество отработанных месяцев.

Расчет простой: месяц, в котором отработано меньше половины дней, исключают из периода, за который выплачивают компенсацию. А если сотрудник проработал больше половины месяца, то его округляют до целого (п. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

Пример

Петров работает на фирме с 1 марта 2005 года. 10 июня 2006 года он уволился. Ни в 2005, ни в 2006 году отпуск он не брал.

Количество дней неиспользованных отпусков, за которые следует рассчитать компенсацию: за период с 1 марта 2005 года по 28 февраля 2005 года – 28 дней; за период с 1 марта 2006 года по 10 июня 2006 года – 7 дней (28 дней / 12 мес. х 3 мес.). Июнь в расчет не берут, т.к. в нем отработано только 10 дней.

Компенсацию выплатят за 35 дней.

Компенсацию платим, ЕСН – нет

Мы выплатили работнику компенсацию за прошлогодний отпуск. Увольняться сотрудник не собирается. А надо ли облагать компенсацию ЕСН и пенсионными взносами?

Чиновники считают, что только при увольнении сотрудника компенсация за неиспользованный отпуск не облагается ЕСН (письмо Минфина от 16 января 2006 г. № 03-03-04/1/24). Если же сотрудник продолжает работать на фирме, то платить ЕСН с компенсации надо. Специалисты Минфина рассуждают так: раз подобные выплаты уменьшают базу по налогу на прибыль, значит, они подлежат обложению единым социальным налогом. С ними согласны и налоговики (письмо УФНС по г. Москве от 15 августа 2005 г. № 21-11/57993).

Однако есть и другая точка зрения. По Налоговому кодексу не облагаются ЕСН «все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей» (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК). Компенсация за часть отпуска предусмотрена трудовым законодательством (ст. 126 ТК) и связана с выполнением работником его трудовых обязанностей (ст.ст.15, 56 ТК). Следовательно, выплаты за неиспользованный отпуск не должны облагаться ЕСН. Такое мнение не раз высказывали арбитражные суды (постановления ФАС Северо-Западного округа от 4 февраля 2005 г. № А26-8327/04-21, ФАС Уральского округа от 08 июня 2004 г. № Ф09-2284/04-АК, ФАС Московского округа от 25 декабря 2003 г. № КА-А40/10704-03).

За время отпуска вырос оклад

Сотрудник ушел в отпуск. В это время на фирме повысили зарплаты. А ведь отпускные уже выплачены. Надо ли делать перерасчет?

На время отпуска за работником сохраняется место и средний заработок (ст. 114 ТК). Раз оклад увеличился в «период сохранения среднего заработка, то часть среднего заработка повышается с даты повышения оклада» (п. 15 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства от 11 апреля 2003 г. № 213). Значит бухгалтеру придется пересчитывать отпускные.

Для этого определяют коэффициент увеличения зарплаты и с его помощью определяют новый средний дневной заработок и сумму, на которую надо увеличить отпускные. Их работник получит уже вернувшись из отпуска.

Бухгалтеру надо не забыть удержать с суммы доплаты НДФЛ, ЕСН и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев.

Пример

Сотрудник компании ушел в отпуск с 22 мая 2006 года по 18 июня 2006 года. Средний дневной заработок составлял 472,97 рублей. Были выплачены отпускные: 13 243,16 рублей. С 1 июня 2006 года ему повысили оклад с 14 000 до 16 800 рублей.

Бухгалтеру надо пересчитать отпускные. Коэффициент увеличения зарплаты равен 1,2 (16 800 руб. / 14 000 руб.). Средний дневной заработок с учетом повышения зарплаты: 567,56 рублей (472,97 руб. х 1,2).

Таким образом, доплата за отпуск с 1 по 18 июня 2006 года, будет равна: 1 702,62 рубля (18 дн. х (567,56 руб. – 472,97 руб.)).

Выдадим все и сразу

Сотрудник берет отпуск в середине месяца и хочет вместе с отпускными получить часть зарплаты за отработанное время. Прав ли он?

Зарплату работникам выплачивают не реже, чем каждые полмесяца. День выплаты определен правилами внутреннего трудового распорядка. (ст. 136 ТК). Время выплаты отпускных также установлено Трудовым кодексом. По статье 136 отпуск оплачивают не позднее трех дней до его начала. Если возможно совместить оба правила расчета с сотрудником, то отпускные и зарплату работник может получить одновременно.

Отдыхаем дополнительно

Наша фирма имеет возможность предоставлять сотрудникам дополнительные отпуска, не предусмотренные законодательством. Какие налоги надо платить с таких отпусков?

Фирма имеет право устанавливать дополнительный отпуск для своих сотрудников. Порядок и условия предоставления такого отдыха оговаривают в трудовом или коллективном договоре (ст. 116 ТК). Расходы на дополнительный отпуск не учитывают, считая налог на прибыль (п. 24 ст. 270 НК). С этим согласны и судьи (постановление ФАС Уральского округа от 8 ноября 2005 г. № Ф09-4994/05-С7).

Следовательно, на расходы по дополнительным отпускам не надо начислять ЕСН и взносы в Пенсионный фонд (п. 3 ст. 236 НК, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 апреля 2006 г. № Ф04-4099/2005(21317-А27-29)).

А вот НДФЛ удержать и перечислить в бюджет придется (п. 1 ст. 210 НК). Кроме того, на сумму оплаты дополнительного отпуска надо начислить взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 3 постановления Правительства от 02 февраля 2000 г. № 184).

Обычный расчет для особого графика

У нас некоторым сотрудникам установлен специальный график работы по четыре часа в день. Как для них рассчитать отпускные?

Сотрудникам, работающим неполный рабочий день, отпускные считают так же, как и остальным. Если, конечно, по такому графику он отработал все дни расчетного периода. А именно берут зарплату за три предшествующих отпуску месяца и делят ее на 3, а затем на 29,6. Результат умножают на количество дней отпуска (п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв Постановлением Правительства от 11 апреля 2003 г. № 213).

Прогульщикам – расчет особый

Сотрудник не выходил на работу несколько дней. В следующем месяце ему предоставили отпуск. Как в этом случае считать отпускные?

Для тех работников, кто не полностью отрабатывает расчетный период, то есть проще говоря, пропускает рабочие дни, расчет сумм оплаты за отпуск будет особый. Для наглядности воспользуемся примером.

Пример

Сотрудник уходит в отпуск в июле 2006 года на 14 дней. В июне 2006 года он пропустил 10 дней. Месячный оклад работника – 10 000 рублей.

Для расчета отпускных надо определить среднедневную зарплату за апрель, май, июнь 2006 года. Апрель и май отработаны полностью. В июне – только 12 рабочих дней из 22.

Считаем зарплату за июнь: 10 000 руб. / 22 дня х 12 дней = 5 454,54 рубля.

Определяем количество отработанных календарных дней за июнь. Для этого количество дней, в которые сотрудник выходил на работу, умножают на коэффициент (для пятидневной рабочей недели – 1,4). Получаем: 12 раб. дн. х 1,4 = 16,8 дн.

Средний дневной заработок: (10 000 руб. + 10 000 руб. + 5 454,54 руб.) / (29,6 дн. х 2 мес. + 16,8 дн.) = 334,93 руб.

Следовательно, отпускные равны: 4 689 рублей (14 дн. х 334,93 руб.).